关于我国档案队伍建设的战略思考
马克思列宁主义历来认为，人是生产力中最活跃并起决定性作用的因素。因此，建设和造就一支与国民经济、社会发展相适应的、结构合理的现代化人才队伍，是社会发展战略的任务之一。档案事业亦是如此。建国四十余年来，我国已建立起一支初具规模的档案队伍，这支队伍具有良好的服务思想，扎实的工作作风，忘我的献身精神和丰富的实践经验，在我国的社会主义建设事业中起到了重要的作用。但它还不能完全适应我国国民经济和现代科学技术发展的需要，主要问题在于总体素质不高、结构不合理、队伍不稳定。如何加强档案队伍的建设，以适应档案事业发展的需要，是档案事业发展战略研究的课题之一。
一、档案队伍建设的基本指导方针
(一)同我国经济、科学技术发展水平相协调，以档案队伍的发展需要为依据，对档案队伍的发展进行科学的预测和规划
人才队伍的数量和质量关系到事业的兴衰，但它又受到社会发展水平的制约。例如，西方发达国家的档案教育侧重于培养档案编研人员和技术人员，而我国的档案教育侧重于培养档案管理人员，这是因为我国的科学技术不发达，档案部门对档案信息资源的开发还刚刚开始，我们不能按照西方发达国家的标准来建设我国的档案队伍。然而，随着国民经济的发展和科学技术的进步，档案事业对编研人员和技术人员的需求将会逐渐增加。这就需要国家档案行政管理部门和国家教育部门，在充分调查研究的基础上，科学地预测各类档案专业人才需求的实际数量，及时调整档案教育的体系结构。
(二)发展档案教育，全面提高档案工作人员的素质，建设一支能适应现代化档案工作需要的、结构合理的、素质良好的、稳定的档案队伍，造就一批高水平的档案专家
人才的素质直接影响着社会各项事业的现状和将来，而教育是人才辈出的基础工程，因此，发展教育是社会腾飞的战略措施，发展档案教育是档案事业发展的战略重点。人才的消耗可分为两种情况:一种是由于人才的年龄老化而造成的，另一种是由于人才的知识老化而造成的。档案教育源源不断地向档案队伍输送人才，抵消年龄老化给档案事业带来的有形损耗。档案教育还能使档案人员的知识不断得到更新，抵消由于知识老化给档案事业带来的无形损耗。
(三)加强档案队伍的科学管理，不断调整档案队伍的结构，充分发挥档案队伍的整体功能
大力发展档案教育，提高档案人员的素质是档案事业不断发展的必要条件。但是，影响档案事业发展的人才因素不仅仅是档案人员的素质，而且包括档案人员的使用和管理。因为人才的合理使用和科学的管理是人才充分发挥作用的前提条件。俗话说:“十年树木，百年树人”，这就是说发展教育，培养人才是一件既费时间又费财力的工作。根据我国的国情，我们也不可能在很短的时间内培养出档案事业发展所需要的高素质档案人才，同时消除因使用不当、管理不善而造成的结构式浪费。而充分发挥现有档案队伍的整体效能却是一项能马上见效的工作。因此，加强对档案队伍的使用和管理，向结构要人才，充分发挥人才群体的最大功能对于今天的中国档案事业的开展有很现实的意义。
档案人员合理使用的总目标是用人所长，知人善任，充分发挥人才的效用。为此，必须做到:
(1)知人善任。就是要根据档案人员的不同才能，把他们放到相应的岗位和职位上，量才录用，用其所长。
（2）合理流动。由于种种条件的限制，管理者不可能 “知”每个人，都给予“善任”。对于不被“知”，而没能“善任”的档案人员，要想发挥自己的才能，就需要合理地流动，在流动中找到与自身能级相对应的岗位。另一方面，人才的能力是发展的，能级对应只能是动态对应，不可能是静态对应。因此，对于才能处于发展之中的档案人员就需要合理流动。
(3)任人唯贤。这是正确选择使用人才的科学原则。坚持任人唯贤，就能使贤者有大显身手的机会，促使“次贤者”向贤者学习，努力进取，形成一种生动活泼、蓬勃向上、人才辈出的局面。任人唯贤的大敌是任人唯亲和论资排辈。
人才的科学管理，是研究如何使用组织手段来发挥人才群体的最大功能。对档案队伍的科学管理必须遵循以下几条原则:
(1)整体效用原则。欲使人才群体的最大效能得以发挥，主要靠调整人才群体的结构来实现。为此，应根据档案部门的不同职能、类型，建立起相应的职类结构、专业结构、能级结构和智
能结构的档案队伍。
(2)扬长避短原则。差异是普遍存在的，人才和其它事物也一样，人与人之间的长处与短处各不相同。只有扬长避短，把不同特长的人安排到合适的岗位上，人才的群体功能才可能得到最大限度的发挥。
(3)系统互补原则。人才群体也是一个系统，需要有各种不同特长的人按一定方式进行有机地组合。不能都用同一个条件去要求档案人员，而应该根据各个岗位的需要，将不同特长的人进行系统组合，这样才能使系统各部分之间产生的功能互补，得到最大的整体功能。
(4)动力原则。要发挥档案队伍的最大功能，不但要研究其结构，还要研究其工作状态。当队伍结构确定之后，要正确使用物质动力、精神动力和信息动力，把状态激活，把档案队伍的最大功能发挥出来。
(5)动态原则。档案人才的个体才能和群体的各种结构都是随时间发展而变化的，根据任务和环境的不同，须不断调整人才的群体结构，以期与任务、环境相协调;变化— 调整— 协调，这就是动态原则的基本思想。
二、档案队伍建设的发展策略
(一)调整档案队伍的群体结构，发挥档案队伍的整体效能
现代社会知识老化与更新的周期正在不断缩短，而其广泛性和渗透性却在不断加深，一个人穷其一生也只能在狭小的范围内奋力拼搏。在这种情况下，我们不仅强调个体素质的优秀，更重视群体结构的合理性，强调整体效能的发挥。所谓人才队伍群体，是指为了发挥系统功能，而把不同特点、不同水平的人才个体按照一定的数量比例有机地组合起来的结构。这是一个多层次、多序列、多因素的动态综合体。合理的群体结构表现在档案队伍具有最佳的职类结构、专业结构、能级结构、智能结构、分布结构和年龄结构。
1)职类结构。它是指档案队伍中从事不同性质工作的档案专门人才的比例构成及其相互关系。专门人才按其工作性质大体可分为档案管理人员、档案编研人员、档案技术人员、档案事业管理人员和档案教学与研究人员等。各类人员所需的专业知识、技能、经验是不同的，人员的比例也不尽相同。无论哪一类人员的缺乏或人员比例的失调，都会阻碍档案事业的发展。目前，我国档案队伍的职类结构不合理，表现在档案事业管理人员、档案编研人员、档案技术人员和档案教学与科研人员的缺乏。档案事业管理人员的缺乏造成了我国档案事业总体管理水平低;档案编研人员的缺乏影响到档案信息资源的开发利用;档案技术人员的缺乏导致档案信息处理与传递的低效能;而档案教育与科研人员的缺乏则制约着档案人才素质的提高和学科的发展。职类结构的合理性就在于各类人员比例组合的适当，而它主要取决于档案事业的发展需要和社会、经济发展水平所能提供的可能性。
2)专业结构。它是指不同专业、职能的人才组成的专门人才比例构成及其相互关系。由于现代科学相互交叉的趋势日益加强和档案学的综合性特点，因而使档案事业同其它行业一样，需要有多种相关学科的专门人才协作配合，进行高度的精细的综合。依靠一种专业人才已难以适应档案事业发展的需要。例如对专门的档案的管理十分需要掌握相应专业知识的人才。因此，档案专门人才中不仅需要一批精通档案学理论和知识的人才，更需要一批既受过档案学熏陶，又受现代科学技术和相关知识学习、培养的其他专业人才，如计算机专业、化学专业、物理专业、生物专业的人才等。
3)能级结构。它是指不同知识和能力级别的档案专门人才的比例构成及其相互关系。能级结构关系到队伍的效能，合理的能级应当是由高级、中级和初级人才按适当比例和合理分工协作所形成的完整结构。这个结构应当是一个金字塔型的稳态结构，它不可能也不需要所有人员都具有相同的水平。只有这样，才能使具有不同能级的人才各司其职，各尽其责，各展其能，相互配合，形成高效能的集体力量。否则，就会浪费人才，甚至增加内耗，降低效能而影响工作。
4)智能结构。它是指不同智能优势的档案专门人才的比例构成及其相互关系。智能是人对客观世界的认识能力和改造客观世界的活动能力。通常认为它包括有观察能力、记忆能力、思维能力、想象能力、实践能力和创造能力。档案事业的各项工作和各个岗位都需要不同智能优势的人才。例如，搞档案编研的人员思维能力极为重要;从事档案技术工作的人员实践能力必不可少;而从事档案事业管理的人员则更强调组织管理能力、协调能力。作为一个集体，档案部门儒要不同智能优势的人才相互结合，相互补充，形成最佳的智能结构。
5)分布结构。它是指档案专门人才在一定的地域范围内的分布情况。平衡是相对的，不平衡是绝对的，因此各地区之间经济、科学技术和文化发展的不平衡是一种客观存在的，且不可避免的造成各地区或地区间的人才分布不平衡。在经济发达的地区，人才相对集中，而在经济欠发达或落后的地区，则人才相对缺乏。档案专门人才的分布也是如此。但是，要使档案事业在全国范围内协调发展，就应当努力缩小地区间的差异，争取人才分布的相对均衡。
6)年龄结构。它是指各种年龄的档案专门人才的比例结构及档案专门人才队伍的社会年龄构成。它是关系到档案队伍创造力和生命力以及事业继承和发展的重要因素。各个年龄层次人才拥有各自的优势，老年人老马识途，指引方向，中年人年富力强，是事业发展的中流砒柱，青年人思想敏锐勇于探索。一个完整、合理的群体年龄结构应该是老年、中年和青年按恰当比例组成的一个动态平衡的综合体，只有这样，才能使各年龄层次人按其心理特征和智力水平各尽其能，取长补短，发挥出群体结构的最佳效能。此外，专门人才队伍中年龄层次越连续紧密，亦即不同的年龄层次分布很均匀，就越有利于保持稳定的工作活动。而年龄层次越稀疏，亦即同龄人太多或同步老化严重，就越会造成事业发展的青黄不接，而出现后继乏人的现象。
(二)发展教育，完善教育体系
档案教育的发展是档案事业发展的必要条件。80年代，我国档案教育进人迅猛发展阶段。目前，档案教育面临的问题不是规模问题，速度问题，而是档案高等教育发展较快、设点过多，教育资源出现浪费，教学质量欠佳的问题，以及档案教育体系不完善的问题。因此，如何在现有的基础上完善和加强档案教育，逐步形成一个多层次、多模式、多元化的档案教育体系，正是我们所面临的一个亟待解决的问题。
档案教育体系应当是由档案普及 (基础)教育、档案正规(学历)教育和档案继续(在职)教育三部分组成。
档案普及教育的任务是向社会各界广泛宣传普及档案学知识，以提高全民族的档案意识，从而为档案事业的发展提供良好的社会氛围。因此，对于档案事业的发展而言，普及教育是一项投资少、见效快的措施。要把档案普及教育纳入档案教育体系中，而作为基本环节予以足够的重视，其基本步骤是:在高校开设的文献检索课中增加档案文献检索的内容;在工科院校中开设科技文件管理课程等。
正规教育是档案教育的主干。它大体可分为三个层次:中等教育、高等教育和研究生教育。中等教育要在已有的中等学校中的理、工、农、医、经济等专业的基础上开设档案专业，予以发展，培养初级档案专业人才。高等教育要以提高为目标，深化改革教学方法和手段，提高教学质量。改革现有的档案教育体制，加强对档案高等教育的监督和指导，撤并一些办学条件差、教学水平低的专业点，使教育资源得以合理配置。加强档案师资队伍建设、教材建设和实验室建设，为教学质量的提高提供良好的基础。适度扩大硕士生、博士生的招生规模，以培养一批跨世纪的高级档案人才。
继续教育是指对已从事档案工作的人员进行专业知识和相关知识的提高性教育。它包括业务培训，领导及骨干轮训和更新知识培训。其中更新知识将成为继续教育的发展重点。因为世界已进入知识经济时代，所以知识更新无疑是提高人们工作能力以适应社会发展需要的一种根本性措施。继续教育的总要求是全员培训、分层次培训、终生培训，做到培训工作的规范化、制度化、经常化。
(三)广辟档案人员的来源，保证新生力量的正常补充
档案学的综合性、专业性和实用性特点，以及档案工作从管理型向开发型转变的发展新趋势，决定了档案人员需要各方面的补充，即使档案教育相应发达了，仍然将有相当比例的档案人员需来自各相关学科的专业领域。以前，我们对这个问题认识不足，使人才培养中存在着“近亲繁殖”的趋向，使档案系统成为封闭或半封闭系统，出现眼界狭窄、风格单一、思想僵化、缺乏生机和活力的种种弊端。档案人员的来源大体应来自以下三个方面:一是档案专业教育培养;二是理、工、农、医、管理、经济、历史、中文等专业毕业生补充;三是富有实践经验的专业技术人员转移。特别是人才培养嫁接式的培养方式(如双学位制)在无法全面推广的情况下，后两者的补充对于提高档案队伍的整体素质，改善档案队伍的专业结构显得尤为重要。当然，对后两者也应进行专业培训，使他们都具备必要的档案知识和理论。
(四)保持档案队伍的相对稳定性
拥有一支相对稳定的档案队伍，对于档案事业的发展是至关重要的，因为始终处于新手上岗的档案工作，其工作水平是很难提高的。由于在市场经济条件下，人们的价值取向出现了多元化趋势，使档案队伍的稳定性面临严峻的挑战。要提高档案队伍的稳定性需要多方面、多渠道地做工作，其中最为重要的是以下四方面的工作:
1)思想政治工作。加强思想政治工作，才能有正确的立场、观点和方法，才能使档案工作人员具有良好的职业道德和敬业精神，才能保证档案队伍全体人员同心同德，为我国档案事业的发展勤奋工作。
2)知人善任。知人，就是不但知其能级的大小，还要知其才能的长短;善任，就是能级对应，用其所长，把每个人安排到合适的岗位上，要知道，充分发挥档案人才的才能是稳定档案队伍的一项重要措施。
3)关心爱护。对人才不能只讲使用，也要注意关心。要从多方面关心和爱护档案人员，包括政治上的教育和鼓励，工作上的帮助和支持，生活上的关怀和照顾，业务上的培养和肯定。
4)激励机制。实施激励措施，目的是为了调动人的积极性和创造性。为此可根据不同的需求、动机、个性等方面的要素，采取因人而异的、多种形式的激励措施，如目标激励、工作激励、参与激励、奖惩激励、领导激励和榜样激励等。
5)创造良好环境，促使人才脱颖而出。人才的成长需要良好的外部环境，其中实践环境、学习环境和工作环境尤为重要。
档案学是揭示档案、档案工作性质、功能和发展规律的科学，档案学的学科特点决定了档案人员应在实践中锻炼成长，否则，我国的档案学理论研究只能是“纸上谈兵”，对档案工作实践起不到指导作用。因此，要积极提倡、鼓励档案人员尤其是学校培养出来刚走上工作岗位的新人，应该勇于实践，勇于探索，走理论与实践相结合的道路，在实践中不断增长知识、增长才干。
在科学技术日新月异、新知识层出不穷的今天，只有重视档案人员的知识更新，重视学习环境的创造才能跟上时代的步伐。因此，要不断倡导好的学习风气，积极为档案人员的进修、提高提供学习机会。
工作环境，其核心就是对人才的科学管理和合理使用。因为科学管理的实质就是动用组织手段保证发挥人才群体的最大功能。无论是整体效用原则、系统互补原则、扬长避短原则，还是动力原则、动态原则，其目的都是使人才能得到合理使用，并为他们的成长提供良好的工作环境。
