跨世纪档案的管理创新战略
对档案信息实施科学有效的管理是档案信息资源开发利用的重要前提条件。随着新世纪的来临，特别是信息技术在档案管理工作中的广泛应用，无论是档案管理的对象，还是档案管理的手段都在发生着巨大变化，研究这些新变化是档案事业发展战略设计不可或缺的重要内容。档案信息的管理可以从管理层次上划分为宏观管理与微观管理两个方面，在跨世纪档案事业的发展战略中，有关档案管理内容的设计也应从这两个方面进行。
一、档案信息资源的宏观配置管理研究
档案信息资源的宏观配置管理研究是跨世纪档案事业发展战略中最为关键的环节。这主要是因为，在已经过去的我国档案事业发展中，比较注重对基层各级各类档案馆(室)的档案信息资源的微观配置研究，而对站在国家层次的档案信息资源的宏观配置管理研究相当不够。
档案信息资源的丰富和变化都是在一定的时间和空间中进行的，如果着眼于时间序列进行分析，则可以发现，随着时间的推移，档案信息资源财富都会发生量上的扩张和质上的演进。如果着眼于空间联系进行分析，则可以发现，一定部门的档案信息资源随着空间的变迁也会发生量与质的横向转移、联合、组合和变换。由此，我们可以从时空两个坐标上寻求档案信息资源纵横发展变化的状态和轨迹。
近年来，我国档案界花了不少力量着重从时间序列探讨了一系列与档案部门馆藏建设有关的问题，如馆藏目标、馆藏体系结构、馆藏档案管理等，并在这方面取得了一定的理论成果。但是，我们认为，在描绘跨世纪的档案事业发展战略的宏伟蓝图时，仅靠已有的这些成果还是不够的，况且在已有的研究成果中，还都没有能够充分意识到从空间角度进一步加强档案馆(室)横向联合的迫切性，就是有部分专家已经有此认识，但也苦于没有有效的办法来推动这种横向联合的有效实现。具体到档案信息资源的优势互补和互通有无，目前可以看到的唯一办法似乎就是建立档案信息目录中心。虽然这种理论设想的提出迄今已有若干年了，但是由于与此相关的很多理论问题没有得到很好解决，因此，在具体的实践中仍是举步维艰。我们认为，随着用户潜在档案信息需求的逐步显现，档案信息需求数量的逐步增长和档案信息需求内容的日益丰富，从更广阔的空间联系角度尝试着探讨档案信息资源配置管理已成为跨世纪档案事业发展战略研究不可或缺的内容之一。这不仅可以从理论上丰富我国档案馆藏建设和国家档案事业管理的内容，而且也可以在一定程度上改善我国档案信息资源的整体结构，发挥各类档案信息资源的综合互补效应，并增强档案部门的档案信息提供能力。
(一)档案信息资源配置管理的理论基础
不同的地区、专业领域和部门档案馆 (室)的档案信息资源构成状态在数量和质量上都有很大不同，即在一定程度上表现出不同的空间分布状态，从而形成了地区的、专业的或部门之间的档案信息资源差，这正是进行档案信息资源配置管理的基础。
从不同的侧面予以考察，这种档案信息资源差的具体内容可以归结为以下几个方面:
档案信息资源的内容差。由于各地区、各专业领域和各部门的中心工作、职能活动和文化特色都存在一定的差异，因此，作为其各项活动副产品的档案信息也必然会表现出一定的差异性。
档案信息资源的数量差。这主要表现为不同地区、专业领域和部门的档案馆(室)在档案信息资源的数量多少和集中程度上存在差异，即在绝对数与相对数上存在差异。如不同的档案部门在档案信息资源的总数以及同种类型档案信息资源之间的数量比例等。
档案信息资源的质量差。这主要表现为不同地区、专业领域和部门的档案馆(室)所保存的档案信息资源在效用、功能、保存期限等方面的差异，也包括各档案部门同种类型档案信息资源的质量差异等。
档案信息资源的配置差。这里的档案信息资源配置差，主要是针对档案馆(室)档案信息资源的微观配置状况而言的。档案信息资源的微观配置状况是影响和制约档案信息资源宏观配置管理的重要因素之一。由于各档案馆(室)的档案信息资源配置也受到自然因素与社会因素的影响，特别是地区、行业、部门的档案工作政策和档案管理水平，档案工作人员的信息服务观念，领导人的档案意识水平，以及对档案工作在人、财、物上的投人力度等因素的影响，都会使各档案馆(室)的档案信息资源配置状况出现一定的差异，这种差异直接造成了各档案馆(室)在开展信息服务的基础条件上出现先天的不同。
在划分和了解了上述档案信息资源差的具体内容基础上，我们可以概括出它们用以比较的一般存在方式，亦即将其抽象为档案信息资源亏负差与盈余差，或者称之为档案信息资源短缺与档案信息资源过剩，对于一定的用户档案信息需求而言，各档案馆(室)的不同档案信息资源短缺与过剩是并存的。
档案信息资源亏负差，也就是档案馆 (室)的档案信息资源相对于一定时期内的用户的档案信息需求，存在着质量、数量或结合度方面的欠缺。档案信息资源的亏负差最终都是以或多或少地牺牲用户的利用目标作为代价。
档案信息资源盈余差，也就是档案馆 (室)的档案信息资源相对于一定时期内的用户的档案信息需求，在数量方面超过需要而有“剩余”。档案信息资源盈余差可能导致档案信息资源闲置，加之档案馆(室)对闲置的档案信息资源还要付出一定的管理成本，从而造成管理效率上的损失。
分析档案信息资源亏负差与盈余差这两种档案信息资源存在的一般形式，以将其作为档案信息资源宏观配置的理论基础，在认识上和思想观念上必须重点解决三个问题。
第一，所有档案信息资源亏负差与盈余差都是相对于一定时期内的用户的档案信息需求而言的。这就有必要去分析用户的档案信息豁求层次和需求类型，使各档案馆(室)在判定某一时期内档案信息资源状况时能够有一个参照体系。借鉴信息学的理论研究成果，我们认为，用户的档案信息需求可以划分为三个层次，即:用户的档案信息需求(含潜在僻求);被唤起的档案信息需求和主动认识到的档案信息需求;表达出的档案信息需求。在上述三个层次中可以考虑作为档案信息资源配置参照体系的是第三个层次。对档案馆(室)而言，它不仅要利用已有的档案信息资源条件，而且要积极创造条件去满足用户表达出的档案信息需求。我们所以考虑将用户档案信息需求的第三个层次作为主要的参照体系，原因就在于这一层次对档案馆(室)而言比较具有操作意义，档案馆(室)也可据此层次进一步分析预测用户档案信息需求的规律，并将用户档案信息藉求的规律作为配置档案信息资源的重要依据。
第二，长期以来，在我国档案工作的指导思想上一直是重管理轻利用，重积累轻开发。虽然80年代中后期以来这种思想已经有了较大转变。但当我们在此提出以“用户的档案信息需求”作为判断档案信息资源状况的参照指标时，肯定会有不少同志提出疑问。为什么仅以服务用户为唯一标准?是否可以提出一个双重标准?在档案界早就有这样的观点:档案馆(室)除了开发信息资源满足用户档案信息斋求这一服务性功能和目的外，还应体现文化积累的功能。对此观点我们当然也是赞同的。但是值得注意的是，从最终的意义上看，档案信息积累的目的仍是为了打破时间限制更好地发挥其效用，而且这种效用的表现也是多方面的，并且可能主要是表现为历史文化遗产作用，此时用户主体既可以是国家主体，也可以是群体或个体用户主体。因此，我们认为，以是否能满足用户的档案信息需求作为判断档案馆(室)档案信息资源状况的主要标准还是可行的。
第三，各档案馆 (室)档案信息资源状况所存在的相对盈余或相对亏负通过档案信息资源宏观配置管理后可以形成为一种“势能”，并可以被作为一种“资源”而被合理调节或利用，这对提高我国档案信息资源的开发利用效率，发挥其整体功能效应和最大程度地满足用户的档案信息需求无疑都将产生积极的作用。
(二)档案信息资源宏观配置管理的方式
档案信息资源宏观配置管理有行政配置管理和市场配置管理两种方式。行政配置管理是指有关档案行政管理部门通过行政权力、行政手段和行政机构来实现对档案信息资源的配置管理。市场配置管理，则是指档案信息资源主要通过信息市场、技术市场的机制来实现配置管理。二者相比，前者更能体现我国档案事业发展的战略意图和国家行政主管部门的总体管理思想;后者更能体现档案信息的供求关系并促进档案信息的合理使用。应该说，围绕上述两类档案信息资源配置管理的不同方式，近两年来档案界也有研究，只是研究的系统性以及研究成果所产生的实际指导效应还需进一步加强。
档案界一般认为，目前我国档案信息资源行政配置管理的主要形式是在制定档案工作各项政策时体现档案信息资源共享思想，并在实际操作上用建立档案馆网(包括实体网、智能网、技术网等几个不同的层次)的做法来推动这一政策思路的实现。应该说，这种做法是符合信息社会化对我国档案事业发展的要求的，而且它已经在一定范围内产生了较为积极的影响。在今后如何建设档案馆网，特别是其中的档案信息目录中心这一智能网层次，有效地实现档案信息资源行政配置管理，乃是跨世纪档案事业发展战略研究不可或缺的内容之一。我们认为，在档案信息目录中心这一智能网层次的建设中，应当重点采取有效的措施突出其所具备的汇集功能、检索功能和管理功能。
首先，档案信息目录中心应汇集各档案馆 (室)编制的档案信息目录。通过档案信息目录的汇集，一方面可以实现对档案信息资源的宏观组织，另一方面也可以为档案信息资源的共享提供充分的物质来源，这当中较为关键的环节就是建立各档案馆(室)档案信息目录报送的制度和规范。应该说，在过去的档案事业发展中，这种制度与规范还是缺位的。因此，从长远看，在档案工作标准化和现代化的具体组织工作上，也应将其列为重点考虑的内容之一。
其次，档案信息目录中心也应是对全国各地区、各专业系统和各部门的档案信息内容进行检索的中心。在过去和现在，我国为数不少的档案馆在发挥档案信息社会作用的过程中，往往都带有极强的地方或专业色彩，跨地区、跨行业的档案信息社会化服务还远远不够，档案信息的社会化程度也很有限。各部门的档案馆(室)一般也仅发挥了档案的第一作用，而没有意识到或客观上也不具备发挥档案信息第二作用的条件。档案信息目录中心的建立，对打破各档案馆信息服务的界限，推动档案信息社会作用的发挥无疑都将产生积极影响。
最后，档案信息目录中心在发挥档案信息资源中心作用的同时，又起到组织和管理中心的作用。它行使组织管理职能，保证档案信息目录中心的正常运转，并最终承担档案信息资源行政配置管理的各种具体任务。
档案信息资源的市场配置管理，是通过信息市场、技术市场的机制来实现档案信息资源的市场配置管理的。在过去我国的档案管理业务研究中，无论是对文书档案、科技档案，还是对其它各类专门档案管理活动的研究，其重点都是从管理业务流程的角度研究文件与档案的纵向运动规律，而忽视了从文件、档案流动与配置的角度研究文件、档案的横向运动方式和规律。近两年来，国内已有不少学者提出科技档案和某些专门档案进人技术市场、信息市场的问题，但是这些研究一般是建立在档案部门如何改革，档案工作如何适应市场经济发展这一基点上，重点是去研究档案是否是特殊的商品，档案能否进人信息市场，利用档案是否可能进行有偿收费服务以及如何进行有偿服务等问题，而没有充分考虑到市场机制对档案信息资源的配置管理作用，更没有对与档案信息资源市场配置管理研究的相关理论问题进行深人的研究。因此，在跨世纪的档案事业发展战略中加强这些问题的研究，既是理论发展的需要(可以丰富文件运动理论的研究内容)，而且也是实际工作的要求(可以推动档案信息供求优化祸合的实现)。
我们认为，由于档案信息资源的市场配置管理方式更利于体现信息市场、技术市场的供求关系，根据市场的供求，间接和自动地配置档案信息资源，更便于充分和合理地开发使用档案信息资源。因此，这种配置管理方式可以推动档案信息资源的“质量”配置和“效益”配置。从这一视角展开档案信息资源市场配置管理问题的研究，就有下列问题f待深人探讨:一是在我国现有档案馆(室)中，有哪些档案部门主体可以成为信息市场和技术市场的卖方和中介方主体，并参与档案信息资源市场配置管理活动。二是在我国现有的档案信息资源中，有哪些档案信息资源客体可能成为信息市场和技术市场的具体交换对象，即市场配置管理机制对哪些档案信息资源发挥配置作用。三是各档案部门主体参与市场配置档案信息资源的内在动力和基本条件，即档案部门在提供档案信息使用价值满足用户需要的同时，还应具备自身价值增值的内在动力源泉。档案部门在同时实现上述提供使用价值和价值增值的目标时，其本身也应具有一定的市场信号接受与反映机制，这就涉及到档案馆(室)内部组织机构的设置和管理体制的调整问题。而这些问题的研究目前仍是一片空白。四是在信息市场、技术市场运行中，有关档案信息收费和服务收费的若干政策问题。目前有关部门提出的收费政策主要是针对档案服务收费设置的，而对档案信息资源配置中的档案信息价格未有规定。五是研究信息市场中档案信息资源有效配置实现的条件、制约因素等。
档案信息资源行政配置管理与市场配置管理是相辅相成的。从近阶段看，行政配置管理方式是主要方式，它将对涉及我国档案信息资源配置管理的一些重大、有全局性的和长远性的问题进行指导。市场配置管理是档案信息资源配置管理的重要补充形式，它首先对某些档案信息资源的配置发挥作用，如科技档案信息资源，在条件成熟后也会逐步推开。
(三)档案信息资源宏观配置管理的意义
档案信息资源宏观配置管理所产生的积极意义是多方面的。这主要表现在:
1)可以极大地改变目前我国档案信息资源大量 “闲置”的局面，促进档案信息价值的实现，特别是档案信息第二价值的实现。
2)档案信息资源配置管理可以使我国的档案信息资源条件发生变化。虽然档案信息资源宏观配置受制于档案信息资源条件，但它反过来也会对档案信息资源条件产生影响，这种影响具体表现在对档案信息资源结构和档案信息资源质量的影响上。在档案信息资源配置管理中，各档案部门相对富裕与相对短缺的档案信息资源结构有望得到一定的改善，并且从整体上使我国档案信息资源的优劣态势得到一定程度的弥补，这就为档案信息管理工作更好地服务于用户创造了资源条件。
3)档案信息资源的宏观配置管理为我国档案信息资源的综合开发利用创造了条件。过去我国的档案信息服务侧重于简单的原件查考与凭证服务，新时期的档案信息服务还应包括决策情报服务。要使档案信息发挥服务于管理决策的功能，就有赖于对档案信息的综合研究和深层次的分析加工。档案信息资源的宏观配置管理为这种档案信息的研究性开发创造了基础性条件。
4)档案信息资源宏观配置管理这一课题的提出，对推动我国档案工作指导思想的转变有一定的作用。长期以来，我国基层档案部门，特别是档案室重视以文书立卷为中心的档案信息实体控制，轻视以档案目录建设为中心的档案信息智能控制。这一做法已在很大程度上影响到了档案信息作用的发挥和对用户需要的满足。档案信息资源宏观配置管理客观上要求各档案馆(室)在搞好档案信息实体控制的同时，从支持档案信息目录中心的建设和能顺利进人信息市场的高度加强智能控制。各级档案部门在明确其档案管理工作的指导思想时，应逐步体现出“档案信息实体控制规范简化，档案信息智能控制科学深化”的新思路。这是档案信息资源配置管理提出的新要求。
二、档案信息资源的微观管理研究
档案信息资源的微观管理历来就是我国档案工作的重点，而且，经过相当长时间的积累，已经形成了一整套档案微观管理的理论与经验。为了使档案工作适应未来知识经济社会和信息化社会的要求，及时地总结和预测未来基层档案信息资源微观管理的趋势也就成为跨世纪档案事业发展战略研究中的重要内容。我们认为，适应未来变化需要的基层微观档案信息管理主要应在档案管理的指导思想、档案管理的重点领域、档案管理的主要对象等方面有所创新变化。
(一)基层档案管理指导思想的创新变化
在我国现阶段的档案工作中，普遍存在着重整理立卷、轻检索服务的工作作风。特别是在基层工作中，文书人员与档案人员将大量的时间与精力都放在对档案进行整理，这种工作思路已经不能满足信息经济发展对档案工作的要求。因为，从档案信息资源开发利用的角度看，档案整理存在着多种天然的、无法根本克服的缺陷，这就导致了档案整理的现有成果无法满足利用者提出的多样的和变化的档案信息需要。只有在档案机构创新的基础上进一步实施管理与服务的创新，才能使档案信息资源对信息经济发展贡献的扩大由可能转变为现实。
人们对档案信息的需求是多种多样而且是随机变化的，不能适应这种变化的档案管理系统是没有生命力的。档案整理工作的成果— 档案馆藏结构一经形成后往往就无法根据利用者的需要进行随机变动。而且无论是单份的文件，还是系统组合起来的案卷，其在馆藏结构中所取得的物理位置都是唯一的。档案馆藏结构的这种唯一性与稳定性的特点，被人们习惯上称为档案实体的单线排列。档案实体的单线排列与人们对档案信息多角度的利用之间必然会发生尖锐矛盾。从档案整理工作人手试图解决这一矛盾是不可能的。因此，在档案管理工作中我们必须寻找解决这一矛盾的新途径。根据对已有档案学研究成果的分析，我们认为，只有从强化档案检索人手，才能进一步增强档案工作对信息经济发展的贡献。
在基层档案信息资源微观管理中的管理创新，应该贯穿一条基本指导思想，这就是:文书立卷与档案整理要简化，档案检索与信息服务要深化。
文书立卷与档案整理的简化，包含了两个方面的基本涵义:一是指文书人员与档案人员在开展工作时不要过多地将工作时间放在文书立卷与档案整理上，对自己的工作时间要能进行合理的安排;二是档案业务部门要对长期以来在基层工作中使用的一整套的文书立卷与档案整理程序和方法进行简化，使文书立卷与档案整理工作的可操作性更强。伴随着各级商业化档案中介机构的建立，各企事业单位可以逐步将文书立卷与档案整理工作委托给档案中介机构进行，档案中介机构也可发挥其专业力量和业务技能较高的优势，在简化文书立卷与档案整理工作的同时，充分保证文书立卷与档案整理工作的质量。
档案检索与信息服务的深化主要是指:一方面要对档案信息服务的基础性工程，即档案检索工具的配套建设进行强化，充实建立馆藏法、分类法和主题法相互配套齐全的档案检索系统，改变现阶段我国档案检索工作中较多使用馆藏法检索工具的局面;二是指要在具有完备档案检索系统的基础上，对档案信息资源进行深人的分析研究，实现不同档案形成者的档案信息资源的互相融合以及档案信息资源与其它种类的信息资源之间的互相融合。
(二)基层档案管理重点领域的创新变化
长期以来，我国基层档案管理的重点领域是放在文书档案和科技档案工作上，有一些专业性较强的单位将档案管理的重点放在某类专业档案的管理上。这种做法虽无可非议，但却使基层档案工作为经济建设服务的现实作用不够明显。虽然，我们也认为，各类档案信息都能在管理活动中创造一定的直接或间接的经济效益与社会效益，但是绝大多数管理者对此却无清醒认识。虽然这主要是由于管理人员的档案信息意识不强，但我们也不能排除这与现阶段我们档案信息管理的内容与经济建设的关系不够紧密也有一定的联系。为了进一步强化基层档案信息管理服务于经济建设的功能，特别是寻找到一个新时期强化企业档案工作的有效办法，我们认为，基层档案管理工作的重点领域应当有一些新的变化。具体而言，就是要在企业单位中开展竞争性情报档案工作。
1)企业创立竞争性情报档案工作的紧迫性。企业竞争性情报档案工作的创立表现出如下两点重要意义:
(1)有利于进一步提高企业在市场经济中的竞争能力。在市场经济的环境下，我国企业将在性质与结构上发生很大变化，这种变化主要表现在:企业的管理强调要面向未来，信息的研究与开发将在企业中占居首要地位;企业竞争的基础将发生变化，对设备的投资将低于对研究的投资，加强对研究开发和竟争性情报信息获取的投人是增强企业实力的关键;企业由生产场所变为智力开发的场所，由生产组织者变为智力开发的组织者;企业生产方式的变化将由机器生产机器向机器控制机器转化;企业将向国际化、小型化、集团化方向发展。伴随着企业以上的变化，企业表现出对竞争性情报的强烈需求。
应当承认，在我国市场经济体制还不十分健全的条件下，市场经济活动中还存在着大量不正当的竞争。但越来越多的企业已经认识到，随着市场经济体制的完善和法制的逐步健全，企业的不正当竞争行为将会受到制约，企业进行科学的竞争分析，制定切合实际的竞争战略将变得越来越关键。企业的竞争性情报档案工作将大有用武之地。
（2)有利于促进企业信息工作，包括档案管理工作的战略调整。我国胜利开展了经济体制改革工作，正全面进人社会主义市场经济时代。在这个过程中，经济和技术竞争在国内产生，而且日益强化;又因为对外开放，我国经济正逐渐进人世界经济体系，国际经济技术竞争的压力已对我国企业构成了现实挑战。在这样的形势下，企业的信息工作，包括档案管理工作本身也应作出相应的调整，在为企业经营管理服务的同时，自身也应适应市场经济这一新环境。具体而言，就是要面对经济技术竞争这一新课题，解决这个新课题所带来的情报问题及其档案管理问题。企业竞争情报档案工作的建立，不仅可以帮助我们重新认识市场经济条件下企业信息工作和档尖工作的中心任务，而且它对于推动企业管理者信息意识的变化和企业管理中信息要素作用的充分发挥也有着十分重要的意义。
2)企业竞争性情报档案工作的理论与实践。
（1)企业竞争性情报的涵义与特征。竞争性情报是80年代中期出现的一个新概念，目前人们对它的认识还存在着很多分歧。从一般的意义上看，企业竞争性情报是关于企业竞争对手的能力、弱点和意图的情报。企业竞争性情报有其自己的特定内涵:
首先，企业竞争性情报是在市场竞争过程中产生的，没有竞争的市场经济就没有竞争性情报，这是企业竞争性情报得以存在的前提。在相当长的历史时期以内，由于我国实行的是计划经济，因此，在我国的情报工作体系中往往只有一般性科技情报，而没有出现竞争性情报。我国社会主义市场经济体制的确立，企业间经济竞争行为的广泛展开，不仅对企业信息工作的改革提出了要求，同时也为企业竞争性情报档案工作的出现提供了条件。
其次，企业竟争性情报强调一定的对抗性。企业竞争性情报的主体是竞争对手与竞争者，双方为了各自的市场利益开展竞争性情报工作。
再次，竞争性情报的内容具有连续性、系统性，突出竞争性情报主体，把竞争对手放在首要位置，并严格跟踪对手在市场上的各种竞争行为，以了解市场竞争态势，预测市场的发展变化。
对具备上述特征的企业竞争性情报进行一定积累，并对其实施有效的管理就是新时期档案管理部门的重要任务。
(2)企业竞争性情报档案的主要内容。在竞争情报工作的一切活动中，了解竞争者是竞争性情报工作的核心。因此，关于竞争对手的所有信息就是竞争性情报档案的基本内容。
在企业的实际工作中，企业要根据市场目标和可以选取的信息资源进行相关指标的合理组合。企业竟争性情报档案不是对特定问题的一时回答，它是有条理、有系统的连续收集可能与全面竞争力有关的一切信息，它的目标是力图描绘出一幅能全面反映变化中的竞争环境的图像，是一个动态的过程。因此，企业竞争性情报档案工作也是一个将大量的信息资料转化为具有系统性、实用性、可操作性的战略知识，以满足企业自身瞄准竞争对手、了解市场环境、制定竞争策略、确立竞争目标的过程。
企业竞争性情报档案是为企业竞争需要服务的。在内容上，它主要包括企业自身素质的信息、企业竞争对手的信息、企业市场经营的竞争场信息、企业宏观环境的竞争势态信息。具体地讲，它包括以下几方面的内容:
一是企业自身竞争素质的测定。企业要想取得竞争优势，必须有良好的竞争实力和经营活力。必须了解自己在市场中的地位、产品的市场占有率、产品质量、技术性能、技术先进性、经营的灵活性等。
二是企业竞争场的分析。企业要了解竞争发生的确切地点，企业竟争什么、竞争会在哪个区域和领域发生，这个市场的范围、发展趋势、内在潜力、购买力、用户构成及分布、市场垄断情况、原材料来源及价格、市场的饱和度、商品流通渠道等都是进一步细分化的市场，也即竞争场。企业竞争市场的分析还要弄清是发生在同一行业，还是发生在相关行业。
三是竞争对手的识别。在与本企业有共同目标的市场上，与已有利益冲突的经济组织即为竞争者，找出其中主要的目标进行跟踪。在企业竞争性情报档案工作中，不仅要识别直接竞争者(来自自身行业的)，还要识别间接竞争者(来自其它相关行业的)及其潜在的竟争者;不仅要注意领先于自己的竞争者，也要注意正在赶超自己的竞争者。
四是竞争对手的信息调查。一般来讲，企业最需要关心的竟争对手的信息包括:定价、扩展计划、竞争计划、促销战略、成本现状、销售统计、研究开发、产品设计、生产工艺、专利和侵权，以及财政详情等。所以，在开展竞争对手信息调查时，企业要着重调查对手企业的经营管理状况、主要负责人、主要产品的营销情况、广告以及优惠政策、内部管理方式等。
五是竞争环境的分析。由于企业面临的国际、国内的政策环境都在不断地发生变化，因此企业必须了解宏观的经济走向、产业结构，以及政策和政策优惠、鼓励措施、信贷投资势头、基础设施、人文特点等。
六是竞争地位的分析。即不断地分析竞争各方在竞争中的相对地位及其变化情况，分析地位巩固和动摇因素，从而推断竞争者的战略、行动和目标。一般而言，企业可以从竞争对手的价格变化、营销成本的变化、研究开发费用和债务的变化、资产出售、投资兼并的情况等分析出竞争对手的基本经营状态，从而制定出自己的竞争策略和报告。企业要想在市场竞争中继续保持一定的优势，就要展开对竞争对手的信息收集。企业在收集竞争对手有关信息的过程中，一般应从法律规定的正规途径收集信息。有关竞争对手的信息主要有三个来源:
①从企业内部的工作中及时发现竞争对手的有关信息。企业内部职员在各自的岗位上都对对手有所了解。如，企业的推销员总是最了解对手的推销策略，财会人员往往最了解对手与金融界的关系等。一般可以认为，只要企业对这些信息加以收集和整理，并能随时建档，就能获得所需的80%以上的信息。
②从企业的竞争对手那里获得有关信息。来源于企业竞争对手的广告、年度报告、企业刊物、专利档案、产品说明书、招聘启事以及技术文件等，都可以给我们提供大量的关于竞争对手的情报。
③从社会渠道获取相关信息。如从广告代理商、银行、咨询机构、用户以及对手的雇员、客户、供应商、代理人、零售商、批发商、中间人、股东等获得有关信息。企业在从上述渠道收集到有关竞争对手的信息后，应对这些信息进行归纳、加以系统化，分门别类加以整理，形成一整套的企业竞争性情报档案。企业不仅要注意到个别竞争对手的动向，还要掌握整个行业的基本态势。根据上述情报档案，企业可以制定出有关竞争对手产品与服务的“影子市场计划”，即像竟争对手那样思考问题，开拓业务，从中可以判断本企业的目标是否能够实现，并随时准备应付竞争对手的各种威胁。
3)企业竞争性情报档案工作的建立与运作。目前，已有越来越多的企业认识到信息能为其战略和战术管理提供帮助，然而，如何在企业中开展竞争性情报档案工作，很多企业都尚未意识到其重要性，或者是仍感到束手无策。我们认为，要有效地开展好企业的竞争性情报档案工作，关键是首先要建立起企业竞争性情报工作。
(1)企业竞争性情报工作建立的总体行动方针:
一是开始主动从企业内部及外部的信息源收集信息;
二是在连续的基础上监视2-3个关键竞争对手;
三是设立情报协调员职位;
四是开发一个竞争对手的手工数据库;
五是针对监视的竟争对手，定期出版消息简报、战略影响表格及情况简报。
随着经验的积累、技巧的完善，监视的对象可以逐渐扩大。
对企业竞争性情报收集可以针对公开的、非公开的信息源展开。公开的信息源主要有各类数据库、报刊杂志、图书资料等;非公开的信息源主要有展览会、经销商与供货商、客户、竞争对手、反求工程等。收集非公开信息的工具为电话采访和个人面谈。对收集到的信息进行整理，可以考虑将企业竞争情报分为八大类监测指标，即公司情况、产品信息、技术信息、营销信息、制造与运行信息、财务信息、市场信息和环境信息。信息的存储，主要是考虑将有关竞争性情报的定量指标输人计算机，以供制作竞争性情报报告之用。
(2)企业竞争性情报档案工作的运作方式和内容:
企业竞争性情报档案工作的运作，主要是由信息分析及其竞争性情报报告的制作和竞争对手档案信息管理两个内容构成。
对竞争性情报的信息分析往往是采用精简分析法，即有选择地对相关信息进行分析，一般不要进行过分分析。
竞争性情报报告的制作是竞争性情报工作中的关键环节，也是竞争性情报工作为企业信息化管理发挥直接作用的体现。一般而言，竞争性情报报告的制作主要有下述几种类型:
一是每月信息简报。包含来自企业内部与企业外部的战略与战术性的信息。
二是竞争对手档案。包含某个竞争对手的总的情况，通常是放在活页夹中并在连续的基础上进行更新。
三是战略影响表格。类似每月信息简报，但对信息是否具有战略或战术意义进行初步评估。
四是形势分析。若干关键战略问题的形势分析总结及支撑该总结的详细分析。
五是特别情况报告。指某个特定的问题、信息来源、形势分析的结论、可供选择的战略及推荐的行动方针。
竞争性情报档案的管理是对收集到的相关信息内容进行日常的管理维护活动，保证其使用方便。
(三)档案日常管理对象的丰富与变化
随着计算机技术的广泛应用，机关、团体和企事业单位在社会活动申遇到了越来越多的电子文件，将电子文件归档后即形成了电子档案。目前，电子文件所采用的存储介质主要是磁盘、磁带和光盘。
电子档案作为一种新的档案类型的出现，不只是在载体材料上发生了变化，而且在使用特点上与传统的纸张类档案载体相比有很大的不同。电子档案具有的特点是:信息的非人工识读性、信息与载体的可分离性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性和系统的依赖性等。这些特点必将带来档案收集、整理、鉴定和保管等一系列管理理论与方法的变化。因此，在跨世纪的档案事业发展战略中应对这一新的变化予以高度关注。
三、档案管理与“信息高速公路”
著名科学家钱学森曾指出，本世纪已经发生了两次世界大战，现在正在进行“第三次世界大战”。不过，前两次是枪炮战，这一次是经济战，经济战的实质是技术战。如今在这场没有硝烟的战争中，美国率先提出的“信息高速公路”计划就格外引人注目。
对全球正在兴起的 “信息高速公路”热，我国上至政府部门，下至基层信息机构都给予了充分注意。档案部门作为重要的信息部门之一，它的储存与可供利用的档案信息，将因其原生性必将对人类的未来社会活动和生活产生极大的影响。所以充分了解和确定档案部门与我国“信息高速公路”建设的关系，具有十分重要的意义。这不仅可以使档案人员进一步加强对我国建设“信息高速公路”的意义有所认识，而且还有助于档案部门深刻明确参与我国“信息高速公路”建设的现实价值，同时围绕这一建设目标采取切实可行的措施。
(一)新提法:信息高速办路
所谓“信息高速公路”，是借用高速公路这个人人皆知的词语形象地表达一种新技术。具体地说，就是在一束束细如发丝、光亮透明的光纤构成的“高速公路”上，往返穿梭着看不见、摸不着的经过处理的各种信息。
信息高速公路计划最早是由美国政府提出并实施的，它的正式名称是“全国性信息基础设施”。信息高速公路计划一经提出，即在全球范围内引起了巨大反响，并兴起了本世纪的又一次信息革命浪潮。一些发达国家和地区纷纷作出响应。我国政府对“信息高速公路”计划也给予了充分的关注，并启动了以“三金”工程为核心的“中国信息国道”建设。
(二)新观念：档案部门参与“信息高速办路”建设的前提
在充分认识了国际、国内有关“信息高速公路”建设的总体形势后，我们还要分析档案部门积极参与我国“信息高速公路”建设的切实可行性。我们认为，在积极参与“信息高速公路”的建设中，档案部门所作出的变革应当是多层次的变革:低层次的变革是劳动工具的变革，计算机辅助文件与档案信息的管理对完全手工管理的替代就是属于这一范畴;中层次的变革是管理模式的变革，现代科学管理方法对文书、档案部门的行政经验管理方式的变革就是属于这一范畴;高层次的变革是观念的变革，档案信息开放对封闭的替代就属于这一范畴。其中，人的观念形态的变革往往能左右或冲击其它两个层次的变革，因为观念理论是变革行动的先导，有了新观念才会有新的行动。
所以得出上述结论，是基于对我国档案工作实际的全面认识。从80年代中后期以来，在我国档案工作实践中就提倡以标准化方式对档案文献进行标引与著录，从档案信息检索利用的现代化与自动化的长远角度看，这实质上就是一种信息的前处理工作。在今天看来，它对我国“信息高速公路”的建设也将发挥积极的作用。但是，来自基层档案工作实践的大量事实表明，标准化的标引与著录工作虽推广多年，但举步维艰，其中最根本的原因之一，就是为数不少的档案人员和管理人员认为，计算机辅助档案管理还只是一项遥远的计划，远不可能付诸实现。在这样的认识观念的影响下，很多档案部门就把档案信息的前处理工作视为可有或可无的。
针对目前我国文书与档案管理部门的实际情况，并结合“信息高速公路”建设可能提出的新的要求，我们认为档案部门应树立如下几种新观念:
1)档案信息资源增值观念。在文件信息的形成、文件信息向档案信息转化和在档案信息的日常管理中投入了大量的人类智力劳动和财物消耗，这些投人能否达到预期的目标并获得良好的社会效益和经济效益，关键在于这些文件信息与档案信息能否快速准确地到达有关信息用户的手中，并使其得到充分的利用。但是，文件信息与档案信息从其创作者、管理者到达信息用户手中的过程要经过一系列的中间环节，其中包括信息的有序、信息传递通道的畅通、信息检索获取的方便、信息服务的发达等。如果这些中间环节能够形成对文件、档案信息资源的综合及其有效的管理，并还能提供有效准确的文件与档案信息的服务，则文件信息创作与档案信息管理者所创造和管理的信息的潜在价值就能很快地实现。促使档案信息资源增值的因素主要是档案信息加工活动的深人和档案信息服务工作的发达(最大限度地开放、揭示和提供信息资源)。
2)以利用为主的观念。档案部门的职能由收藏逐步到利用的转变反映了社会的进步。档案作为人类记忆的一种重要工具，对人类的经济和知识成果的继承和储存发挥了重要的作用。而档案信息对现实社会的凭证作用，特别是情报预测作用也正在加强，对大量档案信息进行总结、归纳、分析后，可以有助于我们把握事物的潜在发展趋势，从而提高现代科学管理的水平。档案信息的情报作用在多大程度上得到发挥，首先取决于档案部门由藏到用的观念的转变，这种观念的转变不仅有助于档案信息的“激活”，而且有助于档案作用领域的扩大，从而发挥档案信息的社会情报作用。在我国“信息高速公路”建成后，本由部门、地区收藏的档案信息，完全可以通过现代技术和通讯网络的帮助，实现对档案信息的跨空间传递、利用与共享。从这一角度看，参与我国“信息高速公路”的建设也是档案部门自身发展的内在要求。
3)标准化观念。自档案这一社会活动的副产品出现以来，对其所采用的管理方式五花八门。特别是由于行业、部门壁垒的限制，也决定了现阶段我国各行业、各部门无论是在档案实体的控制上，还是在档案智能的控制上都是自成体系，这都不利于档案部门参与我国“信息高速公路”的建设。“信息高速公路”计划中提出的信息资源共享目标，对我国档案工作的标准化管理提出了新的要求。因此，标准化也是档案部门参与“信息高速公路”建设的前提。标准化的顺利开展，将促进档案信息资源共享，同时朝着纵深以及宽广的方向发展，使我们加工出来的档案信息可畅通无阻地奔跑在我国的“信息高速公路”上。
4)现代化管理观念。传统的档案管理基本上是手工劳动，它不能适应未来社会信息化的潮流。随着人类社会活动的不断深入和发展，档案的种类、成分以及档案所涉及的内容将会不断扩大，档案部门必须引进电子计算机、光盘和现代通讯网络等实现档案信息分类、管理和检索利用的自动化、高速化和缩微化。只有用现代化的设备进行管理，才能改变档案部门被动落后的状态，也才能使档案部门跟上全国“信息高速公路”建设的步伐。这里需要特别强调的是，在确立档案部门现代化管理观念时，应突出计算机档案信息管理的核心地位，并要认识到计算机档案信息管理是一个动态的概念。在我国，这个概念开始是计算机检索和数据库创建，以后泛指以计算机为核心的信息技术在档案信息的收集、加工、检索和提供利用的应用。在我国“信息高速公路”建设的过程中，档案信息现代化管理必将从“数据处理时代”向‘’信息技术时代”变化(在“数据处理时代”，档案信息管理对于机构或企业来说是“支持性”的，而在“信息技术时代”，档案信息管理则是“不可分割的组成部分”)。在我们的现代化管理观念中，必须区分数据处理时代的计算机档案信息管理现代化和信息技术时代的计算机档案信息管理现代化。也就是说，现代化也有过时和落后的问题。由于“信息高速公路”是革命性的变革，立足于国家信息基础结构的档案信息计算机管理也必须更新换代，这是现代的现代化管理观念。
(三)新目标:档案部门参与国家信息基础结构的建设
根据美国“国家信息基础结构— 行动计划”，其“信息高速公路”为五部分组成:信息传输公路，由电子计算机、交换器、电子设备、光纤及卫星等组成的，在空间、时间上全覆盖的高速大容量网络;由各种数据库组成的动态信息源，它是“信息高速公路”上的“货站”;各种信息应用系统和软件;网络标准和传输密码;训练有素的人。
从“信息高速公路”的基本结构，并结合我国档案工作的基本进程，可以看出，档案部门在参与国家信息基础结构的建设中，可把重点放在以下几个方面:
1)参与信息源基础结构的建设。档案信息源是国家信息基础结构中不可缺少的重要组成部分，而且由于档案信息所特有的属性(档案信息内容的广泛性、档案信息的凭证性、档案信息的回溯性、档案信息的原生性)，也使其他信息源无法替代档案信息源的作用。我国各级各类档案部门从建立之日起，其职能就是收集、处理、存储和提供档案信息。在以往的科技、经济和社会发展中，档案部门已经发挥了重要的作用。随着“信息高速公路”计划的提出，我国档案部门也会出现一些新的变化。由于信息传输的网络化要求，原有分散、孤立的档案更应实现横向联合，孤立的档案信息源要向数据库网络化发展。随着档案信息媒体的增多，特别是办公室自动化进程的加快，档案也越来越多。档案部门不再都是林立的档案箱架，而是遍布计算机终端的信息园地。档案部门只有充分认识到上述变化，在今后的工作中予以适应，并采取积极主动的超前性措施，才会使档案部门在参与信息源这一国家信息基础结构的建设中发挥智能节点的作用。从长远看，档案信息源的建设目标是:信息收集的特色化与多样化，信息处理的有序化与标准化，信息利用的高速化与网络化。
2)在“国家信息基础结构”中不可缺少的又一组成部分是各种信息应用系统和软件。由于文件信息形成与档案信息管理的特殊性，在目前我国文书与档案工作中应用较多的软件主要有文书工作应用软件、会计档案管理软件和人事档案管理软件，这些具有自身特色的档案信息管理软件的开发和应用，必将对我国“国家信息基础结构” 的建设产生积极的作用。不断开发适合档案信息管理的各类新软件和推广应用这些新软件己成为当今我国档案信息现代化管理过程中的主要任务之一。
3)档案部门要参与“国家信息基础结构”的建设，不可忽视对档案人员的智力投入。在参与“信息高速公路”的建设和管理中，档案人员的作用是多方面的，如档案管理软件的开发，档案工作标准的制定和运用，档案信息数据库建设，档案信息的收集与分析等。但在我国档案工作队伍中，大专文化程度的只占总人数的18%，懂得并能够熟练运用以计算机为核心的现代化技术的档案人员为数不多，这就迫切需要把提高档案干部队伍科技素质的工作作为战略重点来抓。在今后相当长的一段时间内，对档案人员进行计算机教育和普及计算机文化的任务尤为迫切。大英图书馆曾表明:必须抛弃传统偏见，接受新的专业标准，无论在组织上或是在职务上，专业技术水平必须同新的职责、职称相匹配，原来的图书馆员和信息工作者需重新定义。对于这一观点，对我们认识未来在“信息高速公路”建设中档案人员的专业标准有很大的启发作用。可以预见，计算机文化程度将是档案人员的新的专业标准之一。在跨世纪档案事业发展战略中，突出“计算机文化”对档案人员的教育和再教育，应当是档案部门参与我国“信息高速公路”建设的重要目标之一。
