档案馆网络的发展战略
在社会对档案需求日趋普遍化、多样化的今天，任何一个档案馆都不可能在有限的经费、人力和馆舍的情况下，全部满足人们对档案利用的需要。这种状况迫使传统的单个档案馆从互不联系、孤军作战的状态中解脱出来，发展档案馆之间的协作与合作，让各馆有限的资源连成一片，相互结合，构成资源共享网络。可以认为，建立档案馆网络是实现档案馆现代化的重要环节。新中国成立以后，档案馆事业得到了相当规模的发展。到1995年底，全国共有各级各类档案馆3574个，在此基础上初步建成了档案馆网络。对以往的工作进行回顾与评价，探索新的发展思路，使我国的档案馆网络建设更能适应形势的需要，是很有必要的，在制定档案事业发展的战略时，对档案馆网络的现状和未来作一番认真的考察分析，更是必要的。
一、现状分析
新中国档案事业创建之初，国家就把档案馆建设作为主要内容。1956年4月16日国务院在《关于加强国家档案工作的决定》中指出:“国家档案局应该全面规划、逐步地在首都和各省区建立中央和地方的国家档案馆。"1992年1月27日国家档案局颁布了《全国档案馆设置原则和布局方案》，为档案馆建设的宏观规划和合理布局构建了一个基本框架，这一文件实际上成为指导我国档案馆建设与发展的纲领性文件。经过40年的努力，在国家档案局的组织规划下，我国卓有成效地建立和发展了各级各类档案馆，已初步建立起一个以广泛分布于中央、省、地(市)、县四级的国家综合档案馆为主体，以其它专门档案馆、部门档案馆和企事业单位档案馆为辅的档案馆体系。实践证明，我国的档案馆组织体系与我国的行政管理体制基本适应，并能经济有效地管理和利用档案。
但是，我国的档案馆网络还处于低水平阶段，至今尚未形成实际有效的档案馆网络，主要问题表现在以下五个方面:
(一)缺乏广泛、持久的协作
档案馆之间的协作是档案馆网络的基础。仅有一定数量的档案馆，而不通过一定的方式把不同类型、不同等级的档案馆组织起来，构成一个既有分工、又有联系的有机整体，仍不能成为档案馆网络。这样联系就是围绕着资源共享这个目的而开展的广泛和持久的协作。这种协作不仅是档案馆网络的主要工作内容，也是构成档案馆网络的必要条件。目前，我国的档案馆之间分工基本明确，关系也基本理顺，相互之间的协作不能说一点也没有，但缺乏广度和深度，更缺乏持久和稳定，往往是协作项目完成了，协作也就中止了，联系也就中断了。
(二)缺乏协调和管理
档案馆网络是在传统的档案馆协作与合作的基础上发展起来的，传统的档案馆协作是各级各类档案馆之间的松散的合作关系，是参加协作的成员馆通过约定或自愿的形式作为联系的纽带，不具有管理与协调的职能，因此是一种非正式的不稳定的合作形式。
而档案馆网络具有协调和控制的职能，需要规划和实施档案馆网络的发展计划，制定档案馆协作的共同准则，明确各成员馆的权利和义务。由于受传统档案馆网络观念的影响，我们历来重视对每个档案馆的指导和监督，而忽视了对档案馆间联系的协调和管理。因此，档案馆网络的建设和运行基本上处于一种无序状态。
(三)缺乏理论指导
在档案学的论著中很少涉及档案馆网络，更谈不上对档案馆网络理论进行系统研究。现有的档案学理论认为，档案馆网络就是各级各类档案馆组成的群体，以为只要有了分工明确、布局合理的档案馆群体就有了档案馆网络。因此，将档案馆网络的建设仅限于各级各类档案馆的设置上。当然，在网络建设上提出统一规划、合理布局的原则是有十分重要意义的，它能使档案馆网络建设避免重犯图书馆网络和情报网络建设时的错误，为档案馆网络建设奠定了坚实的基础。然而，各级各类档案馆仅仅是组成档案馆网络的基础。档案馆网络是一个整体概念，离开了协调与协作，各级各类档案馆不可能组成一个纵横交错、脉胳贯通的档案馆体系。现代档案馆网络理论强调的是网络的整体功能，以自上而下的宏观思维方式认识并指导档案馆网络建设。而传统的档案馆网络理论的局限性就在于它是由下而上的，是以每个档案馆的自我系统为基础进行所谓的协作，其结果必然是把协作看成是一种额外负担，有利就干，无利就推，无法建成实际有效的档案馆网络也就不足为怪了。正是由于理论的滞后影响了我国档案馆网络的建设和发展。
(四)缺乏技术支持
现代档案馆网络是档案馆业务协作网络与档案馆计算机检索网络的有机结合。档案馆网络中的各成员馆利用计算机和通讯技术，作为终端把自己和网络连结起来，使用网络的数据库系统，分享网络内的资源。因此，计算机、数据库和通讯系统是构成现代档案馆网络的三个基本要素，是网络活动的物质基础。没有计算机技术与通讯技术作为后盾，档案馆网络要真正形成和稳定运行是不可能的。目前我国档案馆计算机检索系统大都是单机单用户系统或多用户主机系统，档案馆尚未形成联网检索网络，从而大大影响了档案馆网络功能和效用的发挥。从技术的角度讲，我国的档案馆网络并没有形成。
(五)缺乏制度和经费的保障
档案馆网络不是一种松散的联盟，不是为了完成某项共同的任务而构成的非正式的暂时性的协作形式，而是一种正式的、相对固定的、联系紧密的组织形式。要保证档案馆网络的正常运行，必须颁布有关档案馆网络的政策法规，建立健全档案馆网络的规章制度。目前，作为个体的档案馆有相应的政策法规和规章制度，而作为整体的档案馆网络却缺乏制度的保证。此外，档案馆网络的建设和运行是需要投人经费的，而现在国家在档案馆方面的财政支出都用于每个具体的档案馆，档案馆网络的建设几乎没有任何投资。这种重视个体档案馆建设而忽视档案馆网络建设的做法，使档案馆网络建设只是停留在口头上，而无法取得实际的进展。
二、发展战略思考
(一)赋予档案馆网络以新的合义
妨碍我国档案馆网络建设的重要原因之一是网络的传统观念，对网络的传统认识使现代档案馆网络无法在我国建成。因此，要想使我国的档案馆网络真正形成并稳定运行，必须突破传统网络观念所存在的局限性，赋予档案馆网络以新的含义，为档案馆网络建设提供坚实的理论基础。
网络就其一般意义而言，是指纵横交错而成的组织或系统。档案馆网络是指众多档案馆按一定的组织原则所组成的、具有馆际合作功能的档案馆体系。因此，档案馆网络首先是一种实体网络，即由各级各类档案馆实体构成的集合体;其次是一种协作网络，即以增强其社会功能为目的而形成的档案馆联合体;第三是一种检索网络，即利用计算机联网技术对各个档案馆的档案信息资源进行处理而形成的档案馆技术结合体。
档案馆网络发端于档案馆之间的合作，是在档案馆合作、档案馆联合的基础上发展起来的。档案馆合作是指两个或多个档案馆之间在工作和服务等方面的配合而开展的单项业务合作活动，其形式比较松散。档案馆联合是指某一地区、某一专业系统的档案馆群体在自愿的原则下开展馆际协作的一种形式。一般要求在相互协商的条件下，签订相应的合作协议，并根据协议的要求制定出正规的管理制度。因此，与档案馆合作相比，档案馆联合的组织形式比较稳定。档案馆网络作为传统的档案馆合作与联合的一种扩大和深化，是一种新型的档案馆事业的组织形式。它具有以下三个特征:一是整体性。档案馆网络是一个整体、宏观的概念，其建立的理论基础是系统论和控制论，即通过对网络内各级各类档案馆的有效控制，实现整个档案馆网络结构的优化，从而产生系统整体功能与效益。因此，档案馆网络具有管理和协调的功能，通过规划和制定网络发展计划，制定网络标准和准则，使档案馆网络成为一个正式的、严密的、有组织的档案馆联合组织。二是目的性。档案馆网络的建立具有明确的目的性，这就是资源共享，即以网络的力量来为社会提供优质的档案服务，以满足日益增长的社会档案需求。因此，组成网络的基本动力就是实现资源共享。三是技术性。档案馆网络是一个高技术含量的组织形式，网络的活动基础是计算机技术和通讯技术。离开了计算机和通讯系统，档案馆网络的活动就无法进行。
档案馆网络的实质是用一种稳定的、大规模的组织结构形式来实现资源共享的目的，以适应社会发展的需要。因此，档案馆网络的活动总是围绕着资源共享这个共同的要求而展开的，它的内容总是围绕着如何促使档案馆资源更好地被利用，如何为利用者提供更多更好的服务。档案馆资源不单纯是指档案信息资源，而且还包括档案馆的人才资源、设备资源、智力成果资源等。因而，档案馆网络的活动不仅包括馆际互借、编制联合目录、建立计算机档案检索网络，而且包括人才的培训、工作经验的交流、合作与协调档案学研究、联合开展参考咨询活动和编研工作、大型昂贵设备的共同享用等。这些丰富多样的活动内容正是档案馆网络富有生命力和创造力的具体表现。
用现代档案馆网络的观念看我国档案馆网络的现状，我们不难发现我国档案馆网络建设目前还处于网络的初级形态。建立现代档案馆网络理论并用于我国档案馆网络建设的实践是当务之急。
(二)真正确立宏观型的档案馆网络发展战略思想
在档案馆网络建设中存在着截然不同的两种战略思想，一种是微观型的建网思想，它的特点是“由点到网”、“由下而上”，认为档案馆网络的发展取决于一个个具体的各级各类档案馆的高度发展，只要完善和发展了各级各类的档案馆，并在此基础上进行协作，就能建立起档案馆网络。另一种是宏观型的建网思想，它的特点是“由网到点”、“由上而下”，它强调根据档案馆事业在整个社会大系统中所承担的任务，来规定档案馆网络的功能，网络中的每个成员馆都要按照网络功能的要求进行活动，都要按照网络功能的要求调整其内部系统结构。显然，用微观型的战略思想指导档案馆网络建设是无法使网络具有应有的功能的，只有在宏观型的战略思想指导下，档案馆网络建设才能走上健康的道路，使档案馆网络真正成为一个具有特定社会功能的社会信息系统。由于我国在档案馆的设置和布局方面贯彻了统一规划的原则，因而给人们的感觉是我国的档案馆网络建设已经确立了宏观型的发展战略。其实不然，在档案馆网络的具体建设过程中仍然被微观型的战略思想所左右，强调的是档案馆的个体发展的完善，缺乏整体化、协作化的思想指导。因此，真正确立宏观型的发展战略思想是保证我国档案馆网络建设健康发展的关键所在。
(三)按照客观规律建设和管理档案馆网络
一切事物的运动都遵循着一定的客观规律，而原则是人们对客观规律的认识，是人们在从事某项活动时所依据的准绳。我们在建设和管理档案馆网络时，也应按照其客观规律遵循以下原则:
一是与社会发展相适应的原则。我国档案馆网络是国家信息网络的重要基础，是一个开放型的社会信息服务系统。因此，其发展速度、规模、水平等必须与国民经济和社会其它事业的发展状况相协调，受到社会整体发展水平与状况的制约。首先，档案馆网络的发展受到社会经济发展的制约。社会经济发展的水平与状况直接影响档案馆网络的建设，良好的国民经济发展状况，可为档案馆网络的建设提供充裕的物质与经费。其次，档案馆网络作为国家科学文化事业的一部分，又受制于整个国家科学文化事业的发展，国家科学文化政策和科学文化事业的发展水平，为档案馆网络建设提供社会环境保障。第三，档案馆网络的发展还受制于社会生产力和科学技术的发展水平。因为，档案馆网络是以计算机技术和通讯技术为基础的，离开了科学技术这个基础，档案馆网络就失去了存在的基本条件。总之，档案馆网络的建设必须与社会发展相适应，任何试图超越一定阶段社会所能提供的可能条件来建设档案馆网络的企图都是不现实的，也不利于档案馆网络的建设。
二是统一领导原则。档案馆网络是一个具有整体性的档案馆集合体，其发展和建设过程必须坚持统一领导的原则。只有集中统一地组织和管理整个档案馆事业，有计划地发展和建设档案馆网络，才有可能在全国范围内建立起一个统一的、布局合理的档案馆网络，避免网络尤其是检索网络建设分散重复的弊病。因此，统一领导原则是建设和发展档案馆网络的组织保障。统一领导原则体现在档案行政管理部门应承担以下职责:(1)统一规定档案馆网络的结构形式和整体功能，对档案馆网络的发展制订总体规划和各项专门计划;（2)制定各级各类档案馆的职责范围和业务建设规划，并明确相应的性质、任务与职责;(3)提出各级各类档案馆的设置原则与布局方案，并与有关部门协同指导和监督、共同建设与管理的档案馆;(4)组织档案馆网络协作，实现资源共享;(5)组织、检查、监督、指导档案馆网络规划与计划的实施。
三是协调、协作和共享原则。档案馆网络的基础是各级各类档案馆，因此，为了获得网络的更高效益与效率，不仅需要统一领导，更需要各档案馆之间的广泛协调与协作。从某种意义上讲，协调与协作是档案馆网络内馆际联系的基本形式，而协调与协作的目的是为了资源共享。即通过协作、协调，进一步明确分工，理顺关系，实现档案馆资源的社会共享性，从而提高档案馆网络的整体水平和运行质量。
四是动态原则。档案馆网络是一个动态结构，需要根据档案馆网络发展的动力机制、原因与规律的演化，不断调整馆网组织结构，使之在动态平衡中得到不断发展。同时，也只有使档案馆网络处于动态之中，才能使之与社会环境保持最佳适应状态。与单一的国家综合档案馆所组成的档案馆网络不同，目前，我国已建成了以国家综合性档案馆为主体，以专门档案馆、部门档案馆和企事业单位档案馆为辅的档案馆网络。而进一步完善专门档案馆和部门档案馆体系，使档案馆网络具有更合理的空间布局，已成为档案馆网络建设的新课题。
(四)我国档案馆网络建设中的几个重要环节
第一，必须建立一系列的网络标准和规章制度。标准是档案馆网络形成和完善的基础，没有标准就没有各个档案馆活动的统一和规范化，更没有档案馆间的协作和协调。由于我国的档案馆长期以来以手工作业为其主要的工作方式，相互之间又缺乏交流.因此，标准化的基础比较薄弱。为档案馆网络的建设.必须加速标准化的进程，其中包括代号代码标准、格式标准、设备标准、数据库标准、通讯技术标准等。规章制度是档案馆网络正常运行的必要保证，它规定了各个成员馆的职责和义务，从而使档案馆网络的活动有章可循，并使各成员馆之间的联系固定下来。因此，要把规章制度的制定和执行作为档案馆网络建设的基础工作来抓。
第二，要大力发展档案馆协作。如果说制定网络标准和制度是建网的业务准备的话，那么，发展协作可以说是建网的组织准备。因为协作是档案馆际联络联系的基本形式，只有通过协作才能实现资源共享的目的，只有通过协作才能加强档案馆之间的联系，从而自然而然地形成某些协作体，而这种协作体则是今后建立档案馆网络的基础。尤其是自动化网络由于经费、设备、人员等一系列问题而不可能在短期内建立的情况下，发展档案馆协作，建立和完善档案馆业务协作网络对于我国现阶段的档案馆网络建设而言具有重要意义。
第三，要将档案馆网络纳人整个国家的文献信息网络之中。随着网络化的不断扩展，档案信息必须与其它类型的信息共同在网络中流通，成为全社会共享的信息。然而，由于我们在档案馆信息管理系统的建设中缺乏宏观的、整体的规划，使许多系统在信息存贮和通信用程序、格式上的标准五花八门，给以后形成整体网络设置了障碍。因此，在建设档案馆计算机检索网络时，其整体规划必须与国家文献信息系统相适应，所以与网络有关的档案标准应当是开放性的，做到与国家标准乃至国际标准的完全兼容。档案馆检索网络首先应以北京的中国国家计算机网络设施(即NCFC)为其网络平台，与Internet相联;其次建设以各地区中心城市(如东北的沈阳、华东的上海、华南的广州、华中的武汉、西北的西安、西南的重庆等)为网络中心节点;再次建设以各个省会为网络中心分节点，中心节点为地域网络，分节点为局域网络;最后建设以各个档案馆为网络的节点。
第四，要抓紧人员培训。物质准备和组织准备固然重要，但人员培养更为重要。没有一支训练有素、掌握现代网络技术和知识的人才队伍，不要说物质准备和组织准备难以搞好，就是有了充分的物质准备和组织准备，完成了自动化网络的组建，也无法保证网络的正常运转。
第五，要明确职责，加强协调管理。档案馆网络作为一种新型的档案馆事业的组织形式，它应设有专门从事网络管理和协调的职能机构，以保证网络的稳定性、严密性。由于我国档案事业实行的是统一领导、分级管理的管理体制，各地档案行政管理部门应当成为地区档案馆网络的管理和协调机构，各专业主管机关的档案管理部门应当成为系统档案馆网络的管理和协调机构，国家档案局则应成为国家档案馆网络的管理和协调机构。
