档案鉴定理论
档案鉴定就是鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁。它直接决定着档案的存毁，是档案管理中最重要同时也是难度最大的一项工作，因此受到了世界各国档案界的高度重视。
在古代，由于档案数量较少，鉴定尤其是销毁档案的必要性和迫切性尚不突出，鉴定工作未能成为档案工作的主要内容。从奴隶社会到封建社会，档案一直是奴隶主和封建主的私有财产，其存毁自然取决于奴隶主和封建主的利益和意愿。另外，由于档案保管的分散性，即使鉴定档案也无需统一的标准，更谈不上采用科学的制度。
直到14世纪，欧洲国家的一些自治城镇才开始出现淘汰公文的做法。一般是成立一个特别委员会来审阅庞杂的文件，将其中有价值的档案加以保存，把无用或重复的文件淘汰掉。上述做法虽然还不能与今天的档案鉴定工作相提并论，但它标志着人们已开始认识到区分有用和无用文件的必要性。出现这种做法的一个重要原因是中国的造纸技术已传人欧洲并得到普遍应用，其后果之一就是急剧增加的档案对保管空间造成很大压力，致使淘汰档案文件的必要性日益突出。．然而，由于当时档案的所有者形形色色且互无联系，淘汰公文的做法还难以成为一项普遍的制度。淘汰档案的做法被人们普遍承认和采用，并发展成为今天意义上的档案鉴定工作，是从近代法国档案改革开始的。
1789年的法国档案工作改革揭开了正规档案鉴定的序幕。改革中颁布的《穑月七日档案法》中规定，巴黎和各主要行政区中心设立档案清理处，负责清理接管的旧政权档案。为便于清理，法国当时把档案粗略地分为有用文件、历史文件、无用文件和封建文件四大类，规定前两类予以保留，后两类予以销毁。继法国之后，奥地利、德国和俄国等一些国家也相继颁布了有关档案鉴定的简单法规。这些法规有两个共同特点，一是内容都十分笼统，属于粗线条规章；二是大多规定由行政人员自行决定档案的存留和销毁，排斥档案人员在鉴定上发挥作用。
到19世纪末20世纪初，文件数量迅速膨胀，档案鉴定的粗线条规章已无法适应档案实践的客观需要。为此，各国开始研究和制定更详细的鉴定规则和标准。其中首开先河的是德国提出的“年龄鉴定论”，其核心思想就是尊重高龄案卷。这一思想后来不仅成为各国普遍遵循的一条准则，而且意味着档案鉴定工作开始形成其理论形态，这可看做是档案鉴定理论萌发并开始形成的标志。
一、档案鉴定理论的历史发展
档案鉴定理论是各国档案工作者和档案学者依据长期积累的鉴定实践经验，对档案价值规律和档案鉴定原则和标准进行的科学总结，对鉴定实践具有普遍的指导意义。各国由于历史和文化背景存在差异，对档案价值认识的角度也不尽一致，因此，各国的鉴定理论的内容及其提出的鉴定原则和标准一般都具有鲜明的本国特色。另外，由于档案价值及鉴定工作本身的复杂性与困惑性，各种鉴定理论尽管各有其不同的理论角度和理论依据，却没有一种理论在鉴定理论中古据主导地位。
(一)年龄鉴定论
年龄鉴定论是德国档案学者迈斯奈尔于1901年提出的．。他在担任德国国家机密档案馆馆长期间，根据多年的实践经验，总结出了一套档案鉴定的理论体系。这一理论体系由6条一般原则和7条具体标准组成。他指出，鉴定遵循的一般原则包括：第一，事关档案存毁的决定必须当机立断；第二，必须避免极端行为，既不要过于谨慎地保存，也不要过于随便地抛弃；第三，不要以抽象概念作为价值标准；第四，高龄案卷应当受到尊重，16世纪以前的案卷不得销毁；第五，为暂时目的使用的案卷在目的达到后应当销毁；第六，一个永久性机构成立过程中经过的案卷应当保存。此外，他提出的鉴定标准可以概括为两个方面：一是档案内容；二是档案来源。
迈斯奈尔的鉴定理论具有开创性意义。首先，他第一次提出了“高龄案卷应当受到尊重”的著名论断，并设定了具体的禁毁年限，这是一种“颠覆传统”的鉴定思想，改变了过去各国销毁古老文件、保留近期文件的习惯做法，带动它们相继制定禁毁年限，使历史档案得以妥善保存。其次，他第一次提出了较为系统的鉴定原则与标准，改变了过去各国对鉴定进行粗线条简单规定的传统做法，-在理论和实践上均取得重大突破。再次，他第一次提出了档案来源是最重要的鉴定标准之一，强调不能把档案视为零散材料孤立地进行价值评判，而应以档案固有的行政关系为背景进行鉴定，全面考虑形成机关在政府结构中的地位，以及机关职能与上下级单位职能的关系。他的观点是对来源原则在鉴定领域适用性的首次肯定。
(二)行政官员决定论
1这种鉴定观的代表人物是英国档案学者希拉里·詹金逊。他在1922年出版的代表作《档案管理手册》中系统地阐述了自己的鉴定思想，其核心观点就是，档案人员不宜参与文件的鉴定和销毁，鉴定应由行政官员自行决定。詹金逊从正反两方面论证了这一鉴定思想：一方面，他认为文件证据的神圣性是行政官员鉴定的基础，因为文件是行政管理无意识的副产品，是行政活动和事务处理的原始证据，不能允许后来的加工整理者进行人为干预，否则文件的原始证据性就会遭到损害。因此，文件的鉴定应由产生它的行政官员负责。另一方面，他认为档案人员参与文件鉴定至少会带来两种负面后果：一是档案人员在鉴定中的个人判断会玷污档案作为原始证据的神圣性；二是档案人员的干预也会妨碍档案保存目的的实现，不利于满足历史学家或其他研究者对档案的利用需求。因此，档案的鉴定和销毁不宜由档案人员参与。
詹金逊的鉴定理论有其正确与合理的一面。因为档案文件既不是档案人员形成的，也不为档案人员所用，其价值判定及存毁自然不能由档案人员单独决定，而应主要由档案文件的形成者和利用者决定。但他将档案人员排除在鉴定工作之外，也有明显的局限性。这是因为：第一，行政官员由于缺乏客观的历史文化意识，若由其单独自行决定档案的存毁，往往不利于维护档案的原始证据性。行政官员难免会出于个人目的而刻意剔除、销毁甚至编造于己不利或有利的文件。第二，排斥档案人员参与鉴定也不利于保证档案的总体质量，因为行政官员不易准确把握销毁的“度”，既容易销毁过多，也容易销毁过少。第三，排斥档案人员参与鉴定也不利于档案价值的充分发现与实现，因为行政官员站在一个机关的立场，难以从社会总体需求的角度去全面判断档案的历史文化价值。
(三)职能鉴定论
职能鉴定论是波兰档案学者卡林斯基(‘Gustaw Kalenski)在借鉴迈斯奈尔鉴定理论的基础上提出的。他在1934年发表的论文《文件的选择》中提出，．应按照文件形成机关在政府机构体系中的地位和职能的重要性，来确定档案文件的价值及保管期限。说得具体一点，卡林斯基认为，档案文件的价值大小和保管期限的长短与其形成机关的地位高低和职能重要性在总体上成正比。据此，他把档案文件分为两大类：一类是最高行政机关的文件，一般应永久保存；．另一类是低级机关的文件，只需保存一定时期后就可以销毁。此外，卡林斯基还提出了鉴定单份文件的具体标准，即所谓的一般标准、法律标准、行政标准～历史标准、一地理标准、替代标准和典型性标准等。
职能鉴定论的进步意义在于它进一步发展了迈斯奈尔的来源鉴定思想，因为它不仅强调档案价值的鉴定与形成机关的地位和职能直接相关，而且找到了二者之间的对应关系，即形成机关地位越高、职能越重要，档案文件的价值相应就越大。后来，经过实践检验，这一结论虽有一定的科学性和普遍性，但其局限性与片面性也很明显。因为，不具体分析文件的内在价值，而仅从其形成机关的外在角度去鉴定难免有肤浅、粗放之嫌；而仅以机关的地位级别来决定其档案文件的存毁和划定档案文件的保管期限则更有片面和武断之嫌。事实上，高级别机关的文件未必都有保存价值，低级别机关的文件也未必没有保存价值。档案文件的价值特别是历史文化价值，绝不能仅仅由其形成机关的级别地位来决定，而应对其进行全面深入的具体分析。
(四)文件双重价值论
“文件双重价值论”是由美国档案学者西奥多·谢伦伯格提出的。他在1956年出版的代表作《现代档案——原则与技术》中系统地阐述了这一鉴定理论。谢伦伯格认为，公共文件具有两种不同的价值：．一是对原形成机关的第一价值；二是对其他机关和个人利用者的第二价值。具体来说，第一价值分别体现为行政管理价值、法律价值、财务价值和科技价值；第二价值包括证据价值和情报价值。其中，形成机关的行政官员对鉴定第一价值负主要责任，而鉴定第二价值则应主要由档案部门及其工作人员来完成。
与詹金逊和卡林斯基的鉴定理论相比，谢伦伯格的文件双重价值论具有明显的进步与深刻之处。首先，谢伦伯格不再像詹金逊那样反对档案人员参与价值鉴定，而大力主张档案部门及其人员积极参与鉴定工作。这种鉴定观的进步与深刻之处表现在它不仅避免了鉴定的片面性，有利于全面发现档案的历史价值，而且深刻地反映了历史档案与现行文件的密切联系，为从机关文件到档案馆档案的一体化管理提供了有力的保证。这正是谢伦伯格的现代鉴定观取代詹金逊的古典鉴定观的根本原因。其次，谢伦伯格不再像卡林斯基那样把鉴定标准的重心单一地放在形成机关的地位和职能等外在特征上，而主张从文件自身属性与利用者需求的关系的角度来判断档案文件的价值。这种鉴定观的理论贡献是：一是它确认了档案价值是档案文件客体满足利用者主体需求的关系，真正揭示了价值的实质；二是把档案价值根据不同需求主体区分为两种形态，使认识更加深入。后来，欧美档案学者正是依据文件双重价值形态的转化提出了文件生命周期理论，谢伦伯格也由于在档案鉴定理论上的重要贡献而被誉为“美国档案鉴定理论之父”。
(五)利用决定论
这种鉴定观是谢伦伯格之后的一些美国档案学者提出的，代表人物主要有菲斯本、布里奇弗德和芬奇等。他们的核心观点是将学者特别是历史学家的实际利用和预期利用视为鉴定档案的最重要标准，鼓吹第二价值决定档案的根本性质。他们有的主张“编史工作的最新趋势是判断文件价值的首要标准”；有的提出“鉴定既要考虑文献资源的长远利用，又要考虑学者的潜在需求”；有的更进一步指出“了解用户为什么和怎样接近档案将提供鉴定文件的新标准”。总之，这种鉴定观一切从利用者的角度出发，突出强调学者的需求是判断文件价值的决定性标准。
尽管利用决定论的倡导者们希望通过关注利用者的需求来增强社会公众的档案意识，具有一定的积极意义与合理性。但这种鉴定观的局限性是不容否认的，且很可能带来严重后果。因为一方面，利用决定论会使鉴定过程带有很大的随意性、片段性和非协调性。档案人员如果与学术市场联系得过于紧密，就必然导致馆藏档案只限于满足狭隘的学术研究需要，无法广泛地反映人类社会生活的方方面面；另一方面，利用决定论实际上破坏了文件在其形成者业务活动中形成的有机联系，完全忽视了形成者延续机构记忆的需要。它使鉴定标准脱离了文件及其形成者本身，从而削弱了文件来源的重要地位，损害了文件在社会记忆中的真正价值。正因为如此，利用决定论后来遭到了美国档案学者的批评和否定。
(六)宏观鉴定论
宏观鉴定论是一个统称，主要包括“社会分析与职能鉴定论”、“文献战略”和“宏观鉴定战略”。
1．社会分析与职能鉴定论
这是德国档案学者汉斯·布姆斯(Hans Booms)最早提出的。他早在20世纪60年代末70年代初就指出档案价值应当是社会自身价值的反映，既不取决于詹金逊所说的行政官员，也不取决于谢伦伯格所说的历史学家，而是取决于人民大众。布姆斯起初认为社会公共舆论是鉴定档案价值的重要标准，但后来认识到这一标准太过抽象而且不切实际，就对其鉴定理论作了改进。到20世纪90年代初，布姆斯的“社会分析与职能鉴定论”基本成熟。他的核心观点是主张档案应体现文件产生时期的社会价值，但这种社会价值最好不是直接通过研究社会公共舆论来确定，而是间接通过了解重要文件形成者的职能来判断。这样一来，档案人员在鉴定时需要对文件形成者特别是其职能进行全面分析。只有这样，才能用明确的文件形成者职能来体现复杂的社会价值，也才能使鉴定标准相对简单明确，而且具有可操作性。因此，社会分析与职能鉴定论的理论核心就是以文件形成者职能来体现社会价值。
2．文献战略
这是美国档案学者海伦·塞穆尔斯(Helen Samules)予20世纪80年代中期提出的。她针对传统鉴定方法存在的不足，要求改变传统鉴定过多关注文件形成机关的组织结构和文件的外在形式的做法，转而围绕某一正在进行的主题、业务活动或地域制定鉴定方案，其特点就是要求以文件的主题作为主要鉴定标准。这一鉴定理论就是“文献战略”。文献战略提出后，北美档案界对此产生争议。不少学者认为，文献战略的不足在于缺少确定主题的适当方法，适用范围较窄。后来塞穆尔斯也认识到文献战略的不足，到20世纪90年代初，她将“机构职能分析”的观点引入了文献战略，使这一鉴定理论相对完善。调整后的文献战略指出，鉴定的起点不再是检验具体文件，而是分析文件产生的背景，特别是现代社会中面对机关频繁变动的现实。只有将鉴定的着眼点从形成机关的组织结构转向机关的职能，才能准确地判断档案文件的价值。因此，“文献战略”的核心思想也是依据文件形成机关的职能来判断档案的价值。
3．宏观鉴定战略
这是加拿大档案学者特里·库克于20世纪80年代末提出的。库克同样认为传统的鉴定理论需要革新，主张档案人员在鉴定前需要了解整个社会的运行方式和文件的形成过程，通过鉴定来准确反映社会发展趋势与文件形成者及其职能的有机联系。为此，他提出了“宏观鉴定战略”。这一鉴定理论不再局限于传统理论中的价值标准，提出应全面考虑社会结构、文件形成过程、文件形成者及其职能等多种因素。它使鉴定的重点由根据研究目的判定文件价值转变为根据文件形成者的职能和结构来鉴定文件形成背景或文件来源的重要性。这一思想到1991年在加拿大国家档案馆得到实施，表现形式就是“新宏观鉴定接收战略”。这一战略的基本思想就是，档案应体现文件形成的相互联系，档案价值取决于社会结构，通过社会职能得以体现。为此，加拿大国家档案馆的鉴定方法是以文件有机联系为基础，以文件来源为中心，要求分析和鉴定文件形成机关的职能、计划、活动和业务的重要性。这样一来，鉴定的着眼点不再是单份文件的内容或价值，而是生成文件的政府职能、任务或活动。这种鉴定观显然更加宏观，它超越了传统理论对文件内容的关注，转变为对文件通过其形成机关职能、计划、业务、活动等所表现出来的“宏观联系”的关注。因此，“宏观鉴定战略”的核心思想同样是依据文件形成机关的职能对档案文件进行宏观鉴定。
4．宏观鉴定论的共同点
上述三种鉴定理论具有两个明显的共同点。首先，它们都把档案鉴定提升到更广阔的社会背景之下，都认为档案价值与社会发展密切相关。它们都不再局限于将档案价值单纯理解为文件客体对利用者主体需求的满足，而是将档案价值与社会的运行方式、发展动态紧密相连，视档案价值为社会自身价值的反映。因此它们都属于一种广泛的社会鉴定观。其次，它们都超越了传统鉴定理论中的价值标准，转而强调职能鉴定标准。它们规定的鉴定着眼点都不再是具体文件，也不再是文件的内容，而都是文件形成者的职能、任务或活动。它们都认为文件形成者的职能就是社会宏观职能的最佳体现。因此它们都属于一种宏观的职能鉴定观。这两个共同点是上述三种鉴定理论的深刻与独到之处，也反映了现代社会生活联系日益紧密且呈一体化的宏观趋势。但它的不足之处在于，这种宏观鉴定在现实操作中难以具体化，要将其具体化为可操作的鉴定标准难度极大；．容易造成浮泛、粗放的鉴定结果。
二、档案鉴定理论的基本内容
尽管各国档案鉴定理论的论述角度与具体内容不尽相同，。但它们还是存在·定的共性。这些共性主要表现在各国档案鉴定理论通常需要涵盖三个方面的基本内容，即对档案价值的认识、对鉴定原则的规定和对鉴定标准的制定。
(一)对档案价值的认识
各国档案鉴定理论对档案价值的认识基本达成了共识，即大多认为档案价值是由两个方面的基本因素构成的：一是档案自身的特点，包括其内容、来源、形式等方面特点；二是社会对档案的客观利用需求。换句话说，档案价值就是档案满足利用者需求的一种关系及其程度。
这两种因素各有特点，对档案价值的影响也各不相同。档案自身的内容、来源和形式特点具有明显的确定性和稳定性，一经产生就不再改变，因此是档案价值的基础。而社会对档案的利用需求具有很强的不确定性和不稳定性，始终处在不断的发展变化之中，因此成为档案价值的主要决定因素。这也就决定了档案鉴定的着眼点从表面上看是档案自身，实际上却是社会需求。因为鉴定的实质就是人们根据社会需求的变化去判断和预测档案价值与社会需求之间的吻合程度。
这两种因素在决定档案价值的过程中也是相互作用和相互依存的。档案客体是档案价值的物质载体，假如离开档案自身，档案价值只能是一种空谈。同样，社会需求是档案价值实现的前提条件，假如脱离社会需求，档案价值就无从谈起。因此在鉴定时，必须综合考虑这两种因素，才能使鉴定出的档案价值具有科学性和全面性。
(二)对鉴定原则的规定
档案鉴定原则是根据档案价值的发展规律总结和提炼出来的一种工作原则，对鉴定的实际工作具有普遍指导意义。从历史发展来看，各国档案鉴定理论对鉴定原则的规定表现出日趋宏观的特点。其中，以苏联和我国的理论概括最为典型。
苏联提出了档案鉴定的四项基本原则：第_是历史主义原则，它要求鉴定者把档案视为一定历史时期的产物，不仅从今天，还要从明天的角度来评判档案价值。第二是党性原则，它与历史主义原则有着不可分割的联系，要求在评判档案价值时确定档案的阶级本质，以便从劳动阶级的利益出发，来理解档案的内容和意义。第三是全面性原则，它是最复杂的一项原则，要求从各个不同方面来研究档案的内容，考虑影响档案价值的一切因素，包括语言、载体、文件上的花纹和标记等。第四是系统性原则，它在鉴定中应用最为广泛，要求不能孤立看待档案价值，而应将档案放在具有有机联系的文件群体中进行价值评判。
我国提出的档案鉴定原则的内容是：必须从社会的总体需求出发，用全面的、历史的、发展的观点来判定档案的价值。这一鉴定原则实际包含了两层涵义：一是确立了档案鉴定的基本指导思想和出发点；二是确定了档案鉴定的三个基本观点。之所以将从社会的总体需求出发作为鉴定工作的基本指导思想和出发点，主要是因为档案是全社会的历史文化财富，其价值从根本上说是由总体意义上的社会需求决定的。因此，鉴定工作不能以个人好恶或小团体利益为准则，必须从社会的总体需求出发，合理地预测档案在社会中的作用。
就档案鉴定的基本观点而言，全面的观点要求全面分析档案的内容、来源和形式等各种因素以及档案文件之间的有机联系，全面预测社会多层次、多角度和多方面对档案的利用需求，并促使上述两方面有机结合。历史的观点的提出是因为档案的本质就是历史记录，所以必须结合档案形成的历史环境和历史条件来分析其价值，不能超越时代界限，从现在的角度去看待过去的档案，这样才能维护历史的本来面目。发展的观点要求尊重档案价值的发展特点和规律，用发展的眼光来衡量档案价值，既要看到档案当前的作用，也要看到它对未来可能具有的作用。
(三)对鉴定标准的制定
与鉴定原则相比，鉴定标准是确保鉴定工作质量的具体手段，也可以看成是对鉴定原则的具体化，因此更具有操作性。从历史发展来看，各国档案鉴定理论大多包含了这一基本内容，并对鉴定标准进行了明确规定。尽管各国考虑的角度或侧重点不完全一致，但鉴定标准还是具有一定的客观性。概括起来，中外档案鉴定理论制定的鉴定标准主要涉及以下五个方面：
第一是档案的来源标准。这里的来源通常是指档案的形成者，形成者在社会上或机关中的地位、作用和职能直接影响甚至决定着档案的价值。因此，职能标准可包含在来源标准之中。假如档案的来源不明确，档案的作用和意义就很难确定。在鉴定工作中，来源标准的运用具有层次性，它在上至整个国家下至机关内部都可以发挥影响力。从国家范围来讲，来源标准通常就是国家各级档案馆确定收集范围的基本依据。对于某一特定机关来说，区分不同来源就是鉴定工作的首要步骤。本机关的档案通常需要重点保存，外机关的来文的价值就需要根据来文机关的地位、职能以及与本机关的关系再作具体判定。具体到机关内部，不同的撰写者和制发机构也会对档案价值产生不同影响，主要职能部门或人员形成的档案往往比一般事务部门或人员的档案价值相对要高。
第二是档案的内容标准。社会对档案的需求集中反映在对档案内容的需求上，因此内容标准是档案鉴定最重要的依据。一般而言，鉴定时主要应依据档案内容的重要性、真实性、客观性、独特性、时效性等因素进行价值判断。具体来说，档案记录事实的重要程度越高、典型性越突出、真实与客观程度越高，档案的价值就越大；．档案内容越新颖独特，或者是越富有本机关特色，档案的价值也就越大。此外，档案内容的时效性也会影响档案价值的大小。
第三是档案的形式特征标准。档案的形式特征通常是指档案的名称、．形成时间、载体形态和记录方式等。这些形式特征在某种情况下可能会对档案价值产生一定影响。确切地说，档案的名称(即通常所指的文种)具有特定的性能和用途，往往在一定程度上反映了档案价值的大小。诸如决定、决议、指示、条例等文种具有较大价值，而诸如通知、简报等处理一般事务的文种价值较低。档案的形成时间是历史的标志，时间越久远的档案无论其内容重要与否，大多具有相对较高的历史价值。档案的形成时间还与其历史环境密切相关，重要历史时期产生的档案通常价值较大。档案在撰稿、印制的过程中往往会形成各种稿本，包括草稿、“定稿、正本、副本、底图和蓝图等。不同的稿本在行政效用和凭证作用上存在区别，上般来说，正本的行政价值最大，而定稿的凭证价值最大，一般被认为是纯粹意义上的档案。另外，档案的外形特点，诸如档案的载体材料、记录方式以及档案的字体、笔迹和图案等标记或印记，也会影响档案价值的高低。档案因此也可能具有文物价值、艺术价值或纪念价值等。
第四是相对价值标准。相对价值是指被鉴定的档案与其他档案相比较而存在的价值，在一定情况下，某些档案的保存价值可以相对提升或降低。档案馆(室)之所以需要运用相对价值标准，主要是为了有效地控制馆(室)藏档案的质量和数量。一般来说，判断相对价值的高低主要依据档案群体的完整程度。因为档案具有明显的群体性，档案个体只有放在与其紧密联系的群体中才能称得上是严格意义上的档案，也才能真正实现档案的价值。·档案鉴定虽然都是针对单份文件或案卷个体，但实际上还必须考虑档案群体的数量和完整程度。现实中的_．般规律是档案个体的价值大小与其群体数量和完整程度成反比。也就是说，某一全宗的档案数量越多，完整程度越高，档案个体的价值相对降低；相反，全宗的档案数量越少，完整程度越低，档案个体的价值相对提高。，因此，根据这一规律，档案鉴定不能只着眼于档案个体本身，还应综合考虑档案全宗的完整程度。
第五是效益标准。这是近些年来欧美档案学者提出的一个新的具有实用性的鉴定标准，对这二标准的理论认同和实践接受经历了一个发展过程。早在20世纪40年代，美国档案学者波尔就指出保管费用是档案鉴定的三要素之一。当时，他的这种观点遭到理论界的批评，被认为过于实用。20世纪60年代以来，一情况发生了变化。美国档案界开始接受并倡导注重效益的鉴定标准，如档案学者布里奇弗德提出档案鉴定应考虑保存和处置的费用，档案学者菲利普认为严格而实用的费用核算是所有例行鉴定工作的必要条件，价值必须同费用放在一起权衡。后来，欧洲国家也接受了鉴定的效益标准，英国档案学者迈克尔·库克指出，鉴定中必须考虑的一个因素就是费用一价值率。效益标准的提出和接受，反映出人们不再局限于从档案客体和社会需求两方面寻求依据，这是鉴定标准日趋实用化的重要表现。我国近年来也提出了效益标准，认为鉴定档案价值必须考虑投入产出比，只有当档案发挥的作用可能超过因保存它所付出的代价时才判定它有保存价值。同时认为这种效益包括经济效益和社会效益两个方面，鉴定时必须两种效益并重。
与前四种比较成熟的鉴定标准相比，效益标准还存在一定的争议。客观地说，效益标准固然有其道理，但偏颇之处也很明显：第一，它与档案自身价值和社会需求不是_个逻辑层面的问题，不能相提并论；第二，这种“算账”性的做法在现实中较难实现，档案的未来价值在被保存前很难预知，只有保存后才可能知道，而知道了其效益后再与保管费用作比较则已经太迟；第三，档案的价值效益与保管费用性质不同，二者本质上不具有可比性。
三、档案鉴定理论的发展规律
深入分析各国档案鉴定理论对档案价值和鉴定标准认识的发展，可以发现以下两个规律性特征：
(一)对档案价值的认识具有从片面到全面、从狭隘到科学的特征
对档案价值的认识和揭示是各国档案鉴定理论的基本内容之一。档案鉴定理论的发展表明，各国学者在不同时期提出的鉴定观都包含了对档案价值的认识和揭示，而且他们对档案价值的认识经历了一个不断深化和提高的螺旋式上升过程。
“行政官员决定论”把档案价值界定为文件对形成机关行政官员的作用，也就是谢伦伯格所说的“第一价值”。“职能鉴定论”也把档案价值理解为形成机关地位高低和职能大小的对应表现，强调的同样只是文件的第一价值。这说明，詹金逊和卡林斯基对档案价值的认识和揭示是较为片面的，这也正是他们鉴定观的重要局限。“双重价值论”对文件价值的认识开始从片面走向全面，不仅包含了第一价值，还兼顾了第二价值。这种全面、准确的鉴定观使谢伦伯格超越了前人。而“利用决定论”对价值的认识跳到了另一个极端，暴露出过于强调第二价值而忽视第一价值的局限，也是一种片面的鉴定观。“宏观鉴定论”从较为宏观的视角将档案价值提升为社会价值，实际上不仅包括第一价值，而且包含第二价值。可以说，宏观鉴定论继承了双重价值论的精华，并且使鉴定理论具有了一个更广泛的研究视野。
鉴定观的发展进程显示出各国档案学者对价值的认识具有从片面走向全面、从狭隘走向科学的规律性特征。这不仅符合人们的认识规律，也是由文件和档案的运动规律决定的。因为文件从作为形成机关行政管理和业务运转的管理工具到转变为人类社会实践活动的历史记录——档案，导致变化的根本因素还是文件内在价值形态的转化。随着学者们对文件和档案运动过程和规律认识的深化，他们对档案价值的揭示必然会更加全面和科学。
(二)对鉴定标准的规定具有从微观到宏观、从具体到相对抽象的特征
对鉴定标准的规定也是各国档案鉴定理论的基本内容之一。各国档案鉴定理论的发展表明，各国学者对鉴定标准的规定虽不完全一致，但总体遵循了从微观到宏观、从具体到相对抽象的发展规律。
在对鉴定标准的规定上，“年龄鉴定论”提出的是档案的形成时间，“行政官员决定论”提出的是档案的来源，“职能鉴定论”提出的是档案的来源和职能，“双重价值论”提出的是档案的内容属性，“利用决定论”提出的是用户的需求。可见，这些鉴定标准都是比较具体、微观的。相比之下，“宏观鉴定论”使鉴定标准发生了较大的转折，它们不再采用时间、来源、职能、内容或用户之类的具体标准，而是改用更加宏观且相对抽象的“文件形成机关的社会职能”标准。确切地说，它们使鉴定标准脱离了文件的具体内容，上升为文件形成者的宏观职能，从而使鉴定方式和方法从分散变为集中、由个别变为系统。鉴定人员无需陷于审阅文件具体内容的繁杂工作之中，也不再为主观预测未来的利用需求备感惶恐和苦恼，相反，在鉴定时只需依据文件形成的社会机制和文件生成的有机联系，系统地分析文件形成者的职能在社会中的独特性。
上述鉴定观对鉴定标准规定的变化显示出了从微观走向宏观、从具体走向相对抽象的规律性特征，这是适应信息时代、特别是电子时代发展需要的。信息时代的来临，文件数量的大幅增长，使档案鉴定的迫切性更加突出，工作量也大大增加。电子文件的大量涌现对传统的档案鉴定理论与方法更是带来了前所未有的冲击和挑战。与以前的鉴定理论相比，宏观鉴定论具有更加宏观和超前的特点。一方面，它们把鉴定的对象从文件自身转向文件形成者，使鉴定方式和方法从具体变为宏观、由复杂变为简捷。鉴定人员不再受文件数量庞大、内容繁杂等特点的困扰，在鉴定时只需以宏观的眼光审视文件形成者及其职能的社会分工。另一方面，它们把鉴定的执行时间从文件形成之后转向形成之时甚至形成之前，使鉴定方式和方法从滞后变为超前、由固定变为灵活机动。鉴定人员既能摆脱对文件实体的依赖，无需等到文件形成之后才进行鉴定；又能打破时空限制，根据需要随时随地进行鉴定。可见，宏观鉴定论的优势在于更好地适应了电子文件的特点，使鉴定不再依赖于文件实体_不再局限于内容标准，并且实现了鉴定时间的前移，从而更有利于满足信息可流动而且易变动的电子文件的鉴定需求。
