档案学基础理论概述
理论是科学的生命，无理论无以成科学，档案学也不例外。档案学作为一门应用科学，其理论的内容及抽象程度自然有其应用科学的基本特点，而不能与哲学、数学等纯理论科学混为一谈。档案学的宗旨是要解决档案尤其是档案管理实践中的原理、原则、方法、技术等方面的理论问题，为人们认识档案与档案管理现象、做好档案管理工作提供理论武器。像大多数应用学科一样，档案学的学科内容除档案与档案管理现象的一般性知识外，其理论部分大致由两个层面构成：一是基础理论层，二是具体操作层。基础理论层一般被称为基础理论，即对学科研究具有普遍的基础意义的规律性理论问题的探讨；具体操作层是指对在某些具体的操作实践中所特有的规律性、技巧性问题的理论探讨。
一、档案学基础理论的构成
档案学基础理论主要由两个层面构成：一是对档案与档案管理活动的基本理论性认识，如档案的定义、本质、种类、作用、价值及其规律，档案管理活动的性质、规律，档案与档案管理的历史发展进程及规律等；二是档案管理的基本理论，即关于档案管理的总体性、宏观性理论问题和档案管理基本方法、原则的理论探讨。这种理论与具体操作层的理论的区别是：它具有普遍性、基础性，未必能解决具体的操作问题，但却对具体操作具有基础性的理论指导意义，对人们深刻思考档案管理问题具有理论启示价值。第一层面的档案学基础理论问题在前面各章已充分展开，本章则主要讲述第二层面即档案管理的基本理论问题。
二、档案管理基本理论的主要内容
档案管理基本理论又称档案管理理论，是关于档案管理活动的总体性、宏观性理论问题和档案管理基本方法、原则的理论探讨。换句话说，就是对档案管理活动究竟是怎么回事，档案总体上究竟应该怎样管，为什么要这样管而不能那样管等基本理论问题的探讨。其主要内容除涉及更宏观层面的问题外，从目前看，大致涉及以下两个方面：
(一)对档案管理工作的总体理论认识与剖析 ．
档案管理工作作为一种管理活动，虽与社会中的其他管理有相同之处，但也有其自身的特殊性。对这一工作的总体理论认识与剖析，可采用不同的理论角度与方法。如可用信息论、系统论、控制论的角度与方法，将其划分为档案信息的采集(输入)、加工、处理、输出、反馈、调整等环节，并将其总体上作为一个相对独立的工作系统加以剖析、研究。当然，也可以从档案管理工作的具体业务操作环节(如收集、整理、保管等)角度进行认识分析。目前，中国档案界一般是将上述两种角度、方法结合起来，将档案管理工作划分为“八项内容”与“两大方面”，并将其看做是一个与外界有直接的信息交换和制约关系的开放系统。
将“八项内容”展开，实质上就是档案管理学的内容。而“两大方面”(即“实体管理”与“信息内容的开发利用”)的分法则具有宏观的理论指导意义：第一，它进一步揭示出了二者之间的理论关系，为人们从总体上把握好档案工作提供了理论指导：实体管理是“手段”和“基础”，内容信息的开发利用是“目的”及“方向”。管档案不是单纯为了管档案，而是为了用档案，但用档案又离不开手段这个基础的支撑。中国档案界在“文化大革命”之前的“基础工作”与“利用工作”的分法也有同样的理论功效。第二，它可以解释档案管理基本方法上的“二元”现象，即实体管理与内容信息的开发利用分别采用了两种理论性质不同的基本方法：前者以历史主义方法为主，或者说基本上只能采用历史主义的方法；后者则多种方法同时并用，且以逻辑主义方法为主(详细内容参阅中国人民大学出版社1996年版《档案管理学(修订本)》的“导论”)。
(二)对档案管理基本方法的理论探讨
档案管理的方法存在于档案管理的各项具体业务操作之中，人类社会的管理活动均是靠各种方法和装备、工具进行活动并实现其目的的。档案管理的各种业务性操作中使用的方法是多种多样且极为复杂的，其根本宗旨都是通过维护档案的原始性来维护社会历史的真实面貌。因此，档案管理的基本方法或核心方法是历史主义的方法。尽管历史主义方法在不同历史时期、不同管理环节上的具体应用有所不同，但它始终是档案管理的灵魂。
档案分类是档案管理的重要方法，而不同的分类方法的管理功能及效果明显不同。一般认为，分类方法有所谓“历史主义”与“逻辑主义”两大流派。“历史主义”的分法是指根据事物真实的存在状态与界线对事物所作的直接认定与划分的方法。如将国家分成省、将大学分成系、将一年分为四季，或将国家分为“南半球国家”和“北半球国家”等。这种分法不是抽象的逻辑性分法，其划分标准与界线是真实存在的客观现实(因此又称为“客观主义”或“自然主义”的方法)；而“逻辑主义”的分法(即形式逻辑意义上的概念划分形式)，其基本原理与机制是根据事物抽象的属性与特征，在观念中对事物进行分类，并形成概念性的类别。如将人分成男人与女人、好人与坏人，将国家分成社会主义国家、资本主义国家或发达国家、发展中国家等。由于档案是历史的原始记录且形成于各 P237 个具体的社会组织与个人的社会实践活动之中，人们保存和使用档案的目的也在于考证史实、保持历史事实的本来面貌，所以，其实体管理一般只能采用历史主义的分法或以历史主义分法为主。如将其直接认定为具体的全宗、工程项目，将全宗内文书档案直接分为具体的年度、机构类等。而档案的信息则有多向成类性，且人们对其的需求也是多种多样的，所以，对档案信息的分类则是多种方法同时并用，一般以逻辑主义方法为主，同时也常常需要兼顾档案文件之间的历史联系，辅之以历史主义的方法。
来源原则是历史主义方法在档案管理中的具体应用。这一原则是人们在实践中对档案管理方法进行深刻反思的基础上形成并逐渐被世界各国所接受的，其思想理论内涵极其深刻，所以引起了各国档案界广泛持久的发掘、探讨。无论是其早期的雏形，还是演变发展中的各种形态，乃至20世纪90年代出现的“新来源观”，都从来没有离开过历史主义的方法论。从尊重档案形成过程中的有机联系，到注重文件的形成过程和背景；从通过实体集合来反映文件之间的有机联系，到使用元数据来记录文件的结构和背景信息，其实质都是尊重历史，维护历史记忆的真实和可靠。
文件生命周期理论是一个从宏观角度分析、研究文件与档案管理问题的理论，它将文件与档案在社会实践中的作用及其运行和转化看做一个类似生命现象的周期性过程，突出强调了文件与档案运行、管理活动的整体性与有机连续性，为实现所谓“文档一体化管理”奠定了理论基础。因此，它也迅速在各国传播并被人们所接受，引起了人们对其进行深入理论发掘、探讨的兴趣。文件生命周期理论的实质在于探寻客观存在的文件运动规律，并以此作为确定文件、档案管理体制、管理方法的依据，其历史主义内核不言而喻。
档案鉴定是档案管理的重点和难点之一，是一项充满复杂性与困惑性的工作。在长期的实践和研究中，中外档案鉴定理论日益趋同的基点就是必须采用历史主义的方法。20世纪八九十年代形成的“社会分析与职能鉴定论”、“文献战略”和“宏观鉴定战略”等，它们一个鲜明的共同点是主张将档案所反映的历史事实的重要程度作为判定档案价值的依据，而不是根据档案形成者或利用者的某种需要，其实质正是历史主义的方法和理念。
