档案工作标准体系
一、我国档案工作标准体系的建设历程我国的档案工作标准化建设大体经过了以下三个主要阶段：
(一)草创阶段
中华人民共和国建立后，在百废待兴之时，国家为强化对档案和档案工作的集中管理，中共中央办公厅、国务院秘书厅及党、政、军各系统曾经制定并实施了一些档案管理的标准。例如，1950年4月26日，中共中央办公厅制定了《关于统一文件纸形与格式的规定》。这是新中国成立后第一份档案工作标准化文件。1955—1957年，各有关方面又分别制定过有关案卷格式、档案保管期限等的标准。这个时期由于我国的档案管理工作具有较强的封闭性，各个单位的档案成分较为单一，社会对档案管理标准的客观需求也较弱，所以，标准化工作只是处于草创时期，而且仅有的几个标准性的文件也都是以政府规章的形式出现的。
(二)发展阶段
1979年，国家为加强标准化工作，专门颁布了《中华人民共和国标准化管理条例》。同年12月，全国文献工作标准化技术委员会又组织召开了全国文献检索标准化工作会议。在这次会议上，国家档案局提出了在档案工作领域内实行检索标准化的建议。1982年，在全国档案工作会议上，国家档案局又正式提出了要在三年内对档案全宗的划分、分类、编号和案卷封面、目录格式、卡片规格等实行规范化，并组织制定档案管理标准方案。为了加强对我国档案工作标准化工作的组织与管理，1983年2月，国家档案局成立了全国档案工作标准化领导小组，该组织下设档案著录、档案分类检索、名词术语3个工作小组，分别负责起草有关标准。1986年，国家档案局在档案科学技术研究所中专门设立了标准化研究室，协助领导小组对标准化工作进行协调和组织管理。与此同时，一些地方的档案行政机关也积极开展档案工作的标准化工作，吉林、辽宁、黑龙江、四川、甘肃、江西、湖北、江苏、山东、湖南、天津、安徽、上海等地方的档案局，分别制定了文书档案管理表格、检索工具格式、业务建设规范、案卷质量标准等标准化方面的文件。这些技术性的标准，按照标准化管理条例的规定，都属于技术法规性的文件，而且多为多年工作中先进经验和技术的集中代表，所以，在贯彻中一般都取得了良好的实际效果，同时也为档案管理标准化工作的进一步发展铺平了前进之路。
(三)法制化建设阶段
自从《档案法》颁布实施后，全国的档案工作标准化工作逐步纳入了法制化的轨道。1989年，国家档案局综合科教司法规标准处成立，它是专门负责全国的档案工作标准化行政管理工作的机构，主要职责是制定档案工作标准并对标准实施工作进行监督。1991年3月，经国家档案局批准，全国档案工作标准化技术委员会正式成立。该委员会由部分省市熟悉标准化工作的专家组成，其主要任 P181务是受国家档案局的委托，对档案工作领域内的国家标准、行业标准的立项进行评议，对标准的送审稿进行审核。为了依法加强对全国档案工作标准化工作的监督管理，国家技术监督局将国家档案局列为档案工作行业标准的行业归口管理单位，并给予了行业标准代g-——DA。正因为如此，经过国家档案局批准后的行业标准均编号为DA／TXX--XX，如DA／T5—1999。凡是国家标准都由国家技术监督局给以GB／T的统一编号，地方标准由各省市技术监督局给予本地区所规定的标准编号，并负责对所发布的档案工作标准的管理。应当说，我国的档案工作标准化工作从无到有、从有到多、从多到优，确实走出了一条标准化的艰苦道路，并为今后的档案事业标准化工作的健康有序发展积累了宝贵的经验。
二、我国档案工作标准体系的构成
“体系”是指“若干有关事物互相联系、互相制约而构成的一个整体”。档案工作标准体系是由若干档案工作基础标准和业务技术标准构成的互有联系、互相制约的一个动态性、指导性的文件整体。这个体系的基本结构和内容包括：档案工作标准化的整体设计、目标、范围、内容，制定标准的程序、方法，组织领导，分工协作及各项工作之间的关系等。其中，基础标准是指对档案工作标准化具有指导作用、并在制定标准时广泛应用的标准；业务技术标准，是指专门对某一方面的档案管理对象所制定的档案工作标准。
1991年国家档案局发布的《档案工作标准体系表》规定：“基础标准”包括5种，，即“档案专业基本术语词汇”、“档案馆代码编制细则”、“档案种类划分标准”、“档案计量单位标准”、“档案统计工作标准”等；“业务技术标准”可分为六类，即“档案收集标准”、“档案整理标准”、“档案编目与检索标准”、“档案统计标准”、“档案鉴定标准”、“档案保管与保护标准”等。从一定意义上讲，《档案工作标准体系表》对全国的档案工作标准的制定、修订与标准体系的不断建设与发展等，都具有一定的指导价值。它在一定程度上有效地减少了各地在制定标准过程中的重复性劳动，对全国的标准化活动起到了一定的协调作用。但是，随着档案事业的不断发展，对于该“标准体系表”也应当进行定期的修订，以使之具有更为广泛的实践指导意义。制定和颁布档案标准体系表，应坚持下述几个原则：
(1)必要性原则。从总体而言，应具有全行业的普遍指导意义，有利于提高档案工作的质量、效率。
(2)科学性和可行性原则。要符合档案工作的客观需要，在实践中能够实现。
(3)全面性原则。从客观现实而言，必须覆盖档案工作的主要领域。
(4)预见性原则。从长远发展而言，应留有余地，便于扩展、延伸。制定标准体系表和各项具体标准，必须广泛征求有关方面的意见，然后正式公布。只有这样，才能使标准得到实施，很好地发挥其宏观调控作用。
档案工作标准体系，就其纵向结构而言，应当包括以下组成成分：．
(一)档案工作基础标准
1．档案专业基本术语标准
该类标准不但应对档案管理领域的术语概念进行归纳整理和选优，而且应当结合文档一体化的发展趋势，适当注意对文件管理领域的基本词汇的整理和选优工作。目前，我国在这方面已经走出了可喜的一步，1992年7月发布了《档案工作基本术语》行业标准(DA／T1～1992)，2000年又对此加以修订，形成新的版本(DA／T1—2000)。该标准对档案工作中的134个基本术语进行了解释说明，适用于档案工作、文书工作及有关领域。在档案专业基本术语的标准制定方面，我们应当根据《标准化法》的规定，适时进行必要的修订，以便增加该标准的实际效用，同时也为制定其他业务技术标准提供参考依据。
2．档案馆代码编制标准
用于规范我国各级各类档案馆的标准代码，它是实现国家档案信息共享的基础性工作内容之一。目前我国制定的《编制全国档案馆名称代码实施细则》为档案馆的代码编制提供了基本的工作标准。
3．档案种类划分标准
这是指用于规范人们实践中和学术研究中档案种类划分的基础标准。该标准的制定与实施对于按照各种档案的特性实现有针对性的科学管理，对于研究者揭示不同种类档案的产生和运动发展的特殊规律和特点，对于相关门类档案的业务技术标准体系的建立等工作的进行，都具有积极的实践和理论意义。国家档案行政机关应当组织相关的标准化工作小组，进行攻关性研究，以便尽早出台此标准。
4．档案计量单位标准
这是指用于规范人们在实际工作中所使用的档案计量单位的种类、名称、使用方法和范围，以及相关注意事项的基础性标准。档案计量单位不统一、计量方法不一致、计量范围参差不齐等，都会给档案管理工作带来一定的弊病。为此，档案行政部门也应加强此项基础性标准的建设。
5．档案统计工作标准
这是指用于规范各级档案部门和各有关单位的档案统计工作，使其依法进行的一种基础性档案工作标准。有人将它理解为档案统计标准，这是不正确的。
制定上述档案工作基础性标准，对于不断完善我国的档案标准体系具有非常重要的意义。这是因为，基础标准的质量在一定程度上反映着一个国家档案工作标准化的整体水平，同时也制约着相关业务技术标准的制定与实施。国家档案行政部门和社会各有关单位，应当在这一领域多投入一些人力和物力，努力提高我国档案工作标准化的整体水平。
(二)档案工作业务技术标准
1．档案收集标准
主要包括案卷、“件”的质量标准，文件归档标准(包括电子文件的物理归档标准和逻辑归档标准)，档案馆接收档案标准，档案馆收集相关文献标准等。-
2．档案整理标准
主要包括全宗划分规范、档案实体分类标准、档案实体编号标准、各种类型和各种门类的档案整理规范；(如照片档案整理规范、会计档案整理规范、声像档案整理标准。归档电子文件整理规范)、文书档案案卷格式、科学技术档案案卷构成的一般要求等。
3．档案编目与检索标准
主要包括档案著录标引规则、档案检索信息分类标准(如《中国档案分类法》等)、档案分类标引规则、档案主题标引规则、档案主题词表、档案目录编制规则、档案馆指南编制规则、全宗指南编制标准、专题指南编制标准、档案证明格式、档案数据库数据格式、档案史料编纂技术规范、档案利用经济效益计算标准等。
4．档案统计标准
主要包括档案统计工作程序规范、档案工作基本情况统计标准，以及相关的档案登记工作形式标准等。
5．档案鉴定标准
主要包括国家档案鉴定标准、同系统档案鉴定标准、同类型单位档案鉴定标准、专门档案鉴定标准、各机关单位档案鉴定标准等。为了保证档案鉴定标准的顺利制定与实施，各级国家档案行政部门和有关的专业主管部门应当加强对此项工作的监督和指导工作，并应制定相关的制度，如定期报送所编制的档案保管期限等。目前我国制定的档案鉴定标准主要有1《文书档案保管期限表》、《会计档案保管期限表》、《关于人民法院诉讼档案保管期限的规定》、《审计档案保管期限表》、《人民检察院诉讼档案保管期限表》等。
6．档案保管与保护标准
主要包括档案馆建筑设计规范、档案库房管理规范、档案库内有害物质限量 P184
标准、档案消毒标准、一档案杀虫技术规则、档案修裱工艺规范、档案缩微技术规范、档案装具系列标准、磁性载体文件保护技术规范等。(三)与档案工作标准相关的标准一 主要是指与档案工作关系密切，但又不完全属于档案管理领域的有关国际标准、国家标准、行业标准和企业标准等。如文件制成材料质量标准、底图和蓝图制作规范、档案裱糊用料质量标准、立卷规则、技术文件格式、专门文件格式、国家机关公文格式、CAD文件管理标准、 CAD电子文件光盘存储与归档标准等。
档案工作标准体系就其横向结构而言一般可分为国际标准、区域性标准、国家标准、行业或专业标准、地方标准等(参见本章第一节的相关内容)。
研究和确定一个档案工作标准体系，应当明确它同“档案工作标准化文件体系”的联系与区别。“档案工作标准体系”同“档案工作标准化文件体系”的根本目标是相同的，即都是为档案工作现代化建设奠定基础，为有效地提高档案管理水平和管理质量服务，为人类社会的存在和发展创造更多的经济效益和社会效益。但是，“档案工作标准化文件体系”的建设，应当以“档案工作标准体系”为导向。“档案工作标准体系”的建立，为各有关方面制定档案工作标准提供了一个可供遵循的基本逻辑框架，它可以有效地避免档案工作标准制定过程中的重复立项、重复性内容的出现，从而会提高标准质量和标准制定工作的效率。同时，“档案工作标准化文件体系”的建设，也会不断地完善和提高人们对“档案工作标准体系”的整体设计的水平，使之在内容结构上更具有科学性和实践指导价值。此外，两者的建设重点不完全一致。“档案工作标准体系”侧重为档案工作标准的建设工作提供整体性的设计方案，以便有效地协调各个标准制定者之间的关系，提高国家的档案工作标准化建设的整体水平；而“档案工作标准化文件体系”则侧重具体标准的制定、修订、补充与废止等实际工作，强调每一项档案工作标准的科学性、可操作性及其相互协调性。“档案工作标准体系”的实践工作结果是一个国家的档案工作标准体系表，“档案工作标准化文件体系”的实践结果具体表现为各种标准化文件的集合。
