档案工作的特点、地位与效益
一、档案工作的特点
档案工作的特点是指档案工作区别于其他事物的内在规定性。档案工作就其本质来说，是管理档案和开发档案信息资源为各项社会活动服务的工作。在一定条件下，档案管理水平的有限性与社会多样的、变化的档案信息需求之间始终是一对矛盾。
正是上述档案工作的基本矛盾决定了档案工作的本质，规定了档案工作与其他工作的区别。同时，这也决定了档案工作必须不断提高管理水平，以适应社会日益发展的档案信息利用需求。档案工作就其基本特点来说，是一项服务性、文化性、管理性、政治性与科学性的工作。
(一)档案工作的服务性
档案工作对生产力发展和社会全面进步有着不可低估的作用。但是，档案工作一不直接生产物质财富，二不直接从事国家管理、科学技术研究、文艺创作等活动，而是通过提供档案为社会实践活动服务来推动生产力发展与社会进步。档案工作实现自身价值的这种特殊途径，决定了它是一项服务性工作。
服务性是档案工作的基本属性之一，是档案工作赖以生存和发展的基本因素。具体而言，机关档案工作要为提高机关行政效率服务，企业档案工作要为提高企业管理效率、提升企业竞争力服务，国家档案工作则应在为社会经济、政治、科学、文化等各方面进行基础性服务的同时，为国家文化遗产的积累和信息优势的形成提供服务。不同层次、类型的档案工作如果不能实现上述服务目标，就会失去存在的条件和发展的基础。例如，在我国企业管理工作中，由于档案工作服务水平不高等造成的影响企业档案工作生存与发展的事例并不鲜见。相反，如果档案工作能够对企业管理水平的提高、企业管理效益的创造和企业竞争力的形成发挥独特的服务作用，那么，管理者的档案意识就会得到强化，档案工作所需的人财物投入就会得到保证，企业档案工作就有了生存发展的内在动力。
档案工作与其他服务性工作的主要区别在于它是以提供档案信息为社会实践服务的特殊性服务工作。档案工作者既要树立全心全意为社会服务的思想，又要坚持按照党和国家的法律、法规和政策办事，确保服务获得效益，并做到既搞好服务，又维护档案的完整与安全。
档案工作的服务性是档案工作的客观属性之一。档案工作作为社会信息服务部门之一，是社会分工的需要和人类文明发达的结果。在信息社会化和社会信息P101化不断发展的历史进程中，档案工作已经并将日益显示出其独特的作用。档案工作者应充分认识档案工作的这一属性，努力创造档案信息服务的新形式，开拓档案信息服务的新领域，实现档案管理的知识服务，从而为加快我国社会信息化进程做出贡献。
(二)档案工作的文化性
档案工作，特别是档案馆工作在人类社会文化中的作用决定了其具有很强的社会文化性。1982年国家档案局制定的《档案馆工作通则》明确规定：档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。1987年颁布的《档案法》规定：中央和县级以上地方各级各类档案馆是集中管理档案的文化事业机构，负责收集、整理、保管和提供利用各自范围内的档案。它们具体指明了档案馆是科学文化事业的组成部分。具体而言，档案馆工作的文化性表现在：
1．档案是社会文化的组成部分，档案馆具有保存历史文化遗产的作用
档案信息资源是重要的生产要素、无形资产和社会财富，档案馆作为社会文化的集聚地，汇集了具有重要文化内容的档案，从一定意义上看，档案馆具有文化传承的作用。没有档案，历史将失去证据而变成传说，文明可能中断，历史的发展和社会的进步也将受到影响。正如挪威档案学家米克伦在第十二届国际档案大会的报告《从职业到专业：档案工作者的职业特性》中所指出的：档案的重要性在于它不仅仅是一种信息，而是人类进行各种活动的记录，反映人类所获得的知识和经验，是反映人类文化和文明的基础。没有档案的世界，是一个没有记忆、没有文化、没有法律权利、没有历史的世界。为此，联合国教科文组织曾在1992年发起了“世界记忆工程”，其目的就是保护世界文化遗产，提高人们对文化遗产的认识。中国世界记忆工程国家委员会也于1996年成立，目前中国已有四种档案被列人世界记忆工程，它们是：纳西东巴古籍文献、传统音乐录音档案、清朝内阁秘本档案和清朝大金榜。2000年我国又正式启动了“中国档案文献遗产工程”，目前已有84件(组)档案被纳入《中国档案文献遗产名录》。由此可见，档案馆积累和保存档案就是保存了历史文化遗产，是对历史文明的肯定。档案馆在继承和保持社会文化的统一性和完整性的过程中发挥着极其重要的作用。
2．档案馆具有传播社会文化知识与信息的作用
档案馆是人类文化财富的宝库，必然在社会历史的各个阶段为一定的政治、经济、文化服务。档案馆的社会文化服务功能的实现，是衡量档案馆为社会所作贡献的一个重要标志。因此，档案馆应根据社会文化建设与发展的需要，通过各P102种方式和手段提供服务。
3．档案馆具有社会文化教育的作用
教育是人类所创造的文化得以延续和发展的重要途径。档案馆所保存的档案是社会文化历程的结晶，是一种凝固的历史，它既是反映和维护民族历史真实面貌的可靠见证，也是认识民族历史的重要渠道，更是爱国主义教育的生动素材。因此，档案馆是社会文化教育的一个特殊阵地。
4．档案馆具有发展科学文化的作用
档案馆作为科学文化事业的重要组成部分和档案工作的主体，理应为推动社会文化的进步做出贡献，为此，档案馆有必要对档案所记载的科学文化知识进行研究和开发，这是档案馆积累、传播文化功能的扩展和延伸。、
(三)档案工作的管理性
由于档案工作的具体对象——档案本身具有原始记录性的本质属性，这就决定了档案工作始终都应以维护和确认档案的原始性作为基本任务。无论是对纸质文件还是对电子文件而言，“原始性”特征的维护与确认这一核心工作内容，决定了档案工作的性质与特点，从而使档案工作区别于其他各类管理工作。
具体而言，档案工作的管理性主要表现在三个层次：
1．档案工作是一项管理档案的专门业务
从一定意义上看，档案工作实质上就是档案管理工作。档案工作的管理对象是档案，管理的目的是开发档案信息资源，为社会服务。
2。档案工作是信息资源管理的重要内容
信息资源管理是为了确保信息资源的有效利用，以现代信息技术为手段，对信息资源实施计划、预算、组织、指挥、控制、协调的一种人类管理活动。信息资源管理一般被认为是一个集成领域，是由多种人类信息活动整合而成的特殊形式的管理活动。档案工作管理对象的独特个性及其基本管理理论与管理方法上的自成体系，决定了它在信息资源管理工作中具有其他信息资源管理活动无法替代的功能与作用。同时，由于档案也是信息资源大家族中的一员，它也具有一般信息所具备的属性，因此，档案信息管理在保持自身个性的基础上，．也可不断引进吸收其他信息管理活动的有益理论与经验，从而进一步丰富和发展我国的档案管理理论，提高档案工作实践水平。
3．档案工作是社会管理活动的组成部分
从特定的部门、一定机关单位的档案工作来看，档案工作是某种管理工作的组成部分。在我国，档案就其保存和流传归宿的程序分为档案室阶段和档案馆阶段。档案室保存的档案，是本机关活动的历史记录，同时也为机关日常管理活动P103的正常进行提供依据和参考，因此，机关档案工作是机关管理工作中不可缺少的组成部分。在不同的机关，不同内容档案的管理又分属于不同管理王作的范畴。如会计档案工作和干部档案工作分别为财务管理和干部管理工作的组成部分，科技档案工作则是生产管理、技术管理和科研管理等的重要组成部分。从国家宏观管理的角度来看，国家管理机器的正常运转、民族文明的传承和经济与社会的进步都与档案工作紧密相连，国家档案管理是国家事务管理大系统的不可缺少的组成部分。综上所述，从系统论的观点看，档案工作这一相对独立的管理系统处于不同规模和层次的更大管理系统之中。
(四)档案工作的政治性
档案工作是一种社会现象。在阶级社会中，档案工作体现着一定的阶级关系和阶级利益。
首先，档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现。档案工作历来都是为一定的阶级所掌握，为一定的社会制度和一定的路线、方针、政策服务。现在，为建设有中国特色的社会主义服务，把工作重点切实转移到以经济建设为中心的社会主义现代化建设服务上来，是我国档案工作的重要任务。
其次，档案工作的开放度大小也是档案工作政治性的表现之一。在不同国家、地区和不同历史时期，档案工作开放性程度的大小有着极大的差异。档案工作的开放度大小集中表现在档案机构的开放性、档案信息内容的开放性和档案人员观念的开放性等众多方面。档案机构为社会公众服务的水平、社会公众在参与民主政治建设过程中能否顺利利用到所需档案信息等，都在一定程度上会影响到我国政治文明建设的进程与水平。因此，档案工作者应从服务于我国政治文明建设的高度，推进我国档案工作的进一步扩大开放。
档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一。档案工作的机要性是由档案本身的特点以及国家、民族利益所决定的。档案中有相当一部分涉及党和国家的政治、军事、经济和商业秘密(包括经营管理秘密和技术信息秘密)，因此，档案工作者必须在区分关键性的档案信息秘密、重要性的档案信息秘密和一般性的档案信息秘密的基础上，针对档案信息的不同秘密级别，区别对待地综合运用法规性、政策性和技术性等多种保护策略，以维护档案信息的秘密安全。
在强调档案工作机要性的同时，必须正确处理档案的保密性和利用两者之间的关系。档案的机密性是随着时间的推移而发生变化的，不能把档案机密性看做静止现象。档案的保密，只不过是在特定的时期内对其使用范围的限制，事实上没有永久保密的档案。根据有关法律与政策的规定，对保密期满的档案进行审查后应及时解除“封闭”，向社会开放。P104
(五)档案工作的科学性
档案工作是一项科学性的工作，这具体表现在：
1．档案工作是一项为科学研究和科学管理工作提供必要条件的工作
现代科学研究，无论是自然科学还是社会科学研究，都需要利用档案资料。由于档案往往是伴随着社会活动的进程而直接形成的，因此，它所包含的信息内容也就具有更高的可信度，现代科学管理活动必须以档案信息作为分析管理现状和预测管理发展的重要依据。
2．档案工作实践中包含着特殊的规律和丰富的科学内容
由于档案特有的属性，档案形成与管理有其自身的特点，因此，在档案工作中就需要研究和分析档案管理的规律，形成指导档案工作的特色理论。在档案工作中，已经形成的文件生命周期理论、档案鉴定理论、档案分类理论、来源原则和后保管理论等都有极其丰富的内容，这也使档案工作与其他各类信息管理工作相互区别。由此可见，要实现档案管理的科学化，档案工作者有必要深入研究档案管理的基本理论，总结档案工作的基本经验，并掌握档案管理的技能，特别是档案管理现代化的知识和技能。
3．档案工作要大量运用现代管理科学的内容和信息技术的成果
现代管理科学对档案工作产生的影响主要表现在：一是管理组织、管理方法的新变化可能会引发档案学基础理论的新发展。档案管理理论中“新来源观”的出现就与虚拟公司(企业)的出现和管理组织的扁平化有一定的关联。二是档案工作组织管理的科学化也要求运用现代管理科学的理论和方法。目前我国的档案事业具有规模大、层次多、结构复杂、联系面广等特点。一方面，它作为国家信息系统的一个组成部分，·需要与其他信息部门协调与配合；另一方面，它又以数以千计的档案馆和数以万计的档案室为其组成部分，需要各个部分的相互协调与配合，以共同完成保管全国档案和向社会提供档案信息资源的重任。一个具体的档案馆也是一样，不仅与社会各方面有着密切联系，而且其内部也存在各环节、各部门之间的协作问题。在档案工作的组织管理中，对档案工作的统筹安排、统一指挥以及对各部分关系的有效协调，都必须以管理科学的基础理论与方法作为指导。随着基层单位办公自动化程度的加快，在档案工作中对以计算机为核心的信息技术的运用已经越来越普及。信息技术的运用不仅带来了人类记忆方式的变化，诞生了大量非纸质文件，而且，档案工作对信息技术的依赖也在加强，信息技术的新成果、新方法将大量运用到档案工作的很多具体领域。电子文件管理系统、档案信息资源的数字化、档案信息网络与数字化档案馆的建设都是信息技术在档案工作中的具体应用，信息技术已经而且会越来越成为档案工作的重要工具和支撑条件。
二、档案工作的地位
档案工作在社会历史发展进程中占有十分重要的位置。1985年2月8日，中共中央、国务院批转《关于调整我国档案工作领导体制的请示》的通知中指出：，档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业。是党和国家各项建设事业必不可少的环节。”这是对档案工作地位的一种科学阐述。
档案是反映人类社会实践活动的原始记录，是人类文明史的见证。从这一意义上看，档案工作是传承社会记忆、再现历史面貌的重要文化事业。一个国家、一个地区收藏档案的数量与质量，反映着一个国家、一个地区文化发展的水平和文明程度的高低。中国是一个历史悠久、具有灿烂文化的国家，在历史上我国已积累了为数众多的档案。但由于多种因素的影响，我国各级档案机构巳收藏的档案尚不足以全面反映我国的历史与现实状况，已收藏的档案还面临着实现科学管理和服务全社会的艰巨任务。．因此，档案工作者必须认清档案工作所承担的艰巨任务，必须具备高度的社会责任感和时代迫切感，把为党和国家积累文化财富、提供档案，为科学研究和国家建设事业服务放在突出位置。
档案是重要的信息资源，是实现科学管理的重要资源条件。因此，在国家建设事业中，特别是在科学预测与科学管理中，档案工作有时会起到决定性作用。管理本身就是一个有序化的过程，在这个过程中，管理者不断向管理客体传递信息，监督客体的运行状态，及时收集反馈信息，并不断做出调整，以保证目标的实现。管理最重要的职能之一就是决策，决策就是选择，而选择意味着消除不确定性，。意味着需要大量准确和及时的信息。档案是对已经展开的社会活动过程的真实记录，档案管理的一切活动的进行也以维护档案的原始性作为基本出发点。这就决定了已进行的管理活动面貌不仅在档案中得到全面、真实的再现，而且，这些真实、可靠的档案信息又可以为新的管理决策提供依据：因此，可以认为，不仅档案工作本身是·项科学管理性工作，同时，它又为其他建设事业、特别是科学管理的实现创造条件，它是实现科学管理的一项基础性工程，是提升管理水平的重要保证。．
档案作为信息资源的重要组成部分，也是一种重要的生产要素、无形资产和社会财富，它是推动经济发展不可缺少的资源条件。因此，档案工作是提高社会生产水平和促进经济发展的基础性工作。社会生产力的要素包括生产工具、劳动者和劳动对象三个方面。档案和档案工作对上述三个生产力要素都能产生不同程度的积极影响，如人们可以通过对科技档案内容的全面了解，缩短劳动主体对劳动工具、技术装备、生产流程等状况、性能、工艺技术要求和标准的认识过程，P106从而在一定程度上提高社会生产力水平，推动经济进步。
总之，在我国，就目前而论，档案工作应为社会主义物质文明与精神文明建设服务；就长远而论，档案工作应为延续和发展我国文明史做出贡献。档案工作者在认识上述档案工作的当前意义与长远意义时，应当两者兼顾，不可偏废。
三、档案工作的效益
档案工作的效益就是社会对档案工作的投入与档案部门对社会档案信息需求的有效满足程度之间的比较关系。换句话说，就是档案工作的劳动消耗与劳动成果之间的关系。既然档案工作效益是一种投入与收益的比较关系，那么，它也必须服从效益的一般原则。社会对档案工作的投入一定，档案部门对社会档案信息需求的有效满足程度越大，则效益越高；档案工作对社会档案信息需求的有效满足程度一定，社会对档案部门的投入越少，则效益越高。明确这种关系，有利于促进档案工作的发展。在档案工作的全面发展中，要增加对档案工作的投入，必须以档案部门能够为社会提供优质服务、尽可能有效满足各种合理需求、为社会多做贡献为前提。
要正确认识和重视档案工作，发展档案事业，就必须在树立全面科学的档案工作效益观的基础上，从档案工作的各个方面推进档案工作效益的全面实现。
档案工作的效益有其区别于其他工作的基本特点，这主要表现在：
1．社会性
档案工作是一项提供档案、为社会服务的专门性工作。这一性质规定了它的效益具有社会性和公益性，这是档案工作效益最为突出的一个特点。档案工作效益的社会性在现实生活中表现为：相当部分的档案信息具有公共物品性质，它们属于公共信息服务的范畴；档案工作投入以服务社会作为目的，档案工作投入在资金来源上具有广泛的社会性，投入档案工作的收益并不体现在档案部门本身，而是体现于社会的各方面，体现于广大的利用者当中；从实现档案工作效益的途径来看，必须有赖于社会各界对馆(室)藏档案进行有效的利用。
2．隐蔽性
在档案工作效益问题上，社会对档案部门的投入及收益大体上是可以进行定量比较的，但投入和收益在清晰度上又有所不同：社会对档案部门的投入比较清楚，而档案部门对社会的贡献，即它在提供档案、为社会服务过程中给社会带来的收益却比较模糊。这种投人的清晰性与收益的模糊性之间的矛盾，形成了档案工作效益的隐蔽性特点。这种隐蔽性特点主要表现为：-档案工作有时不直接创造价值；从档案效用的发挥过程看，它要依赖于社会的利用，具有被动性和依赖性；从投入档案工作的收益对象来看，它主要不是体现于档案部门本身，而是包含于利用档案的各部门或档案利用者当中，档案工作收益是一种间接性的收益；从投入档案工作的收益地点看，由于档案价值扩展律的作用，档案工作收益地点具有广泛性和分散性等。
3．滞后性
这主要是针对档案工作的效益周期而言的，即档案工作的效益在时间上具有延迟性。由于档案从收集到开放利用，需要一个时间过程(即开放滞后)，档案从始行开放到被利用并取得实际效果，也需要有一个时间过程(即效应滞后)。这就使社会对档案工作的效益往往多有忽略，这在一定程度上影响了社会对档案工作的评价，也在某种程度上对档案工作造成了一定的消极影响。
针对档案工作效益的上述特点，在档案工作中，我们应着眼于社会发展的趋势和要求，从协调发展的角度多方位、多层次去寻求全面提高档案工作效益的有效途径，并在档案工作中重视协调社会的公共关系，加强档案工作效益的宣传，从而为档案工作的健康、持续发展创造一个良好的社会环境。
