档案工作的发展规律
档案工作作为一种社会现象，伴随着历史的延续与发展，其本身也处在动态发展变化之中。古今中外的档案工作，尽管在组织制度、原则与方法，档案服务的方向、对象和范围等方面都存在很多差异，但是，档案工作在发展过程中也表现出一系列的共性特征与规律。
一、档案工作的分化与整合规律
从档案工作的发展历史来看，在相当长的时间内档案工作与文书工作是不分的，档案工作与图书资料工作也是不分的。如周代设有五史，即大史、小史、内史、外史和御史，他们的职责是起草文书和保存档案，即所谓“史掌官书以赞治”。这说明档案工作和文书工作是不分的。又如，汉朝的石渠阁、东观、兰台，既保管档案，又保管图书，这说明当时档案工作与图书工作也是不分的。这种文书工作、档案工作、图书工作界限模糊，相互交错的状况一直延续到民国时期。中华人民共和国成立之后，我国档案工作才真正从文书工作、图书工作中分化出来发展成为一个独立工作系统。各级档案行政管理机关和档案馆（室）的单独设立就是一个显著的标志。从此以后，我国档案工作在国家文化建设事业中承担起任何其他工作都无法替代的作用。建国后几十年的实践表明，档案工作已成为维护党和国家历史真实面貌、推动社会主义物质文明与精神文明建设的重要事业。
伴随着档案工作自身的不断发展壮大，特别是档案信息资源观的形成和信息技术在档案工作中的广泛运用，档案工作的发展又面临着一些新的变化。这些变化主要表现在：
（一）文书档案管理工作一体化
“文书与档案管理体化” ， 是指将目前机关中的“ 文书处理” 和“ 档案管理”工作，整合成为一个既统一又分工，既有联系又有区别的管理过程。在新中国成立之初，为了提高我国文书工作、档案工作的水平，我国针对文书工作、档案工作分别制定了一系列管理原则和操作规范。理论界和基层实践工作者一般都以“归档”环节作为文书工作与档案工作的界限。应该说，文书工作与档案工作的分离对处于初创阶段的社会主义国家档案事业，特别是对总结相关的工作经验，提高文书工作和档案工作的水平有着极为重要的意义。而且围绕着“归档”这一关口设置，我国分别形成了一系列文书工作制度（如文书处理部门与业务部门立卷的制度）和档案管理制度。这些管理制度的建立与健全，对加强我国文书工作与档案管理工作无疑发挥了积极贡献。但是，文书工作与档案工作的分离，也带来了一系列的问题和消极影响。这具体表现为：
第一，由于在日常机关工作中，人们大都只注重文件的现行目的和现行作用，只关心文件的内容与办理过程及结果，加上缺乏对文书工作的专门管理，使得文件在质量上出现了物质形态不统一、制成材料不合乎质量要求、信息记录要素不完整、归档范围内的材料不齐全等一系列问题。
第二，由于“归档”是文书工作和档案工作的结合部，因此，归档工作质量的好坏就从根本上决定着档案工作的质量。为了确保归档工作的顺利进行，在我国，自1956年印发的《机年国务院发布《关于加强国家档案工作的决定》起，就开始全面推行文书处理部门立卷制度。中共中央办公厅、国务院办公厅1983年印发的《机关档案工作条例》又重申了这一制度。然而，从几十年来的工作实践看，文书部门立卷制度并没有全面地、切实地得到贯彻执行。在省级以上大型机关，立卷工作多由文书部门与档案部门配合进行，文书工作部门和档案工作部门之间也并没有严格、机械地划分归档工作的界限；在省级以下中小型机关，因文书人员兼管档案工作，文书工作与档案工作也不可能截然分开。
第三，由于我国没有统一管理全国文书工作和档案档案工作各自作为独立的系统理应由两组管理机构体系来分别承担，但实际情况并未满足这种要求。就档案工作而言，管理机构体系较为完整，管理职责也比较明确；而与档案工作系统相比，文书工作系统从上到下没有一个专门业务管理机关对文书工作全面履行“指导、监督和检查”的职责，文书工作的各项制度、办法难以得到全面落实。
为了解决上述问题，理论界和实际工作者都认为要对文书工作与档案工作进行新的整合。特别是，在办公自动化和网络环境下，电子文件大量涌现，电子文件具有其自身的诸多特点，电子文件和电子档案在管理方法上与纸质文件和纸质档案的管理存在很大不同，新技术的运用要求实现电子文件全过程连续一体化管理，才可能保证电子文件与电子档案一体化管理的实现，文书档案管理一体化将成为今后我国档案工作的重要发展趋势之一。档案界讨论多年的文书档案管理一体化将会在信息技术广泛运用的背景下真正得以实现。从一定意义上看，信息技术的运用既是文书档案管理一体化的诱发动因，又是文书档案管理一体化的支撑条件。
从诱发动因的角度看，信息技术的广泛运用生成了大量电子文件，电子文件的数字化信息形态以及其他特征，使文件信息的形成、处理和利用方式都会发生变化。如要求在电子文件产生之初对其进行鉴定，职能鉴定法得到了较为广泛的认同和应用；文件信息的利用服务方式发生明显变化，用户可以跨越时间、空间障碍利用文件、档案信息等。
从支撑条件的角度看，信息技术的运用为我们在文件管理中强调业务流程的整合提供了有效工具保证。例如，为了保证电子文件的内容、背景、结构等信息的完整性，必须实行文件与档案的一体化管理。从中外一体化管理的实现条件和已有的实践方法看，运用信息技术建立科学的一体化管理信息系统则是行之有效的。
运用新技术对文书与档案管理流程（或称为广义的文件管理）进行重组有着极其重要的意义。这具体表现在两个方面：
一是有利于将文件与档案管理作为一个整体进行总体设计和通盘考虑，从而提高文件管理质量。在长期的文件管理实践中，我国档案工作者往往将档案管理的重点放在对非现行文件管理上，虽也强调对现行文件质量控制发挥作用，但实际上在归档组织工作中的“指导”与“监督”作用却很难发挥，尤其对在文件形成与现实使用过程中多种相关因素对文件质量产生的影响无法进行有效调控。由于电子文件对背景信息和元数据的依赖性，使其在形成、传递与使用过程中的质量状态对文件最终质量产生决定性影响。适应这一新的变化，在文件管理流程中，突出“前端控制”的作用就显得尤为重要。只有将文件管理的全流程当做一个系统进行通盘考虑，才能兼顾文件管理的前端控制、入口控制和滞后控制，从而有效保证文件从“出生”开始就有一个较高的质量。
二是可以为文档管理一体化软件设计提供新的设计思想。从我国现有的文档管理一体化软件设计与使用的情况来看，基本上还是停留在对纸质文件管理过程的环节“模拟”上，这样的软件对纸质文件的辅助管理有一定效果，对电子文件管理则不一定十分有效。电子文件及其管理的新特点要求在电子文件管理系统的设计阶段突破纸质文件管理环节“分工”程序上的常规，将有关管理内容重组后嵌入管理程序中。
（二）档案、图书、情报管理的一体化
从一般属性来看，档案、图书、情报都属于人类的知识财富，都具有信息属性和知识属性，它们在管理的基本方法上有许多相似之处，如果将其综合管理并进行联合开发，可以发挥三者在功能上的互补，实现信息资源共享的目的。可以说，档案、图书、情报管理一体化是一个世界性的趋势。
我国档案界对档案、图书、情报管理一体化的认识基本上是统一的，但对一体化管理的具体模式却存在分歧。一种观点认为应建立全国一体化的协调机构，统一规划和安排档案、图书、情报工作，实现工作的标准化和规范化，共同开发信息资源，发挥信息的整体优势；另一种观点则主张建立一体化的实体管理机构，对档案、图书、情报实行统一管理。在选择档案、图书、情报一体化管理的模式时应具体情况具体分析。一般来说，对面向社会的档案、图书、情报工作进行一体化的实体统一管理应持慎重态度。而在机关、企业、事业单位内部则可以考虑建立统一管理档案、图书、情报的信息中心， 以发挥信息系统的整体效应。
上述两个“一体化”管理趋势，不仅出现在国内，它们在国外也有不同程度的反映。以史实而论，信息资源管理的最早生长领域就是美国政府部门的文书管理领域。美国政府各部门向来有重视文书管理的传统，20世纪初开始的地方政府一体化和国际化进程，尤其是第二次世界大战期间临时增设的各种机构，导致了文书数量和文书管理成本的激增，对此，美国政府运用行政和立法双管齐下的办法实施整治，其结果却意外地促成了信息资源管理的产生。1980年， 美国政府颁布的《文书削减法》是信息资源管理理论形成的标志。从此以后，美国政府各部门和工商企业领域就逐步将信息资源的一切要素（对信息资源的含义有狭义与广义之分，美国及西方绝大多数国家都采用广义认识）都纳入到管理范畴，并经历了一个由信息的物理控制、信息的技术管理、信息资源管理到知识管理的发展过程。20世纪80年代后，信息资源管理理论的影响波及到了西方其他国家，并在英、法、德等国家的工作实践中得到了深刻反映。由此可见信息资源的综合管理是一个国际性趋势。
随着上述两个一体化趋势的日趋明显，档案工作与文书工作、图书工作、情报工作将逐步实现分化基础上的新的整合。这种整合不是上述几项工作的简单合并，也不是回归到早期的“三位一体”，而是要求档案工作、文书工作、图书情报工作在融合、渗透基础上实现综合管理，从而实现信息资源管理系统的功能放大。档案工作的分化整合规律，要求档案学界在注重研究档案信息及档案信息管理个性特征的基础上，也应重视对信息管理的一般理论方法的探讨与研究，并注重引进和借鉴相关学科理论成果，真正使档案管理工作成为信息资源管理家族中独具个性又不可缺少的一员。
二、档案工作的智能化发展规律
档案工作的智能化发展规律突出表现在档案技术设备的变化上。几千年来，人们管理档案主要是手工操作。到了现代，各种新技术应用于档案管理不仅可能，而且正在逐步变为现实。在档案管理中逐步推广应用的以计算机为核心的包括电信、缩微复制、声像技术在内的一切先进手段，实质上都是物化的智能。这些物化的智能在档案管理工作中的应用具体表现在如下几个方面：
（一）运用电子计算机实现档案管理的自动化
根据计算机所具备的信息处理能力和世界各国档案、图书和情报部门进行文献处理的实践，目前计算机在档案工作中主要应用于档案业务管理、档案编目与检索、档案库房管理和档案部门行政管理等方面。
（二）运用计算机及其相关技术和现代通讯技术，实现文件与档案信息资源的数字化及档案信息传递的网络化
在现实工作中，档案管理的对象主要有两类，即数字化的档案信息和纸质档案。数字化的档案信息是在电子环境中生成和运转的记录形式，近年来数量日增。但在相当多的单位纸质档案仍占主导地位。为了促进档案信息资源的共享，推动我国数字档案馆的建设，在现阶段和今后相当长的时期内，我国各级各类档案部门，特别是档案馆将面临着大量的档案信息资源数字化任务。只有实现了档案信息资源的数字化处理，才有可能在数字档案馆建设时，构建以用户为中心的虚拟档案信息馆藏，使档案馆成为在网络上能够灵活方便地搜寻、选择和连结档案信息资源的动态信息系统。因此，从这一意义上看，运用计算机及其相关技术实现对纸质档案的数字化处理，并保证实现对数字档案信息的“动态搜寻与组织”是我国数字档案馆建设成功的关键。在档案信息资源数字化基础上，运用相关技术可以实现档案信息传递的网络化，实现远距离档案信息的检索与利用，从而提高档案工作的社会效果。
（三）档案缩微化与档案保护技术水平的提高
档案缩微化是指利用专门的光电摄录装置，把纸质载体的档案文件或电子文件按照一定的缩小比例拍摄在感光材料上，制成缩微复制品，进行贮存、传递和利用。档案缩微化能提高档案信息的存储密度，缩小档案体积，有利于档案原件的保护，并可利用缩微技术与计算机技术的结合使用提高档案信息的检索水平。由于档案是党、国家和人民的宝贵财富，因此，采用先进的档案库房保管设备与档案保护技术，尽可能地减少自然理化因素对档案的损坏、延长档案的寿命就是档案工作的重要任务。
特别应注意的是，由于新技术运用带来的技术设备智能化发展，必将引起档案人员在档案工作中地位和作用的根本性变化，而且，也会给档案学基本理论的创新提出更多的要求，档案工作者需要进一步思考一系列的理论问题。这突出表现在：
第一，对档案原始记录性提出新的界定标准。对于纸质文件来说，其内容的原始性通常要借助于形式的原始性来证实和确认，原件成为集两种原始性于一身的代表。而电子文件便于修改、便于拷贝的特点使人们对其原始性的确认有了很大的难度。人们可以根据需要对电子文件进行复制；当生成电子文件的软硬件平台升级或更换时，需要将原文件迁移到新的系统中，以保证其可读性。这样一来，“原件”的概念就变得难以定义。如何认识电子文件的原始性与证据性便成为新的课题。
第二，由于电子文件的证据性尚无有效保障，管理方法亦无定规，所以，机关即使是在无纸办公条件下完成了“文件”的办事职能，在转化为档案时也必须将其纸质化，也就是说为保存而专门制作一套纸质档案。鉴于电子文件便于传输、检索等特点，很多单位已经开始对电子文件进行归档保存以供日常查找利用。可以预见，从实用性出发，这种双套保存的方法将会逐渐变得普遍起来并将存在相当长一段时间。如何在理论上与实践上对待“双套制”则是摆在档案工作者面前的又一课题。
第三，来源原则重又成为档案学者关注的理论热点。这一历经一个半世纪，在世界各国广为流传的档案原则在计算机技术的冲击下是否仍然具有生命力，对此，各国档案学者的观点不尽相同。不同观点大都围绕电子文件系统的文件来源不再严格对应于现存的机关、组织机构这种现象而产生，实质根源是对来源原则本质的不同理解。任何原则与理论都不是一种具体的方法，都应该随着时代的前进和客观现实的变化而不断发展。
第四，档案管理工作中前端控制思想的提出。档案工作者早就提出文件档案工作一体化的设想，电子计算机的出现加速了这一设想的实现。在计算机文档管理系统中，各业务环节的要求应在系统设计时统一考虑，一些原流程中后期的工作将移至前期实施。系统的思想、协调的思想和前端控制的思想必将贯穿于整个系统的设计 与运行过程中。
第五，文件管理体制和档案部门的职能将可能发生变化。对于非现行期的电子文件是否必须由档案馆统一保存，目前国际档案界存在着不同的认识和实践。电子文件时代的档案馆或许不再必须接受各机关的“档案”，而主要是行使对分散的档案信息集中控制并使其便于公众利用的职能，即从档案文件的保管基地转变为档案信息的控制中心。
档案工作的智能化发展带给档案工作者的新问题涉及方方面面，迫切需要档案人员用更深刻的理论思维指导新的实践。
三、档案工作发展与社会环境变化的互动性规律
档案工作与社会环境有着普遍的、密切的联系。档案工作与社会环境变化的互动性规律主要表现在：一方面，社会环境状况影响和制约着档案工作的生存与发展。坚持环境适应性就是要求我们注意档案工作内部各要素之间的协调，而且要考虑档案工作发展与社会环境变动的关系，使其与外部环境相互协调统一。另一方面，档案工作在参与社会事务的过程中，也对社会环境变动，特别是社会精神文明与物质文明的建设作出贡献。档案部门也可通过卓有成效的管理活动，建立良好的社会公共关系，从而为档案工作的进一步发展创造条件。
（一）影响档案工作生存与发展的社会环境因素
档案工作作为社会环境系统的一个组成部分，它的生存与发展既是档案工作本身内在矛盾冲突与协调的结果，又受多种社会环境因素的影响和制约。
1.社会物质生产与档案工作
物质生产活动是人类最基本的社会活动从一定意义上说，档案工作是适应了人类物质生产活动的需要而发展起来的。社会物质生产活动对档案工作的影响体现在：
（1）社会物质生产活动不断对档案工作提出新的任务与要求。由于人类物质生产活动的广度与深度的扩展，使档案产生的领域日益扩大、档案的种类日益繁多，档案工作也就随之扩展到物质生产的各个领域，出现了各种专门档案的管理工作；而物质生产活动中利用档案的需要，又不断对档案工作提出新的要求，促使档案工作不断改进完善。
（2）物质生产的发展决定着档案工作的基本物质条件和技术条件。档案工作不能脱离一定的物质技术条件而存在。社会物质生产的发展规模和水平，决定了一定时期内社会所能用于档案工作的总投入，而投入水平将决定档案工作在一定时期内所能达到的规模与水平，限制着档案工作所能采用的物质技术设备，影响着技术设备的更新过程。
2.社会经济政治制度与档案工作
（1）社会经济政治制度决定着档案工作的目的和性质。在阶级社会中，档案工作都是为统治阶级的经济、政治利益服务的。奴隶、封建制时代的经济、政治关系，决定了档案工作体现奴隶主、封建地主阶级的意志，为其经济政治利益服务；近代资产阶级在争夺统治地位的过程中所进行的档案工作改革，矛头直指封建制度的档案工作，通过改革使档案工作成为资产阶级巩固政权，发展资本主义经济的重要助手；社会主义的经济、政治关系，决定了档案工作为社会主义事业服务，为广大人民的利益服务，它不再是统治阶级统治、压迫人民的工具，而成为全体劳动人民进行经济建设，发展科学文化事业的重要组成部分。
（2）社会经济政治制度决定了档案工作的基本原则。国家体制直接影响档案管理体制；各国政治民主化进程与程度影响和决定档案开放程度。在我国，档案工作实行的是集中统一管理。随着政治体制改革的不断深入，档案开放也必将在现有基础上有更大发展。
3科学文化事业与档案工作
首先，科学文化的繁荣，使人们在科学研究和各种创造性劳动中产生了更多的档案信息需求，从而对档案工作提出了新的要求；其次，科学文化活动的发展能够推动档案学理论的研究与普及，档案学在良好的科学文化环境中，能够与其他学科相互推动、相互影响，加快发展步伐；第三，科学文化事业的发展还能为档案工作提供新的管理理念和科学技术，促使档案工作日益科学化与现代化，同时也能给档案部门输送各种人才，改善档案工作者队伍的素质。
4.社会档案意识与档案工作
档案意识是人们对档案和档案工作的认识水平与敏感程度。社会上各行各业、担负着不同工作的人们，对档案和档案工作的认识水平与敏感程度，共同构成了社会的档案意识。它反映着整个社会对档案和档案工作的认识和态度，表现出社会对档案和档案工作的重视程度。
社会的档案意识作为一种观念存在，是现实社会发展水平的反映。社会经济、文化发展水平是影响社会档案意识的根本因素。经济文化愈落后，社会的档案意识水平就会愈薄弱；社会的档案意识也受到国家方针政策的影响，受政府部门对档案工作重视程度的影响；社会的档案意识还受到档案工作自身发展水平的影响，档案工作取得的成就，档案工作者的努力，能够起到增强社会档案意识的作用，而壁垒森严、手续繁琐、查用困难的档案工作状态，则会影响档案工作的形象，削弱社会的档案意识。
我国的社会档案意识，建国以来已经有了重大的发展变化，尤其是种信息成本占产品总值的档案工作恢复整顿以来，由于党和国家对档案工作的高度重视，档案工作本身的迅速发展，社会的档案意识在不断增强。但是，同我国经济、政治发展的速度和需要相比，我国的社会档案意识仍然显得非常薄弱。这具体表现在：
第一，重视档案的史料价值，忽视档案的决策参考价值。档案的史料价值已经受到了史学界和社会的广泛重视。在历史上，档案就被作为修史的重要依据；在现代科学研究中，档案仍旧是编史修志的重要资料。但是，档案不仅具有史料价值，而且还具有重要的现实决策参考价值，可以产生巨大的社会效益与经济效益，但这种价值的潜力却远未被社会所广泛认识。
第二，重视档案的凭证价值，忽视档案的情报价值。在多年的政治运动中，档案一直被作为核对事实的凭据；在日常管理工作中，档案也是维持管理工作正常进行的依据。档案的凭证作用已被大多数管理工作者广泛认识。但是，入们在重视档案凭证作用的同时，又往往认为档案都是对已经进行了的社会活动的客观记录，因而没有现实的情报价值。应该指出，在过去的社会活动中形成的档案可能具有一定的情报价值。这是因为：一是一些重要的政治、军事、科技类档案本身就是重要的情报；二是通过对一系列具有联系的档案进行归纳、分析研究后，可以从中发现事物发展的某种潜在趋势。因此，社会档案意识的强化，也包括社会对档案作用认识的逐步强化。
第三，不少管理者将档案工作看做是一种单纯消耗性、辅助性和事务性工作，对档案工作缺少必要的投入。这个问题必须在理论上加以澄清。首先，档案部门向有关方面提供的各类档案信息，在社会化大生产中都是以知识资本的形式出现的。许多国家都已在管理工作中将知识和信息的投入计入信息成本，一般这种信息成本占产品总值的15%-36%，而且这一比例仍在继续上升。如果管理工作者都能看到档案工作的这种经济效果，就不会将档案部门看做是一项单纯的消耗性工作，而应将其看做是一项能够获得有形或无形产出的工作；其次，档案管理对本单位的主要职能活动具有辅助作用，而这种辅助作用是通过代表其所依附的主体独立地行使对本机构文件、档案管理活动的计划、组织、指挥、控制和调节等职能来实现的；最后，档案工作不是一般事务性工作，而是一项对各类档案信息进行科学管理和开发利用的专门性业务。它有专业结构需求、专业工作程序和专业管理目标、必须由具有档案专业素质的专业人员来承担。
各级政府和档案部门应进行一系列卓有成效的工作以提高和改善社会的档案意识。一是国家应采取正确的档案工作政策和有力措施，完善档案工作的体制，为档案工作的发展创造条件；二是档案部门应利用各种手段广泛宣传档案、档案工作和档案人员；三是档案部门应加强基础性工作，科学开发档案信息资源，使社会各界从档案工作中直接受益，从而提高对档案和档案工作的认识水平。
（二）档案工作的社会贡献与档案部门的公共关系
正如在本书前文中阐述的一样，档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。具体而言，档案工作的社会贡献集中表现在：为延续和维护社会记忆而积累资料；为国家的政治、经济、科学文化管理活动的开展提供必要的资料，创造社会效益和经济效益等。
为了给档案工作的发展营造一个良好的社会环境，档案部门和档案工作者也必须树立较强的社会意识，开展公共关系活动。这是由档案工作自身的诸多特点，特别是由档案工作效益的特点所决定的。
1.档案行政管理机关的职能拓展需要良好的公共关系
对档案行政管理机关而言，为了有效行使其监督、指导和检查职能，必须处理好上下级档案行政管理机关、档案行政管理机关与档案业务机关（档案馆、基层档案室）之间的关系。由于档案、图书、情报一体化管理趋势的新要求，档案行政管理机关还应协调好与图书、情报机构的关系。
2.档案馆的科学文化性质决定了档案部门必须建立良好的公共关系
档案馆作为为社会各方面提供利用档案史料的中心，必须以丰富馆藏、优化馆藏结构作为基础。档案馆只有搞好公共关系，才能收集到有特色的档案资料，才能把属于个人所有的档案，如名人档案收集到档案馆中来，使其发挥更广泛的社会作用。
3.机关档案业务的扩大需要良好的社会公共关系
我国基层档案业务工作经历了一个从无到有、从小到大的发展过程。近年来，我国基层档案业务工作出现了一些新的特点，如保管成分多样化（内容丰富、载体多样、种类繁多）、接收档案制度化、档案管理规范化等，这就决定了档案部门既要与机关内各机构发生联系，又要与形成或利用档案的部门或人员发生联系，这就涉及到公共关系问题。
4.新时期档案事业的发展需要树立档案部门的良好形象，开展公共关系建设
长期以来，档案部门较强的内向性、封闭性特征，较弱的社会服务意识和服务能力，影响了自身公众形象。提高社会服务能力和水平，拓展职能，是档案工作公共关系的核心内容，是树立档案部门良好的，具有公众亲和力的社会形象的关键。此外，档案工作人员不仅要具有默默无闻、甘于奉献的工作作风，也应具备较强的社会意识，利用各种时机宣传档案和档案工作，不断扩大档案工作的社会影响，取得社会各界的理解和支持。
档案部门公共关系活动的开展主要可以考虑下列途径：一是充分利用档案工作系统内的专业报刊和系统外的大众传媒工具进行档案宣传活动；二是通过策划新闻事件制造公关时机扩大档案工作的影响；三是定期联系社会公众，协调各方面的关系；四是举办档案展览，宣传档案工作的效益等。
四、档案工作的社会化发展规律
档案工作的社会化发展规律主要表现为随着人类社会活动领域的扩大，社会分工的细化和社会文明程度的提高，档案的来源与形式日益广泛和多样，档案信息服务逐步社会化，档案管理越来越具有广泛的社会意义。
随着人类社会活动领域的扩大和生产力水平的提高，不同历史时期的档案在来源、内容与形式上都有很大变化。从来源上看，档案是人类文明的产物，是社会发展到一定阶段，适应处理国家事务或记载公私生活的需要而产生的。但在相当长的时间内，档案的内容往往只是涉及国家政务和生产管理等社会活动的侧面。随着生产力水平的提高和科技进步，复杂的人类社会活动决定了档案来源的广泛性和档案内容的丰富性；从形式上看，无论是载体形式，还是档案信息的记录方式都出现了多样性变化，要求档案工作者针对各种类型档案的不同特点，采取不同的管理方法和保护方法。
档案管理的社会化是指档案是全社会的共同财富，档案管理是一种社会各级各类组织、机构和个人的共同行为，其目的在于把全社会的档案以不同形式分层分类集中控制起来，形成一个社会性的开放管理系统。这种社会化档案管理的实现是以方方面面的条件保证作为基础的。我国档案工作的基本原则和档案行政管理部门的执法权，是实现档案管理社会化的基本条件；较为完整的国家档案管理网络是档案管理社会化的可靠基础；档案馆是档案管理社会化的基本形式；而文件中心、档案事务所、档案寄存中心和其他商业化运作的档案中介机构则是档案管理社会化的有效补充。
档案信息服务的社会化，是指档案部门在保证国家和公民个人的根本利益不受损害的前提下，最大限度、最大范围地向社会各方面提供档案信息。在不同历史时期，档案信息服务社会化的实现程度有很大差异。古代的档案所有权和利用权均为少数统治者所垄断，平民百姓无权问津。到了近代，与资产阶级革命相伴随，许多国家先后建立了国家意义上的档案馆。这种档案馆兼具政府辅助机关和科学研究机关的性质。当时，除统治集团外，国家机关工作人员和一部分学者也产生了利用档案的要求，并在一定程度上获得了这种权利，这就使档案馆兼具保管职能和服务职能。档案馆服务职能的强化，使档案工作开始产生了一定的社会意义，并由此推动了档案事业的发展。现在，许多国家（包括我国）已明确规定公共档案馆是科学研究或科学文化性质的机构，允许更多的利用者走进档案馆，档案馆的社会服务水平与服务面得到大幅度的提高。与档案信息服务的社会化趋势相适应，我国档案工作的根本目的也经历了一个由“便于本机关利用”，到“便于党和国家各项工作的利用”，再到“便于社会各方面利用”的发展过程。1988年生效的《中华人民共和国档案法》对档案信息服务社会化的要求作出明确规定，我国的档案工作必须以“便于社会各方面的利用”作为根本目的。具体而言，档案信息服务社会化主要表现在：一是档案工作有明确的面向社会的宗旨，各项工作的展开都要有利于档案信息资源的开发利用；二是有便于社会利用的档案政策，在保守机密的前提下，使利用者能尽可能方便地利用所需档案。为此，我国专门制定了开放档案的若干政策。如《档案法》规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年”；三是有完善的服务手段和较高的服务水平，不仅能满足被动查找的需要，同时应能主动地将有关档案信息提供给各类利用者，作为各项工作的参考和依据，从而使档案机构与社会各方面建立起广泛而密切的联系。
总之，伴随着社会进步和人们对档案信息这一经济与社会发展的资源要素在认识上的深化，社会对信息资源共享的要求将会更加强烈。档案工作者应适应档案工作社会化发展规律，坚定不移地把档案信息服务的社会化作为档案工作的发展方向。同时，也应注意到，随着人类社会交往范围的扩大，我国档案工作正在逐步融入国际档案工作交流的体系之中，参与日益频繁的国际档案事务，处理档案工作国际交往中日益复杂的各类关系问题。
