新型档案机构
随着我国改革开放的顺利进行和档案学基础理论研究的不断深入，我国档案机构的设置也出现了一些新情况。最近几年来，在我国出现了一批新型档案机构，其中较为突出的是文件中心、档案寄存中心和档案事务所（也有的称为档案咨询中心）。应该说，除个别文件中心以外，这些新型档案机构一般都属于商业化的档案中介机构，这些新型档案机构的建立，对推动我国档案工作的发展和探索我国档案管理的新形式正发挥着积极作用。
一、文件中心
（一）文件中心的含义及其产生背景
1.文件中心的含义
文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置一般不像档案室一样隶属于一个文件形成单位，而是按地区按系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性档案管理机构。
2.文件中心产生的背景
文件中心最早诞生于第二次世界大战时期的美国。第二次世界大战期间，美国政府机关的文件量迅速膨胀，大大加重了文件管理的负担，加之办公空间日益紧张，各部门对自己的文件不是束手无策就是漠不关心，致使大量文件没有受到有组织、有制度的妥善保管，国家宝贵的档案遗产处于严重的危险之中。这种情况引起了美国档案界的焦虑。于是在档案界的倡导和协助下，美国军事部门创建了一种新型的文件管理机构--文件中心，把使用次数不多，但又必须保管一段时期的文件集中存放在造价较低的专门库房里。1950年，美国《联邦文件法》以法令形式肯定了文件中心这种新型管理机构
和美国一样，第二次世界大战后，许多国家都堆积有大量未到移交档案馆年限和未到销毁年限的半现行或处于休眠阶段的文件，并面临着由于没有任何存储和处置这些文件的策略而带来的各种危机，于是开始探索如何将这部分档案文件尽可能更经济有效地保管起来。许多国家档案界认为文件中心不失为一种好的形式。于是，纷纷效仿美国建立文件中心或类似的档案管理机构*如文件中心（加拿大）、中间档案馆（德国）、过渡性档案馆（英国）等。
在我国，甘肃省永靖县于1988年成立了我国第一个文件中心。经过十多年的发展，永靖县文件中心的参联机关有了很大发展，并摸索出一整套文件中心运作与管理的方法。在国家档案事业“十五”发展规划中，国家有关部门已经明确提出在“十五”期间要加强建立文件中心的试点。
（二）文件中心的特征和类型
1.文件中心的特征
（1）文件中心主要是一种实体性管理机构。从已有的实践来看，文件中心的主要目标就是为那些大量的休眠文件提供一个效率高、耗费低的安全庇护所。这就决定了文件中心的主要职能是：把文件从形成机关接收、存储进文件中心；提供快速、准确的文件借阅服务，满足用户的需要；确保文件安全、管理科学；根据由机关制定、档案馆批准的文件处置表对文件进行处置，包括销毁不需继续保存的文件和向档案馆移交具有永久保存价值的文件。文件中心一般不从事与文件内容有关的研究活动，这是它与档案馆在职能上的一个根本区别。
（2）文件中心是一种社会化、集约化和专业化程度很高的档案管理机构。文件中心一般要为若干参联机关提供文件管理服务，与档案室相比，它有较大的规模，服务对象也较多。由于其资金集中，专门性强，人员素质较高，因此，文件中心的管理能力和技术手段一般都要超过一个独立单位设立的档案管理机构。
（3）文件中心对其保管的处于休眠阶段的文件只有保管权，而无所有权，文件的所有权仍属于其形成机关。
（4）文件中心是介于文件形成者与档案馆之间的一个中间性机构，它要对双方负责。作为一个过渡性的、中间性的档案管理机构，文件中心首先要尊重文件形成者的利益和要求，同时又要担负起为档案馆积累档案的重任。
（5）文件中心可以同时承担文件管理咨询与培训的职能。如可为参联与非参联机关提供有关文件管理的建议与指导。
2.文件中心的类型
文件中心一般可分为两大类：
（1）政府性文件中心。这是由政府拨款建立的，为政府机关服务的非营利性文件管理机构。这类文件中心在具体操作文件中心是以吸收参联机关作为基本形式，并已经取得了较好的效果。
（2）商业性文件中心。这是由有关机构或个人创办的一种营利性档案管理机构，它为工商企业或个人提供现代化的文件存储设施、科学的文件管理和高效的文件服务，它不属于国家档案管理系统之列，但它执行国家档案行政管理部门的相关管理标准。商业性文件中心不靠政府拨款生存与发展，而是通过提供科学高效的文件管理服务收取一定的服务费用。这种商业性文件中心在国内外均有成功实践。
二、档案寄存中心
（一）档案寄存中心的含义
档案寄存中心是指由国家综合档案馆设立的，为各类企业、社会团体以及个人提供档案寄存有偿服务的机构。档案寄存中心主要是接受不具备充分保管条件及配备档案保管条件成本过高的国有与非国有企业及破产企业、社会团体、个人在工作、生产、经营、生活等各项活动中形成的档案的寄存。档案寄存中心与为具有社会和历史价值的各种档案提供无偿服务的综合性档案馆不同，也与具有会员制性质、共筹资金按所筹资金划分库房等的联合档案室不同。在机构设置上，档案寄存中心一般隶属于某一档案局（馆）领导，并内设于档案馆内。这既与综合档案馆是由国家各级政府设立并且领导不同，又与文件中心作为独立性的、为机关非现行性文件提供保存服务的过渡性保管机构不同。
（二）创办档案寄存中心的背景
随着经济体制改革的不断深入，尤其在国有企业改革及社会主义市场经济规律对各行各业逐步发生作用的新情况下，档案管理工作中也出现了如下新问题：
第一，在国有企业改革中，国有企业档案存在管理不善乃至无处可归的情况。国有企业在破产、拍卖、改组、兼并、股份制合作等资产和产权变动过程中，它们所形成的档案材料有不少是处于失控状态，整理不及时、管理不完善、流向与归属不合理等现象十分普遍。
第二，非国有企业的档案管理大多比较混乱。在非国有企业中，由于其内部机构往往比较简单，企业员工流动性大，一般没有档案管理部门和专职档案人员，档案管理条件也较差，档案失控以至损毁现象十分严重。
第三，一些社会团体和个人不具备档案保管的充分条件。由于营造“小而全”的档案保管条件所需费用过高，一些社会团体和个人无法具备档案保管条件，导致了这些单位和个人所有的珍贵档案与资料得不到妥善管理。
正是上述新问题的出现，客观上推动了档案寄存中心的创建。可以认为，档案寄存中心是根据市场经济体制下企业、社会团体与个人的需要而建立的一种新型档案管理模式。它可以为社会提供社会化、专业化的档案服务。
作为一种新型档案管理机构，档案寄存中心在我国还处在刚刚起步阶段，因此，在今后，对档案寄存中心的设置方法、人员编制、经费安排、工作规范、业务环节、收费标准等问题要充分研究总结，以促进档案寄存中心的健康发展。
三、档案事务所
（一）档案事务所的含义及其产生背景
档案事务所是指提供档案事务服务的一种商业性档案服务机构。
档案事务所是适应近年来我国档案工作中出现的一些新情况而建立的一种新型档案机构。首先，近年来由于档案业务量迅速增加，特别是档案的监督、指导工作量大量增加，本行政区域内的所有机关、团体、企事业单位，甚至乡（镇）、村的档案业务指导、监督任务概由档案行政部门来承担，档案行政部门不堪重负；其次，由于有关部门在考虑人员编制时，往往忽视档案行政管理部门的工作量和工作面，所给编制极少。这就造成了一方面是档案局即使占用了档案馆的事业编制，也不能完全履行自身的职责，另一方面档案馆的编制被档案局占用后，也使其正常业务工作受到了影响；此外，档案部门人员参与档案劳务性工作，一定程度上会削弱档案行政管理部门的业务指导与监督职能。正是在这样的背景下，我国部分地区建立了档案事务所。档案事务所的建立，可以承担大量的档案劳务性工作，减轻档案部门指导、监督工作量过大的压力，也使档案部门可以集中力量抓好档案局馆的本职工作。
（二）档案事务所的服务对象和服务范围
档案事务所的服务对象非常广泛，一般包括该行政区域内各级国家综合性档案馆，各机关、团体、企业（包括国有、集体、合资、独资、私营企业）、事业单位，乡（镇）、村以及公民个人等。
档案事务所的业务范围，主要是开展档案业务的指导、咨询，以及各种档案的劳务性服务工作。如档案的整理、装订；各种档案目录的抄写、著录、打印；档案的裱糊；破损档案抢救。档案事务所开展的档案业务项目均为有偿服务，应根据经济核算的原则制定合理的收费标准。此外，档案事务所还可以开展档案用品的销售等业务。
应该说明的是，档案事务所与档案部门创办的各种服务部、经营部等有着重大差别。前者主要强调开展档案的业务技术指导和档案整理的劳务性有偿服务；后者则主要强调档案用品和物资方面的经营服务
（三）档案事务所的性质及其管理
档案事务所是独立经营、独立核算、自负盈亏的企业型单位。在用人制度上一般采取聘任制和临时工制相结合的办法，对少数档案专业技术人员采用聘任制，利用他们开展档案业务的指导和咨询。事务所的其他工作人员一般则实行临时工制，主要开展各种劳务性工作。
为了加强对档案事务所的管理，各地档案行政管理部门应会同有关部门制定档案事务所的有关管理规定，并对档案事务所的业务工作进行指导、监督。
