实现档案价值的规律性
档案的价值是客观存在的，档案价值的实现也有一定的规律可循。研究和掌握实现档案价值的规律性，是为了在尊重这些规律的基础上，更合理更有效地发挥档案作用。根据多年来档案界的探讨，实现档案价值的规律可简要概括为以下几个方面：
一、档案价值的扩展律
由于档案具有原始记录性、内容与版本的惟一性等特点，档案价值是可以扩大和发展的，它的扩展具有一定的规律性，可称为档案价值的扩展律。档案价值的扩展主要表现为两种形式：
（一）由于价值主体扩展而导致的档案价值扩展
这是指随着时间的推移，可能与档案发生关系的人群逐渐扩大，档案利用者契机需求的范围呈拓宽趋势，由此导致档案价值的扩展。
造成档案价值主体扩展的主要原因有：
第一，档案作用从形成机关扩展到全社会。根据档案形成规律，档案形成以后在一段时期内，作为机关工作和生产活动的必要条件，它发挥作用的对象主要是本机关（含各类企事业单位）。本机关了解既往情况，进行决策，处理现实工作以及进行未来预测，都离不开自身形成的档案信息。而在这段时期内，社会上其他机关单位对利用这些档案的需要并不突出，一般也难于实现，因此档案的利用者主要限于档案形成机关内。档案在这一时期的作用主要表现为对行政工作、业务活动的信息支持，价值主体受到比较严格的限制，利用者及其需求局限在一定的范围内，比较单一、明确。
经过一段时间，档案的现行作用逐渐淡化以至完结，即使有些还为本机关所需要，而作为社会的财富，作为社会信息系统的组成部分，其长远价值和全面作用会冲破其形成机关的范围，而使社会各个方面利用需求突出出来。利用者的范围从档案形成机关扩展到全社会，档案价值主体突破了初期的各种限制，形成了丰富的多样化的价值形态。
第二，档案机密程度的递减。档案是社会生活的真实记录，在阶级社会中，不同国家、政党、集团、机关、企事业单位以及个人还存在着各自的政治和经济利益，因此，必然有一部分活动记录不能公开，这就使一部分文件，以至转化为档案后都具有一定的机密性，分为绝密、机密、秘密等不同密级。所谓保密，就是限制利用，档案的保密程度，实质上是档案准许利用的范围和利用程度的问题。世界上从来没有任何时候对任何人都保密的档案，只不过是某些时间限制某些人使用而已。处在保密期的文件和档案，被允许利用的人少，可能与这些文件或档案发生的关系就比较少，档案价值的实现被限制在可以接触这些档案的利用者范围内。
档案的机密性不是一成不变的，随着时间的推移和条件的变化也在发生变化：有些档案在若干年以后仍有机密性，例如有些历史档案虽年深日久，但其中涉及国家政治、军事机密和科学机密，仍须保密；有些档案，经过一定的时间便降低了机密程度；有的则失去了机密性。例如，解放战争中“三大战役”的有关文件，在形成初期无疑是十分机密的，而到建国后由于形势的变化，有些文件公开发表更有益于学习和研究，所以其中有些就公之于众而不再保密了。一般说来，档案机密性逐渐弱化、递减是一种总的趋势，档案机密性的强弱与保存时间的久暂成反比。随着时间的推移，过去利益攸关的重大问题逐渐成为历史陈迹，保守机密的必要性逐渐丧失了。档案机密程度的逐渐减退，表明放宽限制，档案利用者范围得以扩大，必将导致档案价值更广泛的实现。
（二）由于档案作用性质的变化而导致价值扩展
档案对于利用者的有用性是多方面的，而这些用途并不是同时显现出来的。随着时间的推移和条件的变化，不仅利用者的范围得以扩大，档案的作用性质也会发生变化，呈现出档案价值的多元性特征。
一般说来，档案形成之初主要发挥行政或业务方面的作用，随着现行期的结束，档案的作用逐步从单纯的行政、业务的信息支持扩展到科学、文化、教育、司法、休闲等各个方面。这是因为档案的前身—文件是以处理现行事务为目的的，文件转化为档案之初，档案与现行事务还有着多方面的关系，其中有些政策、法令性文件还具有现行效用，现行机关在日常工作中经常需要查考这些档案，因此，这时档案的行政作用是主要的。随着时间的推移，保存时间较长的档案与现行事务的联系越来越少，行政查考的必要性逐步减少，对档案利用的限制逐步减少，利用者可以从科学文化、历史研究的不同角度利用档案，从而使档案的多方面作用凸现出来。
档案作用性质的扩展表现为档案不仅可以用于与其相应的活动，如行政档案用于行政工作查考，基建档案用于房屋维修等。同时可以发挥多种作用，有些甚至超出档案形成者的预想。如行政管理活动中形成的档案，可为人口学研究提供微观数据；技术图纸可作为边界谈判等政治斗争的证据；账本、房地契可作为经济史研究的素材等等，从而增加了档案价值实现的领域、形式与可能性。
了解档案价值扩展律，对于处理好档案管理中当前与长远、局部与整体、保密与开放的关系具有科学的指导作用。具体表现为：第一，正确认识单位内部档案机构和公共档案馆的服务方向和职能定位，内部档案机构一方面要服务于本单位，促进档案第一价值的实现，同时要积极积累具有长远利用价值的档案，为档案第二价值的实现创造条件。公共档案馆要采取各种措施，扩大服务范围，促进档案价值的扩展。第二，确定合理的档案的归档、移交时间，建立合理的馆藏结构，以适应不同时期档案价值实现的特点和要求。第三，在档案鉴定工作中以全面的历史的发展的观点来分析档案的价值，避免片面性。第四，坚持正确的保密观念，对具有保密要求的档案采取相应的保密措施，同时制定和实施降密、解密制度，根据客观实际情况的变化适时地调整档案密级，降密解密，扩大利用范围。第五，树立服务观念，依法积极开放档案，促进档案工作由封闭型、半封闭型向开放型转变，更合理地更广泛地开发档案信息资源，为社会各方面服务，研究不同时期档案的作用领域，适时推进档案价值的合理扩展。
二、档案价值的时效律
时效，指的是某一事物在一定时间内发挥作用的特性。档案价值的时效性是指档案对社会的有用性是有时限的，某些档案在一定时期内对利用者是有价值的，超过这个时间限制后则降低或丧失了价值。这一规律可称为档案价值的时效律。
档案价值的时效性主要表现在两个方面：
（一）档案与利用者需求之间关系的时效性
并不是所有文件的生命期都一样长，姑且不论其自然寿命，仅就其有用性而言，有些在文书处理过程完结后就被淘汰，有些在现行期或半现行期内有利用价值，有些则在进入非现行期以至永远都可能因有用而被保存。在一定意义上说，档案的价值鉴定就是认识和确定档案价值的时效期，档案保管期限就是档案时效期的具体体现。搞清档案的时效期，划分档案的保管期限是一项十分复杂、十分重要的工作。
不同种类档案的时效性有不同的特点。文书档案的时效期通常取决于人们对其记录内容的认知和需求程度，有一定不确定性、弹性或跨度。其中一些类型档案的时效性比较明确，如一般事务性通知在通知事项被执行之后其作用基本消失，合同、协议类文件的时效性与其有效期直接相关等。科技档案的时效期因其门类有所不同，天文、水文、勘测、气象等类档案积累越多越容易找出其中的规律，因而时效期长，而相当一部分工程技术档案的时效期与其记录和反映的实体寿命是直接相关的。比如，基建档案所反映的对象是某一建筑物、构筑物，设备档案所反映的是某一设备，实体对象一旦报废或不复存在，这些档案的凭证作用就大大降低甚消失了。由于技术的飞速进步，导致此类档案所承载的静态知识老化周期变短其参考作用也会变小，甚至微不足道。一种新产品、新技术、新工艺的档案材料，如果能够及时地有偿地转让给他人参考，人们就可吸取其科技成果，省时省力地制造出新的科技成果。如果封闭几十年，就可能一钱不值了。
从价值主体方面看，利用者的某些需求也具有时效性，如果未能使档案适时地满足利用者的需求，有些档案价值就会失效，或变得毫无意义。例如，当人们需要利用某些档案信息进行决策、判断而未能获得，一旦作出错误决断，有些后果是难以挽救的，这些可资为凭的档案就错过了实现凭证价值的时机。又如，假设当年浙江省建筑设计院在耗时耗资重新钻探钱塘江桥附近地下水文情况后才得到茅以升同志保存下来的有关档案，这些大桥档案的经济价值就大大降低了。据载，上海港复兴装卸公司档案部门曾在查阅会计档案中发现公司每年外出机械修理费高达50-80万元。论证表明，用这笔钱完全可以自己承办这些机修业务。结果公司采纳了这一建议，年节支几十万元。又如该港开平装卸公司档案部门在汇编档案工作中发现找不到公司近几年码头被撞索赔事件的赔款凭证，公司行政部门得知此事后立即组织调查，前后追回3万余元赔款。这两个实例所反映的情况如果等到几十年后档案开放时才发现，就毫无意义了。
（二）档案价值形态的时效性
从档案价值的扩展律可知，档案对于利用者有多方面的作用，因而具有各种不同的价值形态。而这些作用往往是在不同的时间段中发挥出来的。例如，档案形成之初以行政、业务作用为主，以后转向科学、文化等其他作用。如一些具有行政和法律效力的文件，在其有效期过后失去了行政、法律约束力，但可能依然具有参考、研究价值。不同作用的此消彼长说明档案在不同的时间内可与不同的利用者需求形成不同的价值，社会政治、经济、文化状况对于不同形态档案价值的实现也具有直接的影响。档案工作者在了解这种变化趋势的同时，也应把握变化的时间和阶段性，以防错失某些价值实现的最佳时机。比如文书档案中一些反映行政和业务管理活动的原始记录，如果及时加以整理研究，也许可以从中总结出不少经验教训，作为现实工作的借鉴。而等到几十年后再去研究它，档案的资治作用已基本消失，剩下的主要是史料作用了。
了解档案价值的时效律，有利于档案工作者以辩证的思维认识时间对于档案价值的影响，正确地判断不同档案的时效性，不失时机地开发档案信息资源，积极地提供利用，防止本应被适时利用的档案因提供过晚而丧失部分或全部价值。
三、档案价值的条件律
档案价值关系不是天然存在的，而是通过主体和客体之间的相互联系、相互作用而形成的，这种联系和作用就是档案利用活动。档案利用是档案价值产生和实现的中介和必要条件。没有利用活动，利用者与档案之间便无法结成价值关系，档案价值的实现便无从谈起。
档案利用活动的可能性、广泛性及其效果取决于一定的条件。当档案没有为利用者提供有用性时，它的价值是潜在的。在一定的条件下，档案被利用者有效利用，产生社会效益或经济效益，它的潜在价值才能转化为现实价值。各种条件对于价值实现的影响被称为档案价值实现的条件律。这些条件涉及的因素很多，可主要概括为以下三个方面：
（一）社会环境
社会制度、国家有关法规、政策、政治经济形势等对于档案利用需求，档案机构可能提供档案的程度有很大的制约作用，从而对档案价值关系的形成和实现具有直接的影响。
在奴隶社会，封建社会，对档案的封锁是十分严格的，除少数统治者外，其他人无权接触档案，甚至“九卿翰林部员，有终身不得窥见一字者”。随着社会民主化程度的提高，赋予更多的人以更多的利用档案的机会，档案价值的实现范围便扩大了。
一个国家的信息法规、政策，档案工作的法规、方针、政策、制度对档案价值的实现也具有重要的甚至决定性的影响作用。如果档案工作指导思想有偏差，重管轻用，或利用政策不明确，封闭期长等，没有制定或实施降密、解密制度，都会对利用活动产生不合理的限制，影响档案价值的实现。例如，在我国没有制定档案开放政策时，档案利用的限制较大，1980年我国提出了开放历史档案的方针，1987年通过的《中华人民共和国档案法》中又明确提出了开放档案的条款，随之而来的是全国前所未有的档案利用热潮。现代以来，世界各国普遍出现了一种缩短封闭期限、提前开放档案的趋势。50年代以前一般在50-60年左右，以后逐渐缩短到30-50年。1966年美国《信息自由法令》公布后，各国在其影响下，进一步加快了档案开放进程。目前，欧美各国的档案封闭期已降至15-30年之间，我国也从无限期封闭缩短为档案法中规定的30年，与此同时还简化了利用手续，从而扩大了利用范围，有效地促进了档案的潜在价值向现实价值的转化。因此，应该制定积极的档案利用和开放政策，引导和鼓励档案利用，通过各种方式开发档案信息资源，使档案最大限度地发挥作用。如果让档案长年沉睡于库房，档案价值随之沉寂其中，这种宝贵的信息资源就会浪费殆尽。
国家的政治形势、经济形势对于档案利用环境是否宽松，利用需求是否旺盛，提供利用服务的手段是否先进便捷等也会产生直接或间接的影响。
（二）社会档案意识
人们对档案的认识水平以及社会上对档案的普遍认识程度可称为“社会档案意识”。社会对档案的需求程度以及档案工作者能够满足需求的程度与社会档案意识密切相关。社会档案意识是一个国家、一个地区文明程度的标志之一，既取决于社会文明程度，反过来又对其产生正面或负面的影响。社会档案意识对于档案价值实现的影响主要表现在三个方面：档案利用需求，档案利用政策和档案服务观念。在社会档案意识比较强的地方和单位，档案需求较大，档案利用政策明确，档案部门服务意识强，档案价值作用发挥得就比较好；反之，在不了解和不重视档案的地方和单位，人们既不注意保管档案，也不注意利用档案，档案的完整齐全尚难保证，开发利用更是开展不利，档案价值是难以形成和实现的。提高社会档案意识，从根本上讲有赖于社会文明程度的提高。开展广泛深入的档案宣传、做好服务工作使人们从档案中受益，也是卓有成效的。
（三）档案管理水平
档案管理水平的高低，直接影响到档案管理部门提供档案服务，满足社会需求的能力以及利用者获取所需档案信息的可能性。从宏观而言，档案管理是指对国家或地区档案工作的统筹规划、组织协调、监督、检查和指导，包括档案管理体制的确立、调整和完善，档案机构网络和信息网络的布局设计和组织建设，档案法规、政策的制定和实施等。从微观而言，档案管理主要是指制定和实施档案业务的具体原则和方法，设计和建立档案实体和档案信息管理系统，实施对档案实体的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用、编研，建立档案信息库和查询系统，开展网络信息服务等具体业务。这些工作做好了，利用者可以方便、顺利地获取档案信息，满足已有的需求，还可能诱发新的利用动机，扩大社会档案需求，促进档案价值的实现。反之，如果档案网络布局不合理，收集不齐全，整理不科学，鉴定有所偏差，保管不善，拒借率高，查询繁琐，手段落后，那么，许多利用者将降低或失去利用档案的欲望和需求，档案的价值只能停留于潜在状态中而无法实现。因此，提高档案科学管理水平，深入开发档案信息资源，提供优质高效的利用服务，是促进档案价值实现的重要条件。
