档案的作用
档案是人类文明的伴生物。在人类漫长的文明史中，无论各个国家的政权性质如何，发达程度如何，都无一例外地在日积月累地形成和保存档案，并将其流传后世。之所以如此，是因为档案具有独特的、其他事物不可替代的作用。档案具有广泛的社会作用，随着社会和人们认识的发展，档案作用还在不断得以发掘，目前比较集中和主要地表现在行政、业务、文化、法律、教育等几个方面。
一、行政作用
档案是各级各类机构、社会组织行使职能、从事管理活动的真实记录，这些记录对于该机构、地区乃至国家工作人员察往知来，保持政策、体制、秩序、工作方法的连续性、有效性，以及决策的科学性具有不可或缺、无可替代的凭证和参考作用，这种作用可以称为资治作用或行政作用。
明代内阁大学士邱濬奏议建“皇史宬”档案库的上疏，认为：“经籍图书者乃万年百世之事”，“今世赖之以知古，后世赖之以知今者也”，应“立为案卷，永远存照”（《明实录》第 函，《考宗弘治实录》卷 。谢伦伯格认为，档案是一个政府借以完成其工作的基本行政工具，它是政府机构赖以建立的基础。这是因为档案中包含机关、企事业单位行使职能的法律依据，处理事物的结果，重要事实的记录和大量的工作经验，各级机构需要借助于这些依据和经验去制定政策、处理社会、法律以及组织、程序等方面的问题。没有这些记录，任何机构都难以保证其决策、管理上的连续性和科学性。要在日常工作中避免主观唯心主义，坚持实事求是，就不能离开对以往工作活动的记录和查考。大到制定党和国家的方针政策，小到处理每一件具体事务，都应该有理有据，而这个“据”就是既定政策和事物的本来面貌，它在很大程度上来自档案。机关领导和业务工作人员，在熟悉情况、总结经验、制定计划、研究案例、处理问题时，常常需要从档案中查考先前的记载，从中得到了依据和重要的参考信息，保证工作的顺利进行。例如，党的十一届三中全会上通过的《关于党内若干历史问题的决议》就是在大量利用档案的基础上写成的。在机关、企事业单位的决策和管理活动中，通过对档案的利用和分析，有助于对现实工作和未来发展作出准确的判断，实现对人、财、物、信息等资源的有效管理，从而达到优化资源配置的目的。如北京城建档案馆为北京的城市建设和规划提供了大量原始材料，为建设具有民族传统和时代精神的新北京作出了重要贡献。相反，有的地方由于“无案可查”，常常贻误工作，由盲目而导致错误的决断，给政治活动、行政管理和经济工作带来被动和损失。无数事实证明，档案是行政工作的工具之一，充分发挥档案的作用有助于计划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平。
二、业务作用
档案作为历史的记录，就其宏观而言，纵观古今许多历史阶段，横穿自然和社会的各个领域。就其微观而言，它记述了人们改造客观世界和主观世界的实践过程，涉及了生产经营、金融贸易、工程设计、教育卫生、文学艺术、军事外交等诸多方面。档案在每一个业务领域中都发挥了重要的凭证和参考作用，成为业务活动的信息支持和保障。
档案记载了各行各业运营、发展的有关情况、成果、经验和教训，是以往业务活动的记录和继续开展业务活动的条件。这是因为：第一，人类的生产、经营等各种业务活动与行政管理一样都是一个连续的过程，是以部分地继承前人的成果、经验为条件的。没有这种连续和继承，社会生产力就难以发展，各项业务就失去了根基。因此，在各项业务活动中经常需要查阅以往的记录作为继续工作的依据。第二，在业务活动中利用前人的记录常常需要精确的记录，这是人脑记忆和口头传达难以满足的。有时由于缺少一个数据或数据不准确，就会妨碍业务活动的正常进行。而各种专门业务档案中除了以文字表达的定性记录外，还有大量以数字表达的定量记录（如统计数据、会计报表等）和以图形、图像表达的记录（如设计图纸、勘测图、观测图等），这些记录是业务活动中须臾不可离开的基础和条件。例如，会计档案是编制国家和地方预算，编制单位预算和财务收支计划的重要依据，是各项经济查证的可靠的书面证明；诉讼档案是各类案件审结和再审、复审的可靠凭证；商标档案是确定商标专用权、开展商标评审工作，监督产品质量，查处商标侵权行为，以及进行商标咨询工作的基本依据。
在各项业务活动中形成的档案不仅可以维持业务活动的正常进行，有时还可以产生明显的社会效益和经济效益。中国第一历史档案馆所藏明清时期的水文档案为建设长江三峡水利枢纽工程和治理黄河、海河提供了重要的依据和参考。浙江省建筑设计院利用茅以升同志保存下来的钱塘江大桥档案，掌握了该桥附近地下水文情况，节约了15万元钻探费，加快了设计速度。在1991年居庸关及古长城遗址的修复工程、1999年天安城遗址的修复工程、 门广场修整工程中，档案都为工程的设计和施工提供了重要依据，而且节约了大量的设计施工资金。又如，在生产开发领域中，充分利用档案可以节省大量资源，对于节约劳动支付和避免重复劳动，对于企事业单位挖潜、革新、改造，取得经济效益都具有重要作用。仅据上海、天津档案部门不完全统计，1994年通过开发利用档案创造的直接和间接经济效益就分别达4.3亿元和6.2亿元。
三、文化作用
档案的文化作用主要是指档案是人类所创造的一种宝贵的精神文化财富，以及对于人类社会文化的积累、传播、发展与进步所发挥的各种功能。档案与文化紧密相连，档案是人类文明的产物、是历史文化遗产中必不可少的组成部分。社会文化的发展是具有历史连续性的，社会物质生产发展的连续性是文化发展历史连续性的基础，而档案的存在和发展是文化发展连续性的重要条件之一。
档案是民族文化的集中体现。档案是一个民族、一个国家历史的真实记录，内容广泛而丰富，既包括朝政国法、军事经济，也含有风土民情、自然景观，在某种意义上档案是民族文化的“根”和民族文化心理的情感寄托。越是民族的越是世界的，各民族文化的精华成为世界文化宝库的源泉。我国艺术研究院音乐研究所珍藏的“中国传统音乐声音档案”，第一历史档案馆珍藏的“清代内阁档案件档案，已经先后被批准为世界级记忆遗产，并列入世界记忆工程名录。
档案是历史文化的积累。档案中记录了人类的思想和活动的成果，这些知识和经验使得人类社会走向文明。档案与人类文化活动同生同在，是人类文化活动的伴生物与副产品。美国著名民族学家摩尔根认为，人类是通过经验知识的缓慢积累，才从蒙昧社会上升到文明社会的。社会的发展、科学的进步都是建立在一定的文化积累基础之上的，而档案正是人类社会绵延不断的文化的重要载体形式。
档案是历史文化传承的手段。档案中凝聚了历史经验，蕴涵着社会和事物的发展规律，档案的保存和流传实质是人类文化的延续。这种文化传承有时借助于档案本身的流传，有时则以档案作为历史研究和其他学科研究的第一手资料转载于其他著述和学术成果之中。在历史研究中，史学研究人员常借档案记载了解历史事件的来龙去脉、前因后果、内外关系，以把握历史发展的规律。我国的许多史学名著，如《史记》、《汉书》等都是利用档案才写成的。胡绳所著的《鸦片战争到五四运动》一书，也是在对大量档案史料和其他文献资料深入研究的基础上完成的，据统计，该书直接引用的档案史料就达843处之多。根据中央档案馆珍藏档案制作的电视片《红旗飘飘--中国共产党历史上的今天》是中国共产党80年历史的全面生动的展现。该剧分365集，用一年时间在全国30个省、自治区、直辖市的80多家电视台播出，收看的观众约达1.7亿人，在社会上引起了极大的反响，对于弘扬主旋律，传播先进文化具有显著的效果。
档案是文化创新的基础。这不仅表现在人们可以从档案中吸取历史文化的精髓，作用于社会意识形态，形成新的文化价值判断，也表现为人类可以在借鉴已有文化成果的基础上创造新的文化。如一些档案具有较高的文学艺术价值，可供欣赏和收藏；一些档案资料为文艺作品的创作提供了生动可信的素材和生活原型，被直接或间接引用到作品中。如北京京剧院在创作京剧《风雨同仁堂》时，就利用了大量的档案，同仁堂和其他许多老字号的原始档案资料都成为编剧、导演构思剧本的基础。
四、法律作用
档案的法律作用是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用。法律作用是档案凭证价值的集中体现。从档案的形成来看，它是当时、当地、当事人在业务活动中形成的原始记录，真实性、可靠性强，是令人信服的真凭实据。
一方面，在政治斗争、军事斗争、经济斗争、外交斗争，解决领土争端等方面，档案的法律作用表现得十分突出。为此，从古至今，各国政府都把档案作为一种斗争的武器。在奴隶社会、资本主义社会中，统治阶级把档案看做是“插入鞘中的剑”，“社会的甲胄”。在我国大量的档案中，记载着国内外不同时期和各个方面的活动以及我国人民进行革命斗争的情况和有关的历史事实。例如，近几年来，日本右翼势力日渐猖狂，不断否认自己的侵略行径。1994年，辽宁省档案馆发现了一组记载南京大屠杀情况的日文档案，这些日本侵略者自己形成的档案还历史以本来面目，可以说是铁证如山。南京市档案馆馆藏中的崇善堂埋尸档案、南京伪政府档案等几份原始档案记录，完全可以作为法律证据，将日本侵略者推上历史的审判台。根据中外档案馆的有关史料、国际军事法庭和中国军事法庭对此案的审判记录、参战日军官方和私人留下的罪行证据以及当年西方目击者提供的证言材料和幸存者的血泪控诉编辑出版发行的《侵华日军南京大屠杀》光盘，将日本军国主义关于“南京大屠杀是虚构的”的疯狂叫嚣驳得体无完肤，并使人们更加认清了侵略者的本质。
另一方面，档案在维护国家、集体、个人合法权益方面的法律作用也十分突出。因为在档案中有关立法性质的文件规定了各种社会关系、国家关系、经济关系和政治关系的组成；契约、合同、协议、单据等社会团体、个人之间交往中形成的文件，记载了各方承担的政治、经济、劳务等方面的权利和义务。当在这些问题上发生疑问、争执、纠纷时，档案最能够说明权益的归属，具有无可辩驳的证据作用。在我们的日常生活中，档案作为法律凭证维护正当合法权益的例子也不胜枚举。如档案在解决房地产纠纷，证实个人学历、经历等方面都发挥了很大的作用，据铁道部11个铁路局16个铁路分局和30条铁路线的统计，从1983年至1987年利用地方档案作为原始凭证，解决与地方之间土地产权纠纷，仅为铁路建设避免重复征用土地一项，就减少费用9.74亿元。再以知识产权为例，我国自1980年6月加入世界知识产权组织以来，为了与国际知识产权保护标准接轨，制定了一系列保护知识产权的法律，为保护知识产权提供了法律保证。同时我国有关部门还收集、保存了与各类知识产权相关的准确、系统、完整的档案，比如：商标档案、技术合同档案、著作档案、专利档案等，从而为解决知识产权纠纷，维护知识产权人的合法权益提供可靠证据，亦即事实性依据。据有关资料统计，1986年至1993年，全国人民法院共受理知识产权纠纷案3505件， 其中著作权案1168件；专利权案1783件；商标权案554件。这些案件都是通过利用档案取得证据而最终审结的。
五、教育作用
古人立档有直接或间接的目的，一方面反映了中央集权制的封建政权在政治方面的需要，另一方面也是所谓文化--文治教化的需要。教育，指的是按照一定的社会要求，对受教育者的身心施以影响的一种有目的的、有计划的活动。除了学校教育外，人们还要有意无意地接受家庭教育和社会教育，其中，社会教育是终身教育。在社会教育的诸多素材中，档案以其独特的历史性、直观性和原始性，成为宣传教育的重要材料。
档案是一种重要的教育资源，它以第一手原始材料见长，翔实地记录了人们创造历史的曲折历程和奋斗足迹，形象生动地反映了社会生活的方方面面，其真实性不容置疑，因而具有不可抗拒的说服力和感染力，如果能够得到有效的开发，“就能在发展民族心理的过程中，在促进人们了解其自身发展及其与外部世界的联系方面，发挥无法估量的作用” 档案的教育作用可以通过多种形式表现出来。据有关资料记载，1950年，在法国巴黎举行的第一届国际档案大会的议题名为“档案与学校”。同年，“法国国家档案馆设立了教育处。1952年起，法国各省档案机构也相继设立这样的部门。它们为学校的历史教学提供示范性服务。到1969年，在96个省中，已有50个省建立了教育处，每周平均为700名学生提供2至6个课时，在某些省份接待人数高达20000人次”。近些年来，有些国家还以档案作为编写教科书的主要素材，在墨西哥，到档案馆参观的中小学生说：“老师说，我们教科书上的故事都来自这里，我们是来印证一下。”可见，档案凭借其丰富多彩的内容已经将触角伸向了幼儿园、中小学等教育机构，档案的教育作用得到了最为直接的体现。
在我国，档案的教育作用大多通过展览的形式发挥出来。外国档案学家米歇尔迪香指出：档案利用“在未来影响新的研究者利用档案方面，将日益作出重要贡献” 。利用档案举办展览、开展演讲报告等多项宣传教育活动，可以突破各种限制，尽可能地扩大受众面，让更多的人了解真相、接受历史教育。尤其对于我国的社会主义精神文明建设而言，各级国家档案馆完全可以利用自身的馆藏，通过举办各种类型的展览，成为爱国主义（或青少年）教育基地。例如，北京市档案馆近几年来多次举办各种展览，以翔实、生动的档案讲述北京的历史和发展，贴近百姓生活，仅1998年就接待参观者14.38万人次，取得了很好的教育效果。
