档案价值形态
档案价值形态，就是指档案价值的具体表现形式。研究档案的价值形态，对于正确理解和把握档案价值，完善档案价值理论体系乃至科学地鉴定档案的价值，具有重要的理论和实践意义。
从不同的角度剖析和划分，档案价值具有不同的表现形式。本章对几种主要的档案价值形态加以分析和研究。
一、凭证价值和情报价值
根据档案价值实现领域和效果的不同，可分为凭证价值和情报价值。
档案是历史的真凭实据，它的这种可资为凭的特性，构成了档案的基本价值之一--凭证价值。
档案的凭证价值，是档案不同于和优于其他各种资料的最基本的特点。档案是确凿的原始材料和历史记录，它可以成为查考、研究、争辩和处理问题的依凭，认定法律权利、义务与责任的证据，以及政治斗争、外交斗争和教育人民的工具。第十二届国际档案理事会主席，原加拿大国家档案馆馆长让—皮埃尔*瓦洛认为：“档案是契约文件、行动记录和议事记录，是已做或计划要做的事，所体验和表达的思想感情和社会重大争论的可靠证明和根据。没有这样的档案文件，就没有什么家庭、社会和人群能够理解和证明各种事实，并将之与虚构假设相区分。”
档案所以有凭证价值，是由档案形成过程及其结果的内容和形式特点决定的。首先，从档案的内容看，它是从当时当事直接使用的文件转化而来的，并非事后为使用而另行编制的，因此它客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。正如恩格斯所说：“对于事态的真相，现在不可能提出文件来作证据。只有在事件本身成为历史陈迹的时候，这些证据才会出现。” 作为历史陈迹的档案，具有无可置辩的证据作用。我国保存的历史档案雄辩地证明了自元朝以来中央政府一直对西藏实施了有效的管辖，西藏是中国领土不可分割的组成部分，从而驳斥和打击了少数分裂分子和某些国家策划的“西藏独立”的阴谋活动。
其次，从档案的形式特征看，文件上保留着真切的历史标记。有些文件材料的全文，原是当事人的亲笔手稿；不少文件上留有负责人和有关人员的亲笔签署或批示；很多文件上盖有机关或个人的印信；还有一些是原来形象的照片、录像和原声的录音。电子文件的形式特征有的可以存在于文件之中，如将手写签名嵌入文件；有的则以元数据的方式记录下来，如文件起草者、修改者、发件人、收件人等。这些原始标记和原始数据成为档案原始性、真实性的印记。据1981年3月《最高人民法院特别法庭关于审判林彪、江青反革命集团案主犯的情况报告》称，法庭在调查中，“先后向被告人出示和宣读了档案、信件、日记、笔记、讲话记录和录音等经过鉴定、验证的原始书证和物证共651次。在审判庭上，江青抵赖罪行，而当法庭宣读、展示有关文件和播放讲话录音后，被告不得不供认犯罪事实”。在马克思和恩格斯的通讯中，谈到获取警官一批文件原件时认为：这是一种发现，比一切澳大利亚的金矿还更有价值，一切文件、宣誓书等⋯ .构成一批卓越的辩护证件。毛泽东同志在修改中央起草的一份文件时，曾在一处专门增写了一句话：“社会实践是检验真理的惟一标准”。在修改《人的正确思想是从哪里来的？》一文时，最后又特别加上了“此外再无别的检验真理的办法”。这些手迹清楚地表明了毛泽东同志对实践的重视，以及他对马克思主义认识论所作的科学论述。这对于解决真理标准问题的某些论争，具有充分的说服力。
档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的广泛的可资参考的特征，构成了档案的又一基本价值--情报价值。
档案记录了历史活动的事实和经过，也记录了‘人们在各种活动中的思维过程，所以它能给人以互有联系的系统的广泛的情报信息。档案的这种情报价值，体现在不同层次的档案集合体中：首先，体现在一个档案馆（室）以至国家档案馆网的档案材料中，比如从有关第一个五年计划至第六个五年计划的大量档案材料中，可以提供我国经济和社会发展的历史过程和反映许多规律性的信息；其次，也体现在一定数量文件的单元组合中，比如有关某一工作或案件的若干文卷，可以提供该事件始末的信息；再次，又体现在同一文件的不同稿本或同一稿化过程的详细信息。原法国总统弗朗索瓦本的修改墨迹中，比如从某一份文件的历次文稿中，可以提供讨论研究与认识变化过程的详细信息。原法国总统弗朗索瓦*密特朗高度评价档案的这种情报价值，他说：“每个国家的档案既保留了过去活动的踪迹和走过的道路，又启发和指导当今的现实生活。”
档案和报纸、杂志、书籍、文章等等，都可作为情报资料来参考，其情报价值和参考作用各有所长。而档案作为一种情报资源，其主要特点在于它的原始性和可靠性。比如，太平天国领袖洪秀全所发布的诏书，这一原件对说明和研究太平天国的有关问题，比其他一些非原始的间接材料当然更加可靠。恩格斯在谈论俄国沙皇政府的对外政策时说：波兰起义者缴获康斯坦丁大公在华沙的一批外交档案，是揭露沙皇政府力图分裂和统治西欧各国的那些阴谋的历史的主要资料之一，至少是最可靠的资料。我国历史学家沈兼士先生称誉档案是“未掺过水的史料”。又如，中国是世界上保存地震记录最早、连续积累最多的国家。这些大量的原始资料，为我国研究地震的规律性和提高地震预报水平提供了可靠的基础。中国的许多有关地震的情报资料，对世界也有重要的贡献。在许多工作中，档案是宝贵的资料，甚至是不可缺少的参考依据。在日常行政业务工作、科学研究、生产活动以及政治和军事活动中，没有或者不去查考档案材料的非但不利于开展工作，有时甚至酿成差错。
由于档案是历史的凭证和原始的情报材料，所以人们把档案称做真实的历史记录。这是从大量的实践中得出的理性认识。同时还应该指出，对档案的真实性和可靠性，应该辩证地理解。
一方面，因为档案是由在历史上执行特有任务时，作为表达工具所使用的文件转化来的，所以档案信息在反映历史活动的客观过程方面是真实的；在反映史实内容方面，一般也比其他资料较为可靠。另一方面，由于生成档案时特定的历史背景、档案形成者认识的局限或其他原因，档案所记述的信息内容有的是真实的，也有的是不真实的或不完全真实的。这种情况在民国时期及其以前的档案中时有发生，在新中国成立以后的档案中也有所表现，特别是在十年动乱期间，档案内容失真的情况更非个别现象。但是，即使档案内容有虚假部分以至完全违背事实，它还是反映了当时的历史情况，反映了档案形成者的认识水平和本来的意图，留下了当事人行为的痕迹。就此而言，档案仍不失为其形成者活动的真实的历史记录。
因此，档案工作者和档案利用者应该以辩证唯物主义和历史唯物主义的观点对待档案。既不能毫无分析地一律信用，又不能因为某些档案内容有问题，就简单地视为无用和有害，甚至鲁莽地付之一炬，人为地造成一段“历史空白”。也不可把有错误内容的历史档案，随意“改造”成为反映现实观点的档案，这样势必破坏档案的真实性，降低其利用价值。对于内容失实的档案，必要时应以卷内备考表或其他形式另外加以说明。在日常管理中，特别是在提供利用方面应审慎从事，适当加以控制，同时应加强咨询工作，以合理地发挥档案的作用。
董必武在《题赠档案工作》一词中写道：“典谟诰，宝之无佚”；“只字片言，亦所珍惜”。“创业扩基，前轨可迹”；“察往知来，视兹故帙”寓意深长，对我们认识档案的价值是很有教益的。
二、现实价值和长远价值
根据档案价值实现时间的不同，可分为现实价值和长远价值。
档案的现实价值又可以称为现行价值，是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。档案现实价值的主体包括档案形成单位和其他单位，社会实践活动包括生产建设、行政管理、文化艺术、外交军事、科学研究等等。档案的长远价值，是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间中能够满足社会各方面利用者需要的性质。无论是现实价值还是长远价值，都包括凭证价值和情报价值两种不同形态。对于具体的档案而言，有的具有现实价值与长远价值的统一性，有的则侧重于或仅有其中的某一方面。如有些档案只在现实工作中具有行政有效性和法律凭证性，时过境迁就会失效；有些档案现实作用并不显著，却可能在未来成为重要的史料。
关于档案的现实价值和长远价值的思想，在党和国家早期档案工作实践中就已经被体现出来了。
1931年，党中央起草了一个《文件处置办法》，周恩来同志在这个文件上亲笔批示：“试办下，看可否便当。”这个文件的最后写到：“如可能，当然最理想的是每种二份，一份在阅，一份入库，备交将来（我们天下）之党史委员会。”建国以后，周总理一再强调：档案和档案工作要“为今天，也为未来服务”。周总理的思想实际上涉及两个方面：一是保存档案的根本目的是为了利用档案；二是强调档案不仅要为今天利用，而且要为未来服务。为今天利用就是实现档案的现实价值，为未来服务指的就是档案的长远价值。
对档案的现实价值比较容易认识和把握，因为档案价值的主体--利用者及其需求是现实的，档案可以满足这些需求的属性比较容易判断；而全面、准确地认识和把握档案的长远价值则难度较大，因为人们难以准确预测和估量未来的利用者对现今档案的利用需求，更难以判断哪些档案可以满足那些无法准确预测的未来需求。因此，国内外一些档案学者反对以预测利用者需求为前提确定档案的长远价值，主张用档案所反映的机构职能活动的重要程度判定其有用性，认为记录机构主要职能活动的档案可以反映该机构的主要历史面貌，不仅可以与现实的需求构成档案现实价值，也易于满足未来利用者的档案需求，从而构成档案的长远价值。认识档案现实价值和长远价值的联系和区别，有利于我们全面把握档案的价值，不以一时或短期的利用率论价值，树立为为子孙后代保存档案财富，保留社会记忆的历史责任感。
三、第一价值和第二价值
根据档案价值主体的不同，可分为第一价值和第二价值。
文件的双重价值学说是由美国著名档案学家谢伦伯格提出来的，他认为，文件的第一价值是文件对其形成机关的价值，它是文件的原始价值，包括行政管理价值、法律价值、财务价值和执行价值；文件的第二价值是文件对其他机关和个人利用者的价值，又称从属价值或档案价值，包括证据价值和情报价值。谢伦伯格在这里使用的是“大文件”概念，包括文件从生成到永久保存或销毁的整个生命周期。我国将这一理论用于研究档案价值，提出了档案的双重价值说。所谓档案的第一价值，是指档案对于其形成者所具有的价值，其价值主体是档案形成者；第二价值，是指档案对社会即除档案形成者之外的其他利用者所具有的价值，其价值主体是非档案形成者。第一价值和第二价值的划分体现了档案具有对机关的作用和对社会的作用的双重性及过渡性。在我国，第一价值的实现一般是在档案室阶段，而第二价值的实现主要是在档案馆阶段。据此，我国《机关档案工作条例》和《档案馆工作通则》规定：省以上机关应将永久保存的档案在本机关保存10年左右， 向有案在本机关保存 关档案馆移交。划分第一价值和第二价值，有助于我们把握档案发挥作用的规律性，做到档案既为其形成单位服务，又能为社会广大利用者利用，发挥档案的社会效益。
不同种类的档案由第一价值向第二价值的过渡具有不同的特点，例如，科技档案价值的时效性很强，第一价值向第二价值的转化时间往往比文书档案要短；由于科技档案一般不向国家综合性档案馆移交，实现其第二价值的任务也由档案室（或企业、事业档案馆）承担；科技档案第二价值实现过程中大多数会伴随一些经济行为（如科技档案信息的有偿转让等），而不像文书档案第二价值的实现具有较为明显的公益性，等等。关注不同种类档案由第一价值向第二价值转化的差异性有助于完善档案价值理论，把握档案价值主体的转化时机和转化方式，充分发挥档案的作用，为科学技术进步、社会全面发展服务。
