我国档案及其名称的演变
我们伟大的祖国拥有璀璨的文化典籍，其中档案文献浩瀚瑰丽。自从进入历史文明时期以来，甲骨金石、简牍缣帛、铁卷金册、纸墨文书，多姿多彩。从中国档案信息资源的总体说来，其年代之久远，数量之庞大，内容之广泛，价值之珍贵，堪为举世所罕见。几千年来，由于社会生活日新月异，档案内容日益丰富，档案的形式和名称也不断地发展变化。
一、甲骨档案
商周时期的档案，从出土实物和可靠的记载来看，已有甲骨文、铜铁钟鼎铭文、石刻、帛书和简册等等。中国对文书和档案最早的称呼，按现有资料来说，叫做“ 册”、“ 典”。据《尚书多士》记载：“唯殷先人有册有典”。甲骨文也有册字和典字。所以，至少商代已有简册档案是可以相信的，只是至今未得发现实物，详情无从考证。甲骨档案主要集中于商代，现在保藏的甲骨，多为盘庚迁殷到纣亡的273年间的遗迹。商代甲骨档案，从其载体材料和记录方式来研究，可以看出当时已达到相当可观的程度，这决定于也反映了当时社会发展的水平。甲骨档案的文字是用铜刀或石刀刻在坚硬的龟甲兽骨上。于削整和契刻之前，龟甲兽骨须先经酸液处理使之软化。其文字大者径逾半寸，小字细如芝麻，篆刻得规整美观。刻契甲骨文字的人，想必是具有很高技巧的书家。甲骨文也偶有用笔写的字。从文字的不同笔体，以及在甲骨文中就有“筆（“聿”）字来看，甲骨文字是用刀笔刻或毛笔写的。
周代的甲骨文也曾陆续有所出土。陕西长安、扶风、岐山一带的周原等地，曾发现一些西周时期的甲骨。刻制的文字与殷商甲骨文相似。但是，出土的数量较之殷代的甲骨显著地减少。看来到了周代，甲骨已逐渐成为残迹，这并非偶然的现象，而是当时历史条件的必然。西周时期的农业、手工业远比商代发达，古代文化到了周代蓬勃地发展起来，典籍也逐渐地更加丰富。孔子所说的“郁郁乎文哉吾从周”，也反映了这种情况。周人懂得“敬鬼神而远之”，不像殷人迷信那么严重。由于用甲骨占卜习俗的变化及其因素，作为这种活动记录的甲骨档案，便在社会进步中退出了历史舞台。而今所见到周代的文字记录，则以金文为多。
二、金石档案
金文是铸刻在金属鼎彝器上的一种铭文，也称钟鼎文。一般是指冶铸在青铜器上的文字。古人称铜为金，因又常称钟鼎文为金文。有铭文的青铜器始于商代，但数量较少，金文字数也不多。最初的青铜器，是供人作物件使用的，以后逐渐在器物上开始铸有几个字，以铭志制作人或物主，一般说来它们还不具有档案的性质。到了西周时期，青铜器手工业大有发展，不仅冶炼技术相当高，分布也很广，这给金文提供了物质技术条件。据今不完全统计，已出土的周代青铜器至少达五千多件。由于周代奴隶制的发展和疆土的扩大，国家权力的加强，分封和征伐，以及科学文化活动等社会实践的发展，使周代的许多青铜铭文具有了档案的性质。据郭沫若《中国史稿》第1册记载，西周时期，许多青铜器的铸造，主要目的不是为了欣赏，而是为了勒明记事，以至作为“法律上的契约”。《周*礼*秋官*司约》记载：“凡大约剂，书于宗彝；小约剂，书于丹图。”东汉人郑玄注：“约剂，要盟之载辞及卷书也。”清人孙治让《周礼正义》说：“宗彝是宗庙彝尊”。郭沫若则明确地指“书于宗彝”为西周的金文。钟鼎彝器中作为记事和凭信的金文，无疑具有古代档案的性质，所以在档案学上称为金文档案。
周代金文档案的内容相当广泛，字数也大为增多。根据现存青铜器来看，铭文记有祀典、册命、赏赐、志功、征伐、诉讼和契约等各个方面的事迹。出土于陕西岐山的《毛公鼎》，铭载周宣王对其臣下毛公 的诰命，竟长达499字。为了统治广阔的被征服地区，周初曾大规模“封邦建国”，即分封诸侯。这种制度，在金文档案中有许多原始的载录。在江苏丹徒出土的《宜侯矢盘》，记述了西周初期成王封矢为宜侯，授予土地、人口以及“彤弓”、“彤矢”等详细情况。西周中期的《曶鼎铭》文，具体地记载了周穆王命曶继乃祖治卜事；以及用“匹马束丝”与人交换“五夫”（五个奴隶），发生纠纷，曶诉讼得胜；并有匡季率人“寇曶禾十秭”（抢曶的粮食），被控告后受到重罚的经过。诸如此类的铭文，从不同的侧面反映了周代的阶级关系和社会制度的状况。西周后期，贵族之间的土地争夺加剧，如周厉王时期的《矢人盘（散氏盘）铭》文中就有记载：矢人侵扰了散人的地方，后来又用大片田地赔偿散人，两国核定疆界，双方誓盟并画成地图。这类金文，实际上是在中华民族的疆域里古代划定国界的契约。如此翔实的大批金文记录，反映了我国奴隶制发达时期社会各方面的史实。承载金文的钟鼎器，质地坚硬，铭铸技术精巧，历尽沧桑，耐几千年的磨损，有许多件仍然保持基本面貌。这些金文丰富了我国历史档案的宝库，为古代社会以及许多方面的研究提供了珍贵的史料。
金文档案随着青铜铭鼎的进化经历了一个兴衰的过程。郭沫若《周代彝铭进化观》一文，对青铜器的发展作了一番有趣的深刻分析。以岁时的春夏秋冬和人生的幼老壮死，比喻了彝铭的四个阶段：（一）铸器之意本在实用，兼或施之以文化递铭，于本器无足轻重。（二）文化递进，器铭加详。入后更喧宾夺主，乃有专为勒铭而作器之事，有书史之性质，指有事须书，有言须记，并非后来的著书。此阶段以西周遗器为最著。（三）书史之性质变而文饰。（四）铭辞之书与文饰性质俱失，复返粗略之自名或“物勒工名”。这一规律性的概括，对我们研究金文档案颇有启迪。并非一切带有文字的铭器都是档案，以记事为主要目的或主要起记事作用的钟鼎文，保存下来，才具有档案性质。金文档案的鼎盛时期在于西周。东周以后，由于其他记录材料的使用，社会信息的增加，钟鼎文一般已不适应，因而逐渐衰微。但是，金文称为历史档案，和甲骨文一样，乃是我国独有的古代文献和人类文化珍品。
关于金文、钟鼎、金石的称呼，在古今一些文著中曾有不同的理解和特指范畴，这是我们研究古代档案值得注意的。广义地理解，金石可以包括金属铭器和石刻， 如《吕氏春秋求人》中“故功绩铭乎金石”，有注为：“金，钟鼎也；石，丰碑也”。《墨子》则将金石与钟鼎盘盂分列。关于钟鼎铭文，其指也有所异，或只指金文，或又包括青铜彝铭与铁铸钟鼎铭辞，如《周代彝铭进化观》，将铁铸刑鼎也纳入鼎铭。在中国近现代档案学研究中，对金石和钟鼎多取广义之称，对专指的则取特称。对周代青铜铭文特称金文或金文档案，但在语言环境明确的条件下也以钟鼎文称之；而泛指的钟鼎铭文档案，则亦包括铁鼎之类的记事契文。
我国古代具有代表性的铁质钟鼎文档案，产生于冶铁业发展和成文法公布的历史时期，大抵始于春秋阶段。铁的发现大约在商代，直到西周还只使用锻铁。春秋时代已有大量的古代冶铁业，铁器的使用逐渐普遍，为铁鼎铭文创造了物质条件从社会条件来说，则出于当时社会政治斗争实践的需要。据《左传六年》（公元前236年）记载：“三月，郑人铸刑书。”这就是历史上有名的郑国大夫子产首创刑鼎。即将严厉的刑法公布出来，让人不敢违犯；同时，也削减贵族任意独掌法律的特权。因在铁鼎上铭以法律条文，故称刑鼎。当时遭到守旧派的非难，连晋国大夫叔向也投书反对，子产回书说：“吾以救世也。”过了二十多年晋国也铸刑鼎。《左传昭公二十九年》（公元前513年）记载：“ 冬，晋赵鞅”，“赋晋国以鼓铁，以铸刑鼎。著范宣子所为刑书焉”。即在刑鼎上公布了晋国大夫范宣子制定的“刑书”。孔子反对，说：这样做晋国要亡了，“民在鼎矣，何以尊块“石鼓文”。其形有贵”。总之，刑鼎的内容和当时的社会动态都表明，刑鼎的产生不是偶然的，它是奴隶制向封建制过渡的时代为适应新兴地主阶级利益的需要，国家采取的文件公布形式。所以在子产之后，各国大多相继制定和发展了成文法。在中国历史上，真正成文法公布的兴起，大致就在这一时期。刑鼎作为国家的法律文件发布，可以存查并留传后世，它无疑是具有档案的性质。它于当时有一定的社会功绩，迄今也有历史意义和学术研究价值。
由于金属工具的使用及其他社会背景，在中国曾有一段石刻比较流行的时期，其中有些可称为石刻档案。据有关资料记载，殷代有极少数石刻，西周尚未发现，东周以后逐渐增多。最著名的当首推东周初年的10块石鼓文，其形有如圆桌，前人说它像鼓，故别称为“石鼓”。对于石鼓成文的年代说法不一，据郭沫若《石鼓文研究》等考证，判为秦襄公八年（公元前770年）所作。主要记述了秦襄公因伐戌救周之功而受封的事迹，以及歌诵当时游猎的情景，所以又被称做“猎碣”。这是我国现存最早的较有系统内容的刻石文字记录。
秦汉以后，石刻碑碣大量出现。随着铁器时代以及秦汉统一帝国活动的发展，石刻档案进入盛行阶段。不仅数量增加，内容也较丰富，既有帝王出巡、狩猎、宣扬功德、生产活动、社会重要事件的记述，也有颁发政令、规定法纪的文告等等。据《史记秦始皇》记载，琅邪台石刻，就有昭令“普天之下，搏心揖志，器械一量，同书文字”等内容。地方政府也有的采用碑刻形式记载要事，或发布文告，并镌以官印。采用这种形式传知的范围广大，又有利于长久地留传，因而直到明清、民国时期仍有所见。几千年来，我国历来石刻档案保存下来许多难得的历史资料。
现在人们所称的金石档案，还包括诸如铁卷、金册等一些金属载体形式的档案。多是王朝对有功臣官和有关首领人物的册封。这在民间传说中常有出现，如《水浒传》里有取铁卷以证功免罪的故事，也是这类历史事实的一种反映。迄今，我国有关的档案馆和博物馆还保存有古代“铁卷”和“金册”等实物。例如，明朝皇帝赐给右军督李文的铁卷誓书，卷中记有战功，特封“高阳伯，食禄一千石”，以及“若犯死罪免尔本身一次”等内容，镏金的阴文，金光闪闪。又如清政府颁发给五世达赖和十一世达赖的金册，至今光彩夺目。这些都是当时的贵重文书，现在称为稀世的古代档案和文物珍品。
三、简牍档案
金石档案虽然坚固耐久，但其载体比较笨重，制造铭刻也比较费工，且不便于传递。所以自商周直至东晋时期，特别是从周代到汉代1000余年之间，多用竹片和木板撰写文书与保存档案，通常称做“简策”、“简牍”、“简书”等等。后我国近代史料的第五大发现。我国至今仍能保存有《诗 小雅 出车》中有“王事多难，不遑启居。岂不怀归？畏此简书”的记述。对于这些载体的叫法和当时的使用方法，后人的考证和所作的一些结论，各说有所不同。这里以较有代表性的文著为主，作为研究档案沿革的参考。晋人杜预《左传序》说：按春秋时的制度，“大事书之于策，小事简牍而已”。甲骨文中的册字作□，□ 郭沫若认为它是当时的象形字。《说文解字》中的“册”与甲骨文中的“册”，字形相近，释文为：“符命也，诸侯进受于王者也。象其札一长一短，中有二编之形。”唐人孔颖达《春秋左传注疏》说：“简之所容，一行字耳。牍乃方版，版广于简，可以并容数行。”至于简片是因数字和片数多少而成册，抑或根据事之大小而成册，则说法不一。有的认为“大事先书于简，后乃定之于策”，例如齐国太史伯秉简直书崔杼弑其君庄公，以及晋史董狐记书赵盾弑其君一类的大事则入策，小事文辞虽多，也只将“众简牍以次存录”而不编策。但有一点是可以肯定的，即“单之一札谓之简，连编诸简，乃名为策”。策就是册，古时二字相通。从许多出土的简书和有关文献分析，一般看来，为了记述和传达一定的事务，须将竹木简片编连成册。例如，有些法令、户口、赋税、器物数量，以及有关的活动，就写在简册上，并由中央和地方政府等有关单位作为档案保存，有的还要上报。现在说的“造册上报”，就是从那时传下来的。
多年来，我国各地曾先后大量出土了古代简牍，其中有相当一部分是当时活动的直接记录，属于古代档案性质。30年代在西北居延（今内蒙古自治区境内）汉代烽燧遗址中发现1万余枚汉简，称为“居延汉简”，现存台北历史语言研究所。后来在湖南、山东等地也有汉简出土。50年代从长沙楚墓和信阳出土有战国时期的简册。1973年至1974年考古工作者在居延地区又发掘出汉简约1.9万枚。1975年在湖北省云梦县秦墓中出土的1000多枚竹简，有秦始皇时期南郡守腾的文书，秦代的律法原文和释文以及其他方面的书籍。90年代初在敦煌汉代悬泉置遗址发掘简牍约2万枚。1996年10月湖南长沙文物工作队在长沙市走马楼西侧的古文化遗址的第22号古井内发现了三国孙吴纪年简牍数万枚，共20余万字。此次出土吴简如此之多，堪称三国时代考古的惊人发现。这批吴简详细地记录了当时人们的社会生活和经济关系等，对于研究中国古代史，特别是三国时期的政治制度、社会关系、经济关系及赋税制度等具有非同寻常的意义。因此，长沙吴简的出土被认为是20世纪以来具有重大历史、科学、艺术价值的考古成果之一，被一些学者称作是继殷墟甲骨、居延汉简、敦煌遗书和清朝大内档案之后我国近代史料的第五大发现。我国至今仍能保存有2000多年前，如此丰富的竹木载体的古代档案，乃为世界所罕见，也是人类文化史上的一大奇迹。
册、典、简、牍、简策、简牍、简书，都是我国古代对文书和档案的一些称呼，古代人们对文书和档案这两个概念基本上是不分的。在周代，又有“中”的、叫法。《周礼*春官》说：“天府掌祖庙之守藏”，“凡官府乡州都郡鄙之治中，受而藏之，以诏王察群吏之治。”汉人郑玄注解：“治中，谓其治职簿书之要。”清人江永《周礼疑义举要》说：“凡官署簿书谓之中，故诸官言治中、受中，小司冠断庶民狱讼之中，皆谓簿书，犹今之案卷也。此中之本义。故掌文书者谓之史，其字从右从中，又者右手以持簿书也。”这和《说文解字》的说法大体一致：“□ ，记事者也，从又从中”。“□，手也。象形，三指者手之列多略不过三也。”清人吴大澂《说文古籀补》认为，“中”乃古“册”字的省形。根据许多材料分析，周代之谓“中”，看来是近乎对文书和档案的一种概括性的称呼。
采用简牍这种形式，取材和书写比较容易，编连篇幅比较灵活，也较便于保存和传递。但是对普通的竹木材料，也需要一番制作的工夫。河南省汲县、信阳等地战国墓中曾发现成套的制竹简的青铜工具，有锯、锛、削、刻刀和锥。对新竹要先行烘干“杀青”，也叫“汗青”，就是“以火炙简令汗，取其青易书，复不蠹”，既好写又防腐。后来“汗青”又成为简策书史的同义语，如“留取丹心照汗青”一类的名句就源于此。我们现在还能得见古代大量的简册，可能也和当时的技术处理不无关系。
在当时的条件下，简书是一种比较进步的记录方式和信息载体，它在十多个世纪的岁月里充当文书、档案以至书籍的主要成分，发挥了重要的历史作用。从皇帝诏令御书、政府文告，到民间文书信件都写在这些竹、木片上，存留至今，有着宝贵的史料价值。在出土的简牍档案中，有记录汉代近百个医方的“武威医简”；有记录着六种烽警戒信号、从长安到张掖郡之间驿站里程和站名、烽火速度--“每时行百里，昼夜约千八百汉里”的“烽火简”；有我国最早的通缉令，内容为广陵王大姊的婢女私逃民间，后有要案牵连，丞相发令全国进行通缉；还有我国最早的官民经济诉讼案卷简册，完整地提供了汉代刑狱诉讼的宝贵资料。范文澜在《中国通史简编》中就专门写道：“殷商两代用竹简写字，史官就是拿竹简记事的人。周朝有记言记事的史官，国君和贵族们说话做事以及典章制度都写下来，子孙世代相传，成了专门的学问。春秋时代，史官的学问，逐渐流传到民间。”例如，“百家争鸣”的诸子各个学派的学术思想和材料，很多都渊源或借鉴于档案。简牍等古代档案，对我国的文化发展具有继往开来的作用。国内外学者对简牍档案做了大量的研究和编辑公布工作，如1980年出版的《居延汉简甲乙编》囊括了解放前出土的全部简牍。无论是现存的原件，还是以往和后来转化为书籍等其他形式的文献，都为后代留下了珍贵资料，历史将为简牍永志其不可磨灭之功绩。
四、缣帛档案
与简牍几乎同时产生的还有缣书帛书。据有关专家推测，帛书可能与典册一样，在殷商时期即已有之，在地下埋藏3000多年， 如今也许难得再现了，或者期望能有开发。对这种分析，应该说是有道理的。从考古发掘的材料得知，商代织物除麻布之外，还有丝织品的绮和刺绣，说明丝织业在商代已发展到一定的水平。这就为使用丝织载体的文书和档案提供了可能性，但是迄今未见实物。春秋战国之际，纺织业较前更为发达，丝帛麻葛逐渐遍布城乡，既可作衣着，又可作书写绘画材料。因而出现了“帛书”、“缣书”、“缯书”等称呼，兼指文书、档案和书籍。《墨子*鲁问》篇云：“攻其邻国，杀其民人，取其牛马粟米货财，则书之于竹帛，镂之于金石，以为铭于钟鼎，传遗后世子孙。”在《兼爱》和《非命》等篇中都有“书于竹帛”、“书之竹帛”一类的记载。随着生产力的提高，秦汉以后，在简牍仍然大量使用的同时，一些贵重文书用丝织的缣帛书写的逐渐多起来。人们所熟悉的苏武牧羊的故事，《汉书*苏武传》记有：“天子射上林中，得雁，足有系帛书，言武等在某泽中。”用缣帛书写的文书可以舒卷，所以又称为“卷”、“卷轴”。现在保存下来的缣帛档案，有从长沙楚墓中出土的帛书，属于战国时代的古文书。汉墓中发现有较多的帛书，其中有我国迄今所见的最早的舆图档案，也是世界上迄今已发现的最早的地图。
缣帛作为文书和档案的载体材料，比起竹木简牍显然更为进化。使用简牍上--奏章，竟有多达3000片的。秦始皇处理公文也有“衡石量书”的记载，一天要读几十斤甚至上百斤的文件（秦时一石相当于今天的 市斤左右），批阅如此重量的公文多么不便是可想而知的。帛为丝织品的总称，缣是双丝的细绢，以比较精制的丝绸为书文和存档的材料，既轻便柔韧，剪裁灵活，传递和保管都比较方便。文书、档案的载体形式，对其承受的信息量和文种体式等都有一定的制约作用。如春秋战国特别是秦汉以后舆图档案的产生与发展，显然是缣帛为之提供了良好的载体条件。所以直到近现代，仍有以帛书形式撰文和绘图的。
应该指出和值得进一步研究的是，甲骨文以及有些钟鼎文、石刻、简牍、帛书、铁券、金册等古代档案，现在多保存在博物馆、图书馆等文化部门，甚至流散在异国他乡。但是，由于历史原因所形成的这种保存现状，并不影响它在历史上确属文书以至档案的固有属性，也不失其为现今文物、图书和档案的双重性。这虽是一个有争议的问题，而且带有国际性，但是在理论上应该清楚。前面已经讲过，这些材料当时是作为直接记录和传递信息使用的，其目的在于“备忘”、“ 约剂”、“ 信守”、“ 诰命”、“ 上报”，或存录而“ 传遗后世”。我们现在研究这些古代档案的主要目的，从国内来说，不在于解决管理的归属问题。既然档案是人类史上的第一代文献，档案的历史及其状况又是一定社会、一个国家文明发达的标志之一，那么，如果否认这些是我国古代的原始历史记录--档案，就不能说是一种历史主义的科学态度。《中华人民共和国档案法》（简称《档案法》）第十二条规定：“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作。”这条规定从法律上明确了部分文献材料具有文物、图书资料和档案的双重或多重属性。考察档案的起源及其演变，对于研究人类历史，了解档案的产生和发展规律以及档案的性质、特点等诸多方面，都有重要的学术价值。
五、纸质档案
我国古代档案是不断进化的。简帛档案固然有其当时历史条件下的优点，但是如《后汉书》所说，“缣贵而简重，并不便于人”。随着社会经济、政治、文化的不断发展，勤劳智慧的中华民族早在汉代已发明了造纸术，使文书、档案和其他文献载体、记录方式，逐渐地发生了空前的大变革。对人类文化作出了巨大贡献。我国至今保有多年前的唐代纸制档案，从中可以看到官府某些活动记录的原始墨迹。它是在亚洲以外的各大洲尚未传入造纸术的时期形成的，中国迄今还保存着这种古代纸张档案，实为世界上无与伦比的历史珍藏。其后，如明清时代保存下来的纸张档案，在载体和文印的耐久性等方面，也比现在的质地为强。这些，也是许多国家档案专家、学者甚感兴趣的历史遗物和档案学研究的课题。
我国虽然在东汉时期已有“自是天下莫不从用”的蔡侯纸，但在社会上比较普遍地以纸书取代简帛文书，却经过一段很长的时间。据《太平御览》引《桓玄伪事》称，在东晋安帝时（公元404年）太尉桓玄曾下令说：古无纸，故用简，“今诸用简者，皆以黄纸代之”。从汉到晋数百年间，处于简、帛、纸并用的过渡时期。由于逐渐改用纸张撰写文书和保存档案，又因多在案几上办理公文，所以此后又称“ 文书”、“ 簿书”、“ 文簿”、“ 案卷”、“ 文案”、“ 案牍”、“ 文牍”等等。汉代多用“文书”之称，有时也用“簿书” 、“文案”。如《汉书刑法志》说：“文书盈于几阁，典者不能遍睹。”“文书”一词，自汉代一直沿用下来，如宋代律令中定有“簿书”的叫法，也被后来所袭用，唐代杜甫的诗中就有“束带发狂欲大叫，簿书何急来相仍”的句子。
唐宋以后，在沿用上述许多称呼的同时，较多使用“案牍”、“文牍”的称呼。如《宋史》关于职官方面的记载，“掌受天下奏状案牍”一类的规定屡见不鲜。在一般诗文中也常出现，如唐人刘禹锡《陋室铭》一文便有“无丝竹之乱耳，无案牍之劳形”的章句。宋代以后，文牍的称呼也是常有的。关于宋代的职官，多有诸如“主考督文牍稽违”的记载。元人迺贤的诗句里也有“文牍日繁冗，民力愈疲竭”。我们现在所说的文牍主义，就是借用了古代“文牍”的词义。
六、音像档案
音像档案也被称为声像档案或视听档案，是指机构和个人在各种社会活动中形成的记录声音或影像的档案，可分为视觉、听觉、视听综合等不同形式，包括照片、影片、唱片、录音带、录像带等。
据有关资料介绍，1826年， 法国人尼普斯拍摄了世界上第一张照片，这是世界上最早的照片档案。在我国，19世纪中叶摄影技术才开始流传，声音档案则更迟，出现于20世纪初。随着照相、摄影、录音等技术的发展和普及， 各国的机关、团体、企事业单位，在社会实践活动中形成了大量的音像档案。为了保护纸质档案或减少库房压力，许多国家还为纸质档案制作了缩微复制件。音像录制技术的发展使音像档案的数量和种类不断增加，质量不断提高；信息技术的发展使一些声音和图像信息以数字代码存储于计算机内存储器或外存储器中，成为声音电子文件、图像电子文件、影像电子文件或多媒体电子文件。专门的音像档案或带有音像记录的档案在全部档案中的比例逐步提高。
与纸质档案相比，音像档案具有更强的直观性，如照片档案记录了生动的可视形象，录音带可以再现原声语言和音乐，影片、录像带等能够如实地录制历史人物和事件以及当时的环境和气氛，成为当时社会活动真实、可靠的可视、可听记录。
音像档案载体有磁性材料、感光材料或其他合成材料，成分复杂、质地脆弱，较之纸张更易受光、热、湿、污染物等环境因素的影响，记录在其上的音像信息会随载体的损坏而失真、减弱甚至消失。除了照片档案之外，其他音像档案大多不能直接阅读，需要使用专门的设备将音像信息转换为人的感官能直接接收的声音、图像或文字信号后才能读取。音像档案易于复制，并可通过卫星、网络等通讯设备进行远距离传送。音像档案的保管条件、管理方法和管理要求都与纸质档案有所不同，需要采用专门的清洗、翻录设备和技术，有些还需要专门的库房和装具。
七、电子文件（电子档案）
电子文件（Electronic Records/documents）是世纪中期以后出现的新名词，是伴随着计算机技术的发展而产生的一种新型文件。早些时候曾有“机读文件”、“数字文件”等称谓，近年来逐渐被“电子文件”所取代。
关于电子文件的定义，目前尚未有统一的说法。国际档案理事会电子文件委员会1997年制定的《电子文件管理员会 指南》中给出的定义是：“通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件”。美国联邦管理法规对电子文件的解释是：“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的规定。”我国档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1--2000）的定义为：“电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。”我国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理》(GB/T17678.1—1999)则将电子文件定义为：“能被计算机系统识别、处理、按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。”该标准同时提出了电子档案的定义：“具有保存价值的已归档的电子文件及相应
的支持软件产品和软硬件说明。”综观这些定义，其要点不外乎有这样三条：一是用计算机生成和读取；二是用数字代码记录信息；三是要符合“文件”的要求。
在国外学者的著述中，较多使用的是电子文件，但也有少数人使用“具有档案性质的电子文件”（Archival Electronic Records）或“ 电子档案”(Electronic Archives）的提法。国际档案理事会电子文件委员会1994年至1995年对全世界1000个档案馆关于电子文件管理的问卷调查，凡作为“档案”接收和保存的电子文件均被称为“电子文件”，而不称“电子档案”。产生这种现象的原因大概有两个方面：一是在电子环境中，文件和档案的界限不像纸质文件与档案那么清楚，索性全部称为电子文件；二是目前电子文件的法律效力尚未得到全面的认可，电子文件尚未取得与“档案”一样的法律地位，但是，档案馆又不能等这些问题都解决了再来接收电子文件，因此，姑且把作为“档案”接收和保管的电子文件称为“具有档案性质的电子文件”，当然这不仅仅是名称上的简单变化，其中也蕴涵着深刻的含义。
电子文件作为现代信息技术的伴生物，具有与传统纸质文件完全不同的特征。其特征归纳起来主要包括：信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的可变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性以及信息的可操作性等。这些特征决定了对电子文件必须采用与以往不同的管理方法。电子文件问世的时间还不长，如果把计算机技术比作它的母体的话，计算机软硬件技术及其通信、网络等相关技术的发展都会对它的生成、保存和利用方式产生直接的影响。今天描述的电子文件特性，只能是今天情况的近似反映，随着时间的推移，它可能在一些方面发生变化，但现有的许多特征是会伴其终生的。
电子文件在我国、在全世界的应用领域、应用范围日益广泛，数量日益增加，它给档案管理工作、档案学研究提出了新的全方位的挑战。机关、企事业单位的文件--档案管理流程要重构，档案馆的馆藏组织方式要变化，档案机构的角色和职能要转变，由此还将导致档案学某些基本理论的发展和变革。
从我国档案及其名称的演变中可以看出我国的档案文化源远流长。档案是历史的真实记录，是人类社会文明进步的明鉴。这不仅反映在档案的内容上，而且表现在档案的载体、形态等外在特征上。周代青铜器制造技术的成熟、奴隶制的发展、疆土的扩大以及国家权力的加强，使许多青铜钟鼎具有了档案的性质；我国具有代表性的铁质钟鼎文档案，大约始于冶铁业发展和成文法公布的春秋时期；秦汉以后石刻碑碣的大量出现与金属工具的普遍使用及其他社会背景直接相关；纺织业的发达使之有可能成为书写材料而有了缣帛档案；造纸术的发明使我国拥有最早的纸质档案；摄影、录音、录像技术的发明和进步造就了各种类型的音像档案；电子文件更是现代信息技术的结晶。从档案的出现到每一次变化，都是人类记忆的一次进步，人类的记忆从大脑中独立出来之后，由其记录载体和记录方式的变化，不断向高密度、易传递、易查找、多媒体的方向变化，越来越丰富、准确地反映社会生活的真实面貌，成为连接过去、现在与未来的纽带。
八、档案的词源
据现有的较为可靠的材料分析，“档案”一词，在明末清初已被使用，目前发现最早见诸文字的是《清太宗皇帝实录》崇德三年（公元1638年）正月甲午日的记载，其中有三处出现“档案”一词。原文为：“初，户部承政韩大勋为其家人李登法司首告盗取库内金银、珍珠等物，搜获黄金七两，银十五两五钱、珍珠七两九钱。又讯，大勋据供，‘从刑部赍金二十七两。我与布丹、赫世密三人同谋盗取是实’等语。⋯ .坐此议：众人同谋盗金，故不记档案，俱应论死。⋯ .赫世密系值日官，他物皆记档案，独金数未经登记，姑免死，革职，解部任，鞭一百，贯耳。阿尔拜系值月笔帖式，他物皆记档案，独金数未经登记，姑免死，解部任，鞭一百，贯耳鼻。”①这里的“档案”是指仓库财务的登记簿。在顺治年间的官府文件中也出现了“档案”一词。顺治十五年（ 年）九月二十五日浙江巡抚陈应泰揭帖：“因年久记不得了，还当查彼时出征档案。等语。及查档案，并无马进宝带来兵丁数目。”②现存清代档案康熙十九年（1680年 ）的《起居注册》中即曾谈及“档案”。该年十月，在披阅秋审众犯册时，“上问： ‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部议不准。从十六年（1707年）杨宾的《柳边纪略》中说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也。存储年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。”这是迄今所见最早对“档案”这一名词的说明，因而为我国许多档案学著作经常引用。尽管有人对该书及其关于档案的记述持有某些异议，但它总是较早对“档案”的一种解释，所以至今仍不失其作为辞源的参考意义。据《东华录》在清入关以后，确曾明令“各衙门奏事俱缮本章，不许复用木签”，改用纸张等书写。但由于习惯相因，仍将保存起来的文书称做“档子”、“档案”。在其后的律令条例中，则多处使用诸如“缮写文书、收贮档案”、“录存档案”、“档案副本”等称呼。
从语义学方面来研究，中国使用的“档案”一词也很可取。“档”，《康熙字典》解为“横木框档”，就是木架框格的意思；“案”，《说文解字》释作“几属”，就是像小桌子一类的东西。由此引申，又把处理一桩事件的有关文书叫做一案，并通称收存的官文书为“案”，或“卷案”、“案卷”。“档”字和“案”字连用，就是存入档架收贮起来的文书案卷，而且把放置档案的架子称为档架，把一格称为一档。这些叫法有的一直沿用下来，至今我们称档案，依然有形象的和内在的意义。它的科学定义，乃是这一直义的深化和发展。
