档案的种类

档案的种类是人们对档案进行分类认识的结果。这种认识性分类结果不仅有认识意义，对档案管理实践也具有宏观的指导意义。但认识性分类与管理性分类不可混为一谈。认识性分类因其目的在于认识且仅存在于观念之中，所以可同时从多个角度用多种方法（分类标准）进行分类，而且允许界限模糊的分法及结果存在（只要其有认识意义）；而管理性分类因用于实践操作，所以每次分类只能使用一种方法，不能同时使用多种方法。而且一般不能使用界限模糊的分法，因为模糊的分法及其类别结果会使归类操作产生困惑或混乱。

分类是人类认识、管理事物的基本方法之一。人们认识、控制形态广泛复杂、数量众多的事物的基本方法，就是对其分而识之、分而治之。但分类本身却是个极为复杂的问题，其深层问题尤其是根本性问题人们至今并未真正弄清楚。如人们往往认为分类就是形式逻辑意义上的分类概念划分的极端形式，但人们在管理实践层（即分而治之中）还大量使用着非形式逻辑性的分法（如分割、分解），而且也将其称为“分类”；再如人们往往按形式逻辑性的类别概念去认识档案内容信息的管理性分类（又对档案的认识性（又称概念）分类，即对档案的种类认识；事物，将事物归类，甚至将类别概念与其所指事物本身划等号。但在真实的世界中其实根本不存在所谓形式逻辑意义上的“类”，所谓各类事物之间实际上并没有一条清晰严格的逻辑性类别界限。所谓“类”实际上只是人的一种抽象的观念，仅存在于人的头脑之中。尽管人们可以从逻辑上对事物进行类别认识，但大千世界本身却决不是个逻辑体；还有，就对某一分类对象的分类而言，其可用的分法是多种多样的。而且没有哪一种分法是最好的。人们也不可能在技术上将各种分法整合统一成一种分法或一个严密的分法体系，等等。正是由于分类本身的复杂性而分类又恰恰是档案管理最基本的方法之一，所以分类之争尤其是分法之争就成了档案管理方法、原则、理论纷争的重点问题。一般认为，档案分类涉及三个层面：档案实体的管理性分类（又称实体分类）；称信息分类或检索分类）。档案界关于分类的学术纷争在这三个层面均有程度不同的表现。本节所讲的只是其第一层面，即对档案的种类认识及其结果。其目的在于认识档案现象。

档案现象是极为复杂的。为较全面地认识档案，人们往往是同时从多种角度、采用多种不同方法对档案进行种类认识。每一角度、每一分法所形成的种类概念均有其特定的认识功能，可揭示、反映档案某一方面的属性或特征，解决某一方面的问题。档案界常用的种类认识角度、方法及其结果主要有以下几个：

一、公务档案与私人档案

这是从档案形成领域的公、私属性角度对档案进行分类认识所形成的两个相对性概念，它主要可解决档案的归属即所有权问题。公务档案是指人们在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其他社会组织；私人档案是指人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要为私人个人。公务档案归“公家”所有；私人档案归“私人”所有。公务档案的具体实存形态主要是过去的公务文书，如法律、法规、行政公文等等；私人档案的实存形态主要是日记、文稿、账单、票据、笔记、信函等私人文书。公务档案主要被各级各类档案机构收藏；私人档案则散存于私人手中。这两种档案在外延上会有小部分交叉重合。如公务机关向私人颁发的证件、票据、奖状、判决书等同时具有私人档案性质；而私人向公务机关递交的申请、申诉、建议、信函等只要被受理、接受，就同时有公务档案性质。因为公务活动与私人生活在现实中肯定要发生实际关系，产生交叉，重合。

应指出的是，虽然公务档案归“公家”所有，私人档案归私人所有，但公务档案与“公有档案” 、私人档案与“私有档案”并不完全是同一概念。应该说“公有档案”的概念要大于公务档案；“私有档案”的概念要大于私人档案。因为私人若将其有国家历史意义的私人档案（尤其是名人档案）捐献或卖给了国家档案机构，这些档案就归国家所有，成了公有档案的一部分；而某些公务档案由于种种原因被私人所占有且这种占有具有某种合法性、合理性，也就成了私有档案的一部分。

另外，公务档案与私人档案的概念还有一个“中间地带”不大好处理，即私有组织（企业或事业单位）的档案究竟应算是公务档案还是私人档案。这部分档案从所有权角度看无疑应为私有，但其与其私人所有者的纯私人生活中形成的私人档案决不是同一性质。所以一般认为，这部分档案是私有档案中的“公务档案”，而且应归其私营组织（法人）所有。因此，公务档案不能仅仅理解为国家公务机关的档案，将其界定为社会组织即法人形成的档案似乎更准确些，而国家公务（政权性）机关形成的且被保存在各级国家机构中的档案，叫做“公共档案”更恰当些。公务档案与私人档案的实质可进一步明确为组织（法人）在其活动中和个人在其活动中形成的档案。但档案界及社会上尚没有“组织档案”和“个人档案”的叫法和习惯。

二、历史档案与现行档案

这是从档案形成时间的早晚以及档案作用角度对档案进行种类划分所形成的两个相对性较强的概念。历史档案是指形成时间较早，离现在较久远且主要起历史文化作用的档案；现行档案是指形成时间较晚，离现在的时间距离较近且主要起现时性查考作用，即对人们的现实工作、生活依然有具体的实际作用的档案。这两个种类概念之间虽没有一条清晰、严格的界限，但其理论认识意义却是比较深刻的。它告诉人们：档案不仅有现实作用，而且还有精神文化作用；不仅对实际工作、生活有具体的查考作用，还对人的精神生活，对科学研究，对了解历史、增长知识，有营养性的文化陶冶作用。人们保存档案，不仅是物质生活的需要，同时也是精神文化生活的需要。而且档案的这两种不同性质的作用是随时间的推移而渐渐变化、转移的。即档案形成之后，先有现实作用，后有精神文化作用。或者说，先以现实作用为主，后以精神文化作用为主。现行档案主要满足人们的现实需要，主要发挥现实作用；历史档案主要满足人们的精神需要，主要发挥精神文化作用。所以，决定档案是否保存的理论标准也应该是两条：现实查考价值和历史文化价值。那种仅仅以现实查考价值作为鉴定档案价值标准的做法，是目光短浅的偏颇之举。

三、文书档案、科技档案与专门档案

这是中国档案界及社会上应用最为普遍的三个档案种类概念。而且它并不是一次划分的结果，而是人们自然而然地逐渐形成的三个概念所以其逻辑上的划分标准并非很一致、很严格。但这三个概念之所以被人们普遍使用，是因为它有较好的理论涵盖功能，即通过这三个概念，人们可以对社会上各种各样的档案有一个较全面、较简洁的总体认识与把握。

文书档案实际上是指行政管理档案，即在社会的行政管理活动中由各种行政性或曰政治性公文（如请示、批复、决定、决议，法规、法律等等）转化而成的档案，其实质是突出强调了行政性或曰政治性档案在档案大家族中的主导地位。因为古往今来人们所说的档案主要就是指国家及社会组织在管理国家和组织的活动中形成并被保存下来的档案。这种档案目前仍在档案大家族中占据统治地位。所以“文书档案”的概念是最早出现的。

科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。如图纸、设计任务书、科研报告等等。科技档案的内容与文书档案明显不同，它不是人类自我管理活动的记录，而是人类面对自然进行科学研究、进行物质生产活动的记录。科技生产活动虽是人类赖以生存、发展的基础，但却只是在近现代以来才获得了充分的、突飞猛进的发展，而且对人类社会的重要性也日益深刻而明显。近现代的档案大家族中，科技档案也异军突起，显得越来越重要，大有与政治性的文书档案平分秋色之势。所以在人们的观念中开始形成了“科技档案”的概念。

专门档案是指除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案。如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。这些档案虽也有明显的行政管理性质，但与主要由官方正式文件转化而成的文书档案相比，毕竟有所不同。它具有极强的自我独立性和规律性。所以专门档案概念的出现时间更晚。从逻辑上讲，它采用的是排除法，且自身是一个由若干具体档案种类构成的集合概念。

尽管文书档案、科技档案、专门档案的分法在逻辑上确实有不足，但这三个概念却反映了人们对档案现象的认识过程，也反映了这三种档案在档案大家族中的地位。尤其因为它有较好的理论涵盖与把握功能，所以仍然被当今中国档案界普遍使用。对其进行逻辑化改造、梳理的动议实在没什么必要。因为它并不是从逻辑角度一次划分的结果。

四、中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案和旧政权档案

这是我国档案界普遍使用的一种“官方”分法所形成的三个档案种类概念。即我国档案行政管理机关从行政管理角度，将归国家所有的全部档案划分成三种档案类型，准确地说是三大部分：中华人民共和国成立后的档案又称中华人民共归国家所有的档案；革命历史档案又称革命政权档案，是指年和国时期档案， 是指年月日中华人民共和国成立之后，在中国形成的月 日中华人民共和国成立之前，由中国共产党及其所领导的军队、政权、企事业单位、社团等社会组织及个人所形成的归国家所有的档案；旧政权档案是指 年月日中华人民共和国成立之前，除了革命历史档案之外的所有归国家所有的档案。这种划分方法是为了便于国家从行政管理角度对全国归国家所有的全部档案进行宏观控制与管理，为制定规划、政策，进行统计、分析提供概念框架与依据。在国家档案统计中，一般将其简化为“建”、“革”、“旧”三个字头。“建”字头的档案还在源源不断地产生新的档案，而“革”字头和“旧”字头的档案则是不会再产生新档案的档案种类，因此对其应格外重视并保护收藏好。

档案的种类除上述四种分法外，当然还有许多其他分法和种类概念。如“新型载体档案”又称声像或音像档案，是指非纸质或非文字形式的档案，如照片、影片、录音、录像、光盘等载体的档案这种档案因其载体和管理技术的特殊性而受到人们的重视；“电子档案”（或“电子文件”）是指由计算机生成并主要在计算机中使用的档案文件。这种档案因其技术上的特性及其所引发的一系列问题，已引起档案界和相关学界的高度重视。

总之，每组或每一个被人们提出并被经常使用的档案种类概念，实质上均反映了人们对档案现象的一种认识角度，反映了档案的某种特性与表征，映射出现实中所存在的某个值得人们重视的问题。随着社会生活和档案及档案管理活动的发展变化，肯定还会有新的种类概念出现。已有的种类概念中有些可能会淡出人们的视野，退出认识的历史舞台。