档案与相关事物的关系
档案在社会现实中不仅实存形态广泛多样，而且与诸多事物有着较为复杂的关系，使人们往往难分彼此，甚至将其混为一谈。因此，在认清档案本质及概念（定义）的基础上，有必要进一步从理论上梳理档案与相关事物的关系，弄清他们之间的联系与区别。现实中与档案关系较近且不易分清的事物主要有信息、文献、文书（文件）、图书、资料、文物等。
一、档案与信息
信息对人类社会的作用虽日益重要而深刻，但目前人们对信息的理性认识却是粗浅的、浮泛的。信息的根本性问题人们并未真正弄清楚。人们对信息只是在最宽泛的意义上有着基本的共识。实际生活中人们往往是在特定的意义上使用信息概念，把握、处理信息及信息问题。看来，从形而上的哲学性层面弄清信息的根本问题，是人类理性认识的重要课题之一。但就目前人们已达成默契性共识的信息概念而言，档案（主要是档案的内容）是一种信息，则是不争的事实。从逻辑上讲，档案与信息是种概念与属概念的关系：档案是信息的一种，是信息大家族中的一个重要成员。
但由于目前的信息是一个外延极广的宽泛概念，其具体的实存形态不仅多种多样而且表现得极为复杂。所以仅仅明确档案是一种信息是不够的。还应进一步明确档案究竟是一种什么样的信息，在信息大家族中究竟扮演着什么角色，处于何种地位，有何与众不同的特点。认清这些问题不仅对档案和档案工作是必要的，而且对人们从根本上弄清信息问题，也会有积极意义。
档案在信息大家族中的角色、地位，是由档案的本质特性即档案在社会生活中的根本价值、作用决定的，同时也是在档案与其他信息的区别中表现出来的。迄今为止的社会现实表明：档案是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生性固化信息，从根本上体现着信息的确定性与可靠性。而信息理论告诉人们：信息的确定性与可靠性是信息的根基所在，没有确定性、可靠性或确定性、可靠性程度差的信息没有什么价值，甚至会给人类社会形成负面效应乃至灾难。所谓“错误的信息、混乱的信息、不可靠的信息还不如没有信息”的说法所说的正是这一道理。社会现实中的种种负面信息现象（如谣传、流言蜚语、“千年虫”、电脑病毒、“信息垃圾”等）也充分证明了这一点。人类社会对信息的依赖、需求程度越高，对信息的确定性与可靠性的要求程度也就越高。但现实表明，信息在这一问题上的前景并不乐观。因此，档案的信息使命任重而道远。这也是人们重视档案且越发达、文明程度越高的国家越重视档案的重要原因之一。所以从信息理论的角度可以说，档案是一种最重要的信息，是信息之根性与可靠性的最高体现形式和实存形态。
二、档案与文献
文献也是一个外延很宽泛的概念，且与档案的关系较为紧密、复杂。文献一般是指前人留下来的历史文化价值较高，内容较系统完整的信息记录。其实存形态有文书、文章、著作（图书）、日记、信函、笔记、照片、音像制品等等。档案与文献的逻辑关系是内涵不同，外延有大面积交叉重合。二者之间的区别一是本质即核心含义不同：档案是社会实践的原始记录，是第一手的原生信息。文献则不论是否原始记录，非原始记录性的信息记录也可成为文献。这是二者的根本区别；二是文献注重历史文化价值，档案则既注重历史文化价值，又注重现实性的查考、实用价值；三是文献内容一般较系统、完整，而档案则包括大量的片段性零星记录在内，如测试记录、发票、账单、登记表单、签名等等。可见那种以文献作为属概念来定义档案的观点虽不无道理，但也有明显的偏颇之处。
三、档案与文书
档案与文书的关系前文已有所述及。两者之间的联系主要是实存形态上的直接转化关系。文书尤其是其定稿因具有较强的原始记录性，所以可直接转化为档案，成为档案的实存形态之一且在档案大家族中占据主导地位。但二者之间的区别也很明显，不能因其有直接的转化关系而将其混为一谈。因为第一，档案的实存形态决不仅仅是过去的文书，还包括大量非文书类的原始性记录物。过去的文书也并非都能转化为档案，只有原始记录性强，查考价值高且文书处理程序完毕的一部分文书才能转化为档案，大量的文书并不转化为档案；第二，二者的概念内涵，尤其是本质不同。文书虽有原始记录性，但原始记录性并非文书的本质所在，也不是人们制作使用文书的根本目的与追求。文书本质上是人们处理、解决现时性具体事务、问题的信息传递工具。它主要在空间上传播交流且具有相当程度的强制性（如公务文书）。而档案的本质则是已往社会实践的原始记录物，主要是在时间上传递，让过去告诉现在，让现在告诉未来，是人们追求、维系时间上的连续性、统一性的产物。从逻辑上讲，二者内涵不同，外延有大面积交叉。
四、档案与图书
档案与图书虽在现实中关系较为密切，管理上也有相通之处。但二者之间的区别是极为明显的。第一，二者的本质不同。档案本质上是人们在社会实践中直接形成的原始记录。图书本质上是系统知识的结晶，是人类对自然及社会现象进行系统认识研究的结果。图书的内容虽会涉及社会实践，但却不是对社会实践的直接记录，而是经过加工、提炼、总结后的观念性、系统性产品。简言之，档案是社会实践的记录；图书是系统认识的产品。当然，人的认识、研究活动，尤其是其写作行为也是一种特定的实践，那么这一特定实践活动的直接记录则是档案，而其最终成果则是图书，是系统的知识产品。第二，二者的社会功能不同。档案与图书的不同社会功能是由其各自不同的本质决定的。档案是历史的原始记录，可供人们查考史实、解决实际问题、研究历史之用。换句话说，人们查档案是为了解决现实中的实际问题，为了了解研究历史事实；人们看书则是为了学习系统知识，为了陶冶性情。第三，二者内容上的交叉重合部分，其特点也明显不同。即档案内容中虽也有知识，但这些知识是不系统的知识片段；图书内容中虽也有对历史事实的记载，但这种记载却不是直接的原始记录，而是经过加工提炼后的系统性知识。如由档案文件内容直接汇编转化而成的图书（文选、文集、文件汇编等）所追求的也是系统性。
五、档案与资料
资料是现实中最接近档案，与档案关系最为密切的概念（事物）。人们在现实生活中常常将这两个概念混为一谈，尤其是常常将档案称做资料。从逻辑上讲，这两个概念的外延有大面积重合，且资料的外延一般说来要大于档案。但其内涵上的区别认真分析后还是比较明显的。资料是一个相对性、动态性极强的概念，其外延极为宽泛。一般说来，凡是对人们研究、解决某一问题有一定价值的所有相关信息均可称之为资料，而无论其具体是什么--文书、档案、图书，报刊、文章、录音录像乃至文物等等，只要对于人们研究解决某一问题有信息支持价值，都可看成是资料；也无论其处于何种状态--是被集中保存在某处，还是散存于各处有待人们去搜集、整理。而档案则没有资料的那种相对性与动态性。所以档案可以被人们作为资料看待并使用，但资料却不能作为档案看待并使用。档案部门所保存的资料也具有相对性，是围绕其档案所形成的对了解档案内容及立档单位历史有价值的相关信息，如内部出版物、报刊、文件汇编（图书）等等。
六、档案与文物
文物是与档案在内涵上最为接近的概念（事物）。但其区别若认真分析后也较为明显（前文档案定义中已有述及）文物是有文化价值的历史遗留物，其形态主要是过去人们直接使用的实用性物品，如器具、衣服、建筑物等等。当然也包括重要的历史文件。这些有历史文化价值的东西必然会有相当程度的原始记录作用。可见，从逻辑上讲，档案与文物在内涵上有部分交叉重合。档案，尤其是重要的档案，因其既有原始记录作用又有突出的历史文化作用，可看做是文物，并作为文物被收藏。但绝大部分文物却不能成为档案。因为文物的大部分是实用性物品，其所记录的历史事实的内容信息是不清晰、不明确的。而档案则是指内容信息清晰、确定、可明确说明某一历史事实的原始记录。其主导性实存形态目前仍是文书。所以，内容信息的清晰性与确定性与否是二者之间的根本区别。如毛泽东、周恩来逝世后，其办公室中的所有文字、图片类的东西，包括所谓片纸只字一律封存送交中央档案馆，而他们穿过的衣服、用过的器具等，中央档案馆却不要，这些可以作为文物交博物馆收藏。档案中的“实物档案”确立的标准也是其所记录的内容、信息的清晰性与明确性。一般而言，只有那些自身带有文字的实物（如公章或印章、锦旗、奖杯、标牌、钱币、带字的旗帜、牌匾等）才可成为实物档案被档案部门收藏，而无文字的实用物品因不能说明其产生、使用的历史背景等史实，则不能成为实物档案，若其有较高的文化价值，可作为文物被博物馆等文物部门收藏。此外，实物档案的另一必要条件是其技术上的可保存性。那些即使带有文字但却无法收藏的庞然大物（如轮船、飞机等），也不可能成为实物档案。
