1、电子文件使用的载体介绍。随着电子计算机技术的发展，信息数字化记录技术也在不断地发展。目前，信息数字化记录载本育磁性、光学性和磁光性等类型。
磁性记录应包括磁记录器和磁记录介质。其写入原理和过程是：从磁记录器的磁头缝隙里向外发散一个磁场， 它的强度和方向随着记录磁头线圈里的电流而相应变化。这电流本身是受一个电子系统控制，这个电子系统将信息的＝进制数码转换成记录磁头里电流的正反方向。泄露的磁进入到磁记录介质中，使介质磁化，在记录介质上产生标志信息的二进制数码的饱和磁体，磁头从记有信息二进制数码的介质上读出信息的过程是写入的逆过程。磁带是最早出现的磁记录介质，在本世纪40年代前，磁带已作为录音介质出现，记录模拟信号。尽管信息数字化记录技术发展迅速，作为记录介质的电子计算机磁带仍大量用于数字存储技术中。磁带因宽度和形状不同而有很多种类，其相应的磁带机也有很多种类。磁带作为电子计算机外存。其存取速度慢，工作效率低，不能满足快速运行的的需要，因此，出现了硬磁盘存储技术。硬盘迅速成为大中小型电子计算机的主要外存。随着硬磁盘的微小型化，在微机中也得到广泛应用，成为微机的主要外部存储设备。硬盘因尺寸和磁层的不同，而有很多种类。磁带价格便宜，但由于采用串行的记录方式，数据存储时间长，不能满足电子计算机对外存设备高速存取的要求。硬磁盘可随机存储，加之高速旋转，所以数据存储很快，传输率高，但硬磁盘价格昂贵，一般不能脱机存储，所以作为大量存储数据的介质，非广大用户所能接受。软磁盘就是在上述两种介质的基础上吸取各自的优点而迅速发展起来的一种新型记录介质。按尺寸、记录面和记录密度分，软硬盘也有很多种类。 光盘存储技术，是新发明的最重要的数字存储技术。它的写入和读出的基本原理是：把激光聚集成小于1um的微小光点。能量高度集中，使存储介质上被照射点产生物理。化学变化，从而进行物理标记。用这种方法来进行数字记录，例如凹坑记录，其物理标记就是记录薄膜上被熔蚀的小孔。再用微小的激光点在介质上扫描，根据反射光的变化就可读出记录的数据。光盘可分为只读式、一次写多次读、可擦写等三种类型。
2、电子文件归档应选择记录载体。电子文件的存储及归档应使用记录载体。尽管从理论上讲，数字信息不随着时间而衰减，但载体的选择仍是一个重要问题，选择不当会造成信息很快丢失，甚至造成维护、转换的极大困难。 选择载体的依据是：
（1）尽量选择有国际和国家标准的载体；
（2）有发展前途的，其使用的软硬件应有多个供应渠道；
（3）载体内在性能稳定。耐久性得到公认；
（4）能较方便地进行保护；
（5）载体及其记录所必备的软硬件，价格便宜并为用户所能接受；
（6）能较容易地检测出载体的质变现象，以便能在载体变化之前将文件复制到新的载体上。
要根据实际情况选用载体。无论是办公自动化（OA）过程中还是辅助设计（CAD）中产生的电子文件，以及网络传输的电子文件，在其存储和下载时都是保存在载体上。在归档前的一段时期可存在软盘、磁带上，或存在大容量的可擦除光盘上，这样做比较经济。电子文件一旦作为电子档案长期保存，就应选择标准化程度高、性能稳定、有发展前途、价格便宜、容易检测、显示还原方便、能长期保存的载体。对于大量的cAD设计产品，可用一次写式光盘，对于oA产生的电子档案也可选用只读式和一次写入式光盘或磁带。软盘不能作为长期保存的电子档案的载体。对于永久保存的特别珍贵的电子档案，则应转到纸或缩微胶片上，因为电子档案载体不稳定性及相应的软硬件设备生命周期短是众所周知的。
