1、电子文件收集积累的重要性。
电子文件是由二进制数字编码组成的，二进制数字编码的变换会导致电子文件内容的改变。电子文件的形成到电子文件的归档有一段时间间隔，在这一段时间内，电子文件有被更改的可能，而且修改可做到不留一点痕迹。因此，为保证归档的电子文件的真实性，电子文件的收集积累工作必须从电子文件形成阶段就开始。电子文件收集积累应贯穿于公文处理和科技工作的整个过程，而且还必须了解和掌握电子文件的形成规律和形成过程。收集积累是一项经常性的按有关规定和标准进行的工作。电子文件的收集积累，不仅保证电子文件的真实性，还维护了它的系统性、完整性。同时，也防止了存有信息内容的载体在个人手中发生丢失、损坏，从而保护电子文件的安全，为电子文件的归档打下基础。
2、电子文件的收集积累范围，按照国家有关规定执行。
但需要注意的是，电子文件的特性和表现的功能不同于纸质文件，因此造成其收集积累的方法和要求也不同于纸质文件。例如对于草稿文件，由于不具备正式文件的功能，一般情况下可以不保留，但对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时，或者从保留电子文件的重要修改过程考虑，则应对其进行收集。对于起辅助作用或正式作用的电子文件，则应及时收集积累，并与其相应的纸质文件建立标识关系。尤其是对“无纸化”系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。必要时，应在收集积累过程中，制成硬拷贝或制成缩微品，以免系统发生意外情况时文件丢失。 对不同信息类型的电子文件，由于其技术特性不同，存储载体和记录信息的标准、压缩算法也不同，应分别采取措施保证其完整性。 与纸质文件不同，电子文件的读取、还原，离不开其生成的技术设备条件、相关软件和元数据，所以电子文件收集、积累还必须包括这些内容。
3、电子文件的收集积累方法。
电子文件的收集积累往往是在计算机网络系统上进行，由于记录系统有自动记录的功能，可用它来记载电子文件的形成、修改、删除、责任者、入数据库时间等。 用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署，对于更改处，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，防止出现差错。 电子文件的收集积累应由形成部门集中管理，不得由个人分散保管。 对于网络系统，应建立积累数据库，或在电子文件数据库中将对应在收集积累范围的电子文件注明积累标识。
