档案中包含着一些涉及国家秘密的文件资料、科技成果、经济数据等，所以在档案工作中，要对档案保密工作给予充分的重视。
提供档案利用是档案工作服务于社会的直接手段，它是兼承档案工作内外关系的一个重要环节。《档案法》明确提出：“为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。”可见档案利用在档案工作中占有突出地位。但是，制定《档案法》的目的之一还在于“有效地保护档案”，《档案法》中提到的保护档案，应该包括维护档案实体的安全和保护档案信息的安全两个方面，后者主要是为了防止档案的失密泄密。
一、必须加强档案利用的监督力度
目前档案利用呈现不断增长的趋势，我们应对档案信息安全的保护引起足够的重视，加强利用中的监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施。
加强档案的利用监督能有效地发现、制止并纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：
１、完善制度建设。我国目前的《档案法》对机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案信息的开放规范处于约束无力的状态，公民利用机关档案室的档案没有明确的法律规定。这种状况一定程度上造成了机关对自己所保存的档案信息利用的随意性、垄断性，可能使不应当公开的信息因利益驱动而过早流失于社会，致使对整个国家的档案事业会造成不利的舆论环境，也容易助长官僚作风乃至腐败行为的发生。因此，在目前《档案法》对机关、团体、企事业单位档案机构档案利用规定尚未健全的情况下，这些部门自身更要完善档案利用中的制度建设，根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。
2、执行监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强涉密档案重点监护。有条件的可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好涉密档案利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁涉密档案档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
3、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。因此，要通过各种方式，加强档案管理干部队伍的素质教育，提高档案保密的工作能力。
二、必须加强档案管理人员的保密意识
档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全，因此必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识。增强档案管理人员的法制意识和保密意识至关重要。档案管理人员的特殊地位和身份，使其具备了知密早、知密多、知密深的特点，他们对档案信息的保护负有比一般工作人员更为重大的责任，档案保密工作好与坏，素质是关键，要有严谨的工作作风，特别是在档案利用过程中，不仅要做到手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触到档案中涉及的一些未开放的信息（包括国家机密、商业秘密及个人隐私等），这些信息随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就可能就泄露了一些未公开的信息，所以档案人员无论在什么场合，都应把保守档案信息的安全作为自己神圣的职责和应尽的义务。在档案工作中，要对档案保密工作给予充分重视。《档案法》规定：“保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。”“禁止出卖属于国家所有的档案。”这些规定一方面体现出档案保密工作的重要性，另一方面明确了档案管理人员要有很强的档案保密意识，在工作中严格执行国家保密法律规定。增强保密意识，档案人员除了熟悉档案法律法规的同时，还应参照保守国家秘密法的各项规定，应用于档案工作实际，通过对相关法律法规地深入学习，不仅有利于实现档案保密工作的法制化建设，也有助于完善和促进整个档案法规体系的建设。
三、必须加强对档案保密工作的宣传
在从事档案管理和利用过程中，目前的档案法制宣传工作还有待于进一步加强，这是档案行政部门应该高度注意重视的一个问题。加强保密工作的宣传是加强档案保密建设的客观要求，能让档案利用者受到教育，知晓档案法规，明确法律责任与违法行为界限等，就可以少犯法、不犯法。我国的档案法制建设，除了取决于自身系统要素外，在很大程度上还受着社会环境的影响。《档案法》《保密法》的颁布已将近二十几年了，但就目前的实际情况来看，这部法律在实际工作中产生的影响力还很有限。产生这种现象的根源，一是宣传不到位，二是执行力度不够。有些地方、有些领域缺乏档案法制观念现象依然存在，甚至形成了一定范围内的“盲点”、“盲区”，一些利用者对《档案法》《保密法》闻所未闻。笔者在实践中碰到，档案利用者很多情况下不出示（不带）有效证件，有些单位派工作人员查档不带介绍信；有些利用者认为档案记录与事实有出入，要求档案管理员更改档案记录。有些利用者甚至认为档案中记录了和自己有关的事，本人完全有权利查阅而不必经过管理部门同意等等。这些并非个别现象，在这样的环境因素下，要让档案利用者履行档案信息的保密义务难度是相当大的。从近年的各类档案工作实例中可以看到，各地区出现的因档案利用引发的纠纷也有增多趋势，多数情况下是因为工作人员在档案利用过程中，未向利用者解释相关注意事项，使利用者将还没有经档案管理部门公布的档案信息擅自公开或者在利用后将其从档案中摘抄的一些内容在其著述中以自己的语言表述出来。
四、正确处理好档案保密与利用的关系
保守国家机密是每个公民应尽的义务，公民在享受公共档案信息的知情权、使用权的同时，依法履行对秘密信息的保密是责无旁贷的义务，在实际档案利用过程中，如何处理好二者的关系，是档案利用活动中最关键、也是处理把握难度最大的一个问题，同时也是一个法律问题。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。
档案利用和保密的关系，应特别注意解决好。国家保存档案的目的，是为提供档案给社会各界使用，但在开展利用工作时，要坚持保密原则。在实际工作中，对什么档案要保密，什么档案不保密，保密期限的长短等具体问题要妥善处理。既要反对“利用危险，保密保险”的不正确观点，也要澄清历史档案“无密可保”的错误思想，把利用与保密全理结合。同时，还要加强对档案法制的深入学习与舆论宣传，充分发挥档案的价值。
