一、档案积存原因
近年来，我们在指导档案业务时，发现很多单位未整理的积存档案达二十多年，有的成立以来，根本就没有整理过档案，有的虽然装订在一起了，但组卷根本没有类别可言，价值混乱不堪，重复文件比档案还多，之所以出现这些问题，我认为有以下几个原因：
(一)法制不健全。不整理档案、积存不移交《档案法》没有明确责任，约束力不强，无法查处。
(二)县上档案业务指导监督力量薄弱。我县档案局2002年定编8人(其一名虚设)，负责档案馆5万卷馆藏和接收及行政事务的3人，负责全县村以上600多个立档单位档案业务指导监督的仅有4人，即是把8名干部全部拉出去，也有点力不从心。
(三)过去接收范围所限造成指导偏废。县档案馆过去规定只注重接收机关、国营事业单位、国营企业的档案指导，而对不上交的集体企业、民营、个私企业、小单位及边远的区乡档案很少问津，致使档案业务荒废，形成大量积存档案。八十年代后期，为丰富馆藏，重新确定了接收范围，情况才有好转，但发展失衡。
(四)部分单位领导不了解档案工作，造成不够重视，形成积存与己没有利害冲突，与单位没有紧要关系，不影响大局，对档案整理根本不安排过问，只注重抓经济和本单位业务。
(五)档案干部队伍整体素质较差，其表现有：
1、文书人员不认为整理档案是自己的工作职责，多数都是以公文处理和给领导做秘书工作为主。
2、有些虽然明确了文书人员的档案职责，但由于很多单位人员紧，兼职过多，根本没有时间整理档案。
3、文档工作繁琐，看不出成绩，多数认为和勤杂工一样，地位低下，个人实际问题得不到很好解决。因此，怕麻烦不愿整理档案，甚至花钱雇人整理也在所不惜。
4、文档人员业务素质低，绝大多数都未经过档案专业培训，有的单位怕花钱费时不参加培训，县上培训大多也是以会代训，时间短，理论技术消化残缺不全，造成不会整理。
5、文档人员更换频繁不稳定。多数只干二、三年，档案业务技术还未掌握就要走人。
6、文档人员更换不办理档案交接。更换人员人们只重视财务移交，对档案多数认为没有什么利害关系，办移交反添麻烦，不如不交，或只交柜子，不清点档案，造成一任接一任的档案积存。
二、档案积存的危害
档案积存不仅是一种工作失误，对今后各项工作和群众利用档案还有很大的危害。从我县撤销机构的档案来看，危害程度难以估量，主要表现有：
1、档案积存造成整个全宗档案残缺不全，无法弥补。一是缺少单项工作档案，如党组织材料、统计报表、各专业、武、妇、工、团档案；二是缺少会议材料、对口上级文件、基建、声像、电子、荣誉档案；三是缺双重领导行政关系归本级机构的档案；四是缺财务、人事档案。这些档案往往都是档案分散管理造成的，时间一长，人一换，档案也就随之流失了。
2、档案积存造成保管不善、档案受损。由于积存档案年限多、量大、未鉴定，往往都是打捆放在杂物室，无保护措施，有的潮湿霉变，有的虫蛀鼠咬，不知道的人当作废纸买掉烧掉。造成无法挽回的损失。
3、档案积存遇突发事件，安全必然受到威胁。我县是个水灾多发区，又有冬季明火取暖的习惯，随时都有可能发生恶性事件，像这种情况，档案量大的抢救无重点，只能是抢多少算多少，很容易造成全部损毁。
4、档案积存造成无法利用。档案积存不整理，给后来工作增添了许多麻烦，找一个档案，尤如大海捞针，费时费力不说，最大的是影响了正常的工作，缺损档案还会使历史断代经济受损，如基建图纸流失，无法加层，维修无法办理产权手续，另行测勘，又需花钱费时。
5、档案积存使后来人整理望而生畏无法移交，档案积存是新手最头疼的事。责任心强的，想整理，但耗资需人，力不从心；无责任心的认为，前面的人可以不整理，我也不整理，造成积存恶性循环，越积越多，无法向县档案馆移交。
三、档案积存的对策
档案积存是我们面临和一个严峻现时，也是一个必须根除的问题，如何做好这项工作，笔者认为必须采取以下对策：
1、要完善档案法规。应将不整理档案，不妥善保管档案，不移交档案的责任列入法律、行政处罚和纪律检查条款中，这样才能有据可依，查处有为，《档案法》已经修改，配套法规应尽快制订颁布，地方法规、纪律规定也应逐步制订实施。
2、要加大执法和宣传力度。一是县委、人大、政府、司法部门、纪律监督部门要抓好违法违纪查处工作；二是档案部门应自上而下形成一种监督机制，赋予查处职能，切实履行职责；三是要动用一切舆论工具，采取一切手段，给违法案件爆光，触醒全社会的档案意识；四是要做到有法必依、违法必究、执法必严，真正实现依法治档。
3、要加强档案工作的领导。加强领导就是要明确各级各单位分管领导，经常检查和过问。各系统主管部门乡镇不仅要做本部门的档案工作，还要经常督促检查所属立档单位的档案工作；要列入单位工作计划，要有长远目标和短期任务；要列入年度工作任务和安全生产责任考核内容；要建立健全档案机构，配齐文档人员；要建立健全档案整理、保管、移交各项制度；解决好档案工作所需经费、物资、人力、时间等问题；关心解决文档人员切身利益，激发他们的工作热情和动力。
4、要加强档案干部队伍建设。首先，应按事业所需增加配齐档案干部，县级档案局(馆)增加人员应考虑馆内本身业务和局外指导的业务量等因素，各单位配人应选择责任心强的同志，并尽量稳定。第二，应增加档案教育投入，国家正规大专院校应加大档案专业的招生培养计划，同时应多办些电大、函大、业余大学，扩大档案专业自学考试范围，并适时举办各种档案培训班，各单位应鼓励文档人员参加深层次深造，提高档案干部的专业技术水平。
5、要加强档案整理监督指导。县委、人大、政府要将档案整理职责明确规定纳入各单位文书或档案工作职责，经常监督检查，县档案局要妥善安排部署，采取一切有效手段，突击指导整理积存档案，监督指导所有立档单位，做到上年档案第二年整理，并形成一种自觉制度。同时，各单位变换文档干部要上报档案局备案，应接受县档案部门的监督，未将档案整理并办理完交接手续的，不得离开原岗位，要防止形成新的档案积存。
