如何做好财政档案管理工作的几点思考
梧州市财政政策研究室 邱晓云
摘要： 本文从六个方面介绍了如何做好财政档案管理工作：一、领导重视和支持是做好档案管理工作的重要前提;二、要建立健全档案工作制度；三、要做好档案的收集、保管和利用工作；四、除了文书档案，其它门类和载体档案的管理也应纳入档案人员的管理范畴；五、本单位档案人员在管理本单位档案的同时，还应对所属科室的档案工作进行监督指导和检查；六、在工作过程中务必要注意档案管理风险的防范。
关键词：财政档案管理；档案工作制度；收集、保管、利用； 监督指导和检查；档案管理风险防范
档案工作是行政机关、企事业单位整体工作的重要组成部分，是维护单位合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。我单位梧州市财政局从2005年就成立了档案科，职能是：承担收集、登记、整理、归档以及保管财政档案资料工作；办理财政档案的查阅、借阅、提供和传递；负责财政档案业务的指导。我局的档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，它主要包括有：文书档案、会计档案、专业档案、科技档案、声像档案、照片档案、实物档案七大类。其中：文书档案和会计档案库存较多，文书资料约8万份，每年收集文件资料多达8000份，会计档案方面，涉及财政资金的专户就多达 65 个，库存凭证约5000册，账簿约500本，报表约5000份。这在机关单位是不多见的。在2005年12月获得一级档案室的基础上，经过多年的建设，我们的档案管理工作迈上了新的台阶，管理水平有了更大的提高，在每年的全市档案质量检查中连续10年均荣获优秀等次。已经具备了特级档案室的条件，准备向特级档案室冲刺。成绩的取得确实来之不易，要做好档案的管理工作，结合实际，我认为就要做好以下几个方面的工作：
一、领导重视和支持是做好档案管理工作的重要前提
只有领导的重视和支持，档案管理工作才能得到有效地开展。因为档案管理工作是服务于财政业务正常运转的一项重要保障，所以得到了局领导的高度重视。成立了由局长为组长的档案管理工作领导小组和档案鉴定小组，局内设立了档案科，具体负责对本局在开展业务工作中形成的各类档案资料的收集、整理、归档并查阅和利用工作，还负责档案室日常的管理工作。局内明确一名副局长分管档案工作，档案科配备了专职档案管理人员4名。目前档案管理人员职责分明，分工协作，加强保密，形成了完善的档案安全管理体制，为档案安全提供了有力保障，为档案管理工作的顺利开展保驾护航。
二、要建立健全的档案工作制度
要保证单位档案工作的顺利开展，必须建立健全档案工作规章制度。如果缺乏制度的指导和约束，档案人员一味埋头苦干，结果档案的整理不规范，档案的保管不符合要求，档案的利用也达不到应有的效果。因为，完善的制度是进行高效管理的手段，任何一项工作的顺利开展，都需要完善的制度做保障，所谓“无规矩不成方圆”，要使档案工作有章可循、有法可依，档案部门必须将档案工作规章制度纳入各科室和相关人员的岗位责任中监督实施。我就本人从事的财政档案管理工作，谈下自己的想法，首先必须建立起以下的规章制度：
如《档案查阅、利用制度》规定各科室工作人员只能查阅其业务范围的档案资料，如查阅其业务范围外的资料需由查阅人填写审批单、查阅科室负责人签字并经其分管领导或局领导批准后才能办理。因为本局档案资料原则上不对外开放，外单位工作人员特殊情况需要查阅的，必须持单位介绍信到相关业务科室，经工作人员审核、科室负责人签字同意并报其分管领导批准后才能到档案科办理。并根据文件的重要程度和密级规定了相应的借阅审批权限。从而保证了档案资料的安全性。如《档案保管制度》规定贯彻“以防为主，防治结合”的原则，库房管理人员要采取有力措施，做好库房的防盗、防火、防高温、防虫鼠、防尘、除湿等维护工作。档案管理人员要及时接收或归还档案，应点清和检查有无缺页、破损、污染等情况，如有破损的，要进行修补及技术处理后才能归档入库。发现档案材料不完整时，督促有关人员收集齐全，确保档案资料的齐全完整。又如《档案保密制度》规定不得以任何方式泄露所接触和知悉的密级事项。不得违规记录、存储、复制、留存密级信息。不经专职档案管理员允许，不得擅自进入档案库房，非专职档案管理人员无权自行查找翻阅柜内档案，密级文件要专柜存放并上锁等等，严防档案资料的泄密。还有档案的管理工作制度(主要包括档案管理的职能、档案人员的职责、考核、奖惩与处罚)；档案的移交入库制度（主要包括移交前的整理要求、移交手续、入库期限及手续）；档案鉴定、销毁制度（主要包括鉴定范围、期限、销毁手续）；档案统计工作制度（主要包括档案分类、清点和记录的准确性等）。
我单位建立了一系列的档案管理制度，并将档案的管理工作列入各科室的岗位目标责任考评当中，这样才能引起对档案工作的重视，健全的档案管理制度，完善的工作流程，为档案的安全、有序、规范管理提供了依据。
三、档案工作人员除了做好档案的整理，还要做好档案的收集、保管和利用工作
档案的收集、整理、保管和利用是档案实体管理的基本流程。收集是档案部门积累档案的手段，是档案工作的起点；整理是将无序的档案有序化，是档案工作的重点；保管为延长档案寿命提供物质保障，是档案工作的关键环节；利用则是档案工作的最终目的，档案的价值由此体现。档案收集、整理、保管及利用工作的要求是“收集齐全、整理规范、安全保管、有效利用”，这同时也是档案工作的目标和方向。所以必须紧紧围绕这十六个字开展档案工作。
首先收集齐全,收集为档案工作提供了物质对象，收集工作质量的高低直接影响到档案的后续工作，因此档案收集应尽可能做到齐全。我觉得，日常的收集工作要注意三点：1、 注意收集账外文件，即本单位收发文登记薄未登记的文件，如各种计划、总结、大事记、党组会议记录、领导班子会议记录、绩效考评资料、协议等；2、注意收集组织人事部门手中的文件及报表，如人事方面的登记表、审批表、介绍信、存根、花名册、人事报表等；3、注意收集声像、实物等非纸质材料的档案，如录音、录像、相片、各种牌匾、奖状、证书、奖杯、锦旗等。
其次整理规范,档案整理工作在档案总体管理中具有重要意义，它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，因此档案整理必须规范。档案的整理，从分类、组合、排列，到编号、编目、装订、装盒，每个环节都有其标准和要求。档案人员要主动加强业务学习，熟悉每个环节的操作方法，并严格按照相关规定，规范整理档案。
再则安全保管,要广泛、长久地发挥档案的作用，就必须将档案妥善保管，维护档案的安全。档案部门应统一保管本单位全部档案。换句话说，本单位所有不同职能科室产生的各类档案都应移交给本单位档案部门统一保管。我们档案室配备了约163平方的档案专用库房，档案室全中央空调、库房坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施；安装有防盗窗、防火安全门（指纹开锁）、自动除湿设备、双层遮光窗帘等。档案装具采用目前较先进的电动密集架，其本身就具备防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防腐蚀、防有害生物等能力，密集柜内每格放置灵香草防虫药。库房内配置全方位旋转监控设备、全自动七氟丙烷气体消防装置及档案杀菌消毒仓，并在库房外张贴“禁烟禁火”等防火警示标语。灰尘也是档案的一大杀手，所以，档案室专门配置了吸尘器，每周对库房进行吸尘处理。另外，根据工作需要增置温湿度计、复印机、照相机、除湿机、和电子计算机等；创造良好的档案保管条件，有效地保障了档案的保管安全。定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，如遇特殊情况及时检查，发现问题及时解决。同时，因为各类档案散存在不同的地方，档案人员还必须指导相关的职能科室和人员做好档案的保管工作，定期检查各类档案的保管状况，发现问题要及时向分管领导汇报，采取积极有效的措施，保护档案的安全。
最后有效利用, 为本单位各项工作需要提供利用档案，是档案工作任务的中心环节，是档案工作的根本目的。要做到档案的有效利用：档案部门必须编制《案卷目录》，也可以手工检索；档案人员先要熟悉所藏档案的情况，主动了解本单位各项工作对利用档案的需要，做好提供利用工作；档案人员还应开展档案史料的编研工作，编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、档案利用汇编等。
四、除了文书档案，其它门类和载体档案的管理也应纳入档案人员的管理范畴
一个单位在其工作活动中会形成各种门类的档案，这些档案产生于单位内部各个不同的职能科室，大体有以下几类，即文书档案、声像档案、实物档案、人事档案、会计档案、科技档案等，随着计算机的发展，还产生了电子档案。我局为档案管理人员都配置了电脑，并应用了GD2000档案管理系统软件，对所有入库档案数据进行系统录入，以方便查询和利用。因此如何确保档案数据的安全也成为一项重要的档案管理工作内容。对安装了档案管理系统的用户采用权限设置及密码保护方式，对不同使用要求的用户设置了不同权限，如只有档案管理人员输入密码才能开启计算机对数据录入或修改，通过设置权限和密码保护，可防止档案数据泄密及丢失。为了防止误操作及其它因素造成计算机数据丢失，对录入档案管理系统的数据要求定期备份到移动硬盘及光盘存储，这样即使计算机发生故障，还可能从移动硬盘或光盘上重新进行数据导入，做到三保险。
五、本单位档案人员在管理本单位档案的同时，还应对所属科室的档案工作进行监督指导和检查
《中华人民共和国档案法》及其实施办法规定，各专业主管机关应对所属单位的档案工作进行监督指导和检查。对这些下属单位的档案工作进行监督指导和检查，是法律赋予专业主管机关档案人员的一项权利，更是专业主管机关档案人员不容推卸的一个责任。档案人员履行对各科室档案工作的监管职责时：1、档案人员应对本单位各科室形成的各种门类和载体的档案的归档整理工作进行监督和指导。例如：在实际工作中，由于各类档案尤其是专业档案产生于不同的职能科室，而各个科室的兼职档案员又不可能对档案工作的专业要求十分掌握，因此我们档案人员要根据档案工作的有关规定，采取组织培训、个别讲解等方法，使各业务科室的整理人员了解和掌握档案的整理、归档的具体要求和做法，解答操作中遇到的问题。同时还要经常到各部门走访，及时发现问题，及时纠正 以免各职能科室档案整理归档完毕移交给档案室时查出问题还要返工。所以， 应根据各个科室档案工作的不同现状和特点，有针对性地进行指导；2、 要注意监督指导和检查必须三管齐下，缺一不可。因为监督和检查与指导是相辅相成、密不可分的：监督能使指导的内容落到实处，检查则是检验指导的效果，反过来又能使指导更能深入细致，切合实际。每年年底前，我档案科都要到各科室检查他们的自管档案整理情况，结合各科室自评进行打分，评出等次，作为岗位目标责任制内容之一，同绩效挂钩的一项重要工作来抓。近年来，随着档案工作在经济社会中的重要作用不断凸显和重视程度的不断提升，也对档案管理工作提出了更高的要求。为此，我们档案管理工作者，必须在提高档案工作科学管理水平和服务中心工作能力上下功夫，逐步实现档案工作规范化，为本单位工作提供更多有价值的档案资料。
六、在工作过程中务必要注意档案管理风险的防范
档案管理风险是指档案管理过程中，由于不严格遵守档案法规制度，导致档案管理不规范，或档案安全、保密等方面存在隐患，产生影响本单位工作开展和效率的可能性。
根据情节轻重、影响范围和程度将档案管理风险分为两级：
重大风险：重要方面或环节严重不合规，发生重要档案损坏、丢失、泄密等重大责任事故，致使相关工作陷入被动或停止，严重损害部门声誉和形象。
一般风险：一些方面或环节不合规，发生有保存价值档案未按规定存档或档案散失、污损、破坏，一定程度上影响档案正常管理利用，对工作正常开展带来一定的负面影响。
档案管理的主要流程：
1、档案整理：各科室（单位）收集、整理本科室（单位）档案。
2、档案接收：各科室（单位）将须移交的档案按要求移交档案科，档案科进行审核、签收。
3、档案保管：各科室（单位）负责自管档案的保管；档案科负责入库档案的保管。
4、档案查阅利用: 档案科负责提供查阅工作，审核督促办理查阅手续；有关科室（单位）凭相关手续对档案的查阅利用。
5、档案移交：有关科室（单位）负责须移交的档案按规定向档案科移交；档案科按规定统计、整理并向市档案局移交相关档案。
我觉得本单位的档案管理存在的风险及防控措施如下：
(一) 档案整理风险防控。
风险点：责任意识不强、业务不熟悉，档案收集不齐全不完整、整理不规范，档案资料散失。
风险事件类型：未及时收集或保管不善，导致应归档文件材料未归档或归档不全，甚至造成重要文件材料遗失；兼职档案人员未及时整理、移交本科室（单位）档案，导致档案积压、损毁或遗失；局属单位撤销、增设或其他变动时，未按规定将属于财政局机关的档案移交档案科
防控措施：
1.各科室（单位）工作人员按照档案管理有关要求，及时主动将应存档的文件材料，送交本科室（单位）兼职档案人员统一保存、整理，防止应保存档案遗漏、散失。送交的文件材料应齐全、完整，任何人都不得将档案据为己有或拒绝归档。
2.在各科室负责人的领导下，各科室（单位）兼职档案人员，对本科室（单位）人员送交的归档文件材料进行甄别和鉴定，对归档资料不完整的，督促相关人员予以补充，并在档案科指导下，开展当年文件材料的装订、编页、盖档号章、录入、编件号、装盒、编制目录等工作，做到归档文件材料收集齐全、分类准确、目录完整，形成本科室自管档案；对不属于归档范围或无保存价值的资料，不予归档并妥善处理。
3．各科室（单位）原则上于次年4月底前完成上一年度须移交档案的整理并移交档案科。档案科负责督促移交。
4.电子文件物理归档按照同类纸质文件的规定按时完成。
5.本局科室（单位）（含临时性工作机构）撤销、增设或其他变动时，原建制科室（单位）负责将属于财政局机关的档案整理后移交档案科。
(二) 档案接收风险防控。
风险点：业务不熟悉、岗位责任意识不强，审核把关不严，导致档案接收不规范。
风险事件类型：档案形成科室（单位）申请移交后，档案科未认真审核或审核意见未及时反馈，导致入库档案不及时不完整不规范；档案形成科室（单位）未根据档案科审核意见进行纠正、完善，导致入库档案不及时不完整不规范；档案形成科室（单位）、档案科移交、接收档案未严格清点，导致入库档案账实不符
防控措施：
1.各科室（单位）完成归档文件材料整理后，按规定编制档案移交目录，向档案科移交档案。档案科认真审核各科室（单位）移交的档案，对归档文件材料不完整不规范的，提出修改建议，及时退回档案形成科室（单位）补充或纠正。档案形成科室（单位）根据审核建议，及时纠正、补充完善后，再向档案科移交档案。各科室（单位）原则上于次年4月底前向档案科移交本科室（单位）上一年度档案。
2.档案科清点档案数量，检查核对档案实际件数、编号与档案移交目录是否相符，核对无误后予以签收。移交、接收双方负责人和经手人员都在档案移交目录上签字，姓名签署完整，字迹工整、清晰，不得使用铅笔、红笔签名，并注明接收档案的年、月、日。
(三) 档案保管风险防控。
风险点：未按职责要求落实库房管理制度，档案入库、交接、借阅手续不全，导致档案遗失或下落不明。
风险事件类型：未严格建立档案接收、移出的登记统计制度或登记统计不完整，导致档案无法及时查找或下落不明；未严格进行档案库房的安全防范检查，造成档案损坏
防范措施：
1.规范档案接收、移出登记，档案接收、移出必须按程序履行相关审批手续。入库档案按保管期限、形成年度、形成机构分类有序排放，做到不错装盒、不错入柜、不错编目，编制档案柜号码和存放一览表，方便检阅、调用。外借的档案归还后及时入库入柜。
2.加强档案库房安全防范，做到“三铁”（铁门、铁窗、铁皮柜）齐备，做好档案库房的防火、防盗、防光、防潮、防尘、防蛀、防高温等工作，排查安全隐患。非档案科工作人员未经档案科工作人员允许，不得进入库房和整理室。
(四) 档案利用风险防控。
风险点：对档案借阅利用规定掌握不够、制度执行不严，导致档案借阅利用不规范，甚至造成涉密文件遗失、信息泄露等。
风险事件类型：未按规定程序和权限，履行档案借阅审批手续；未经批准，擅自复制、拍照、扫描、抄录涉密档案；借阅利用档案未及时归还，或需延期借阅未办理续借手续，长期占用档案；未妥善保管借阅的档案，导致档案破损、遗失、泄密
风险防控措施：
1.我局工作人员借阅利用档案，须规范填写相关申请表或审批表》（以下简称《审批表》），并须由本科室（单位）主要负责人签字同意及盖科章。外单位利用本局档案，需提供单位介绍信和本人身份证明，由档案形成科室（单位）派人按程序办理借阅手续。
2.档案科收到档案借阅利用申请，审核申请借阅利用档案是否涉密、《审批表》是否经局领导及职能科室（单位）批准等，除因涉密等原因需报批外，一般于当日提供。档案科借出档案，应对档案完整性进行检查。
3.借阅人借阅利用档案，不得遗失、涂改、勾画、污损、拆散、抽换和转借档案；利用涉密档案，应按涉密文件管理相关规定进行使用。
4.借阅档案用后立即归还，最长不超过5个工作日；如确需延期借阅，须到档案科办理续借手续。逾期未还的，档案科及时提醒、督促有关科室（单位）或个人归还。档案科办理归还档案手续，认真检查归还的档案是否完整齐全，如发现有污损、遗失档案或泄密等情况，及时报告分管领导，并依据有关规定妥善处理。
(五) 档案移交风险防控。
风险点：责任心不强，未按规定及时向市档案局移交相关档案。
风险事件类型：未按规定及时移交档案，造成库房档案积压；未按规定制作、保留移交档案电子版本，影响档案利用
防控措施：
按照《中华人民共和国档案法实施办法》等有关规定，档案科向市档案局移交形成满一定期限的永久、长期保存的档案。档案科按规定统计库藏档案，对移交档案进行整理，生成电子文档，编制移交档案目录并留存副本，经局领导审批后，向市档案局移交。
七、结语
档案管理人员只要不怕脏累，不怕困难，兢兢业业，勤勤恳恳，依照制度，抱着高度的责任感和热爱本职岗位的事业心，有着严谨的工作作风，严格要求自己，不断提高业务能力，熟练掌握档案管理系统和库房内设备的操作程序，严格管理库房，保障档案资料的安全。团结协作就一定能把档案管理工作做好，为财政事业服务，为建设现代化服务。
参考文献：
如何做好档案管理工作
