2022年底前停止接收各联邦机构移交的非电子档案
作者：郭彩虹 编译
来源：中国档案报
2017-10-18 星期三
日前，美国国家档案馆对外宣布，2022年底前将停止接收各联邦机构移交的非电子档案。此项决策反映出美国国家档案馆牵头推进联邦机构档案数字化进程的决心。
美国上一任总统奥巴马在任内曾颁布法令，要求各联邦机构在2016年底之前，必须以电子文档格式保存所有临时和永久联邦档案，2019年底前，这项文件数字化保存要求必须扩展到所有类型档案，即纸质文件、录像、推文移交时必须是数字格式的。在此项法令基础之上，今年8月24日，美国国家档案馆发布一份最新的“战略计划初步构想”，宣布各联邦机构移交的临时和永久档案必须采用数字格式，且要配备适当的元数据，凡对移交的模拟格式档案一律“拒收”。同时承诺，国家档案馆在2020年财年前将完成5亿页档案电子化转换，使之可通过档案目录调阅；2021年前确保82%馆藏档案可向公众开放。
美国国家档案馆馆长大卫·菲尔里诺在解释新规时称，“鉴于联邦政府呼吁更为强势地推进数字化政府工程，国家档案馆将致力于率先行动，牵头提升数字化政府效能”。该馆首席运营官威廉·波山科表示，这并非代表国家档案馆从此抛弃纸质档案，新战略的目标主要是要确立国家档案馆在档案数字化保存利用工作中的主导地位。
美国国家档案馆的另一项职能是监督其他联邦机构执行贯彻档案工作规定的情况。他们计划在2019财年之前，对10%的联邦机构档案管理工作开展检查，重点督查联邦部门是否有效管理电子邮件及其他具有永久性保存价值的电子档案。据首席档案官劳伦斯·布鲁尔称，近几年来，美国国家档案馆“持续加强对其他机构的监督检查力度”，此次新发布的战略计划构想专门把对更多机构进行数字化档案工作检查纳入工作目标，而且要评估2019年之后应采用哪些“合理目标和适当措施”来管理电子档案。
美国国家档案馆的这份新战略在档案界引发广泛关注。IBM全球商业服务公司档案专家丹·鲁德斯评论称，该战略目标极富“进取性”，但联邦部门想要摒弃模拟格式档案，还需配套技术和政策升级。距离2022年已不足5年时间，“政府部门必须注意，若沿用过去几十年的档案管理方法是难以如期实现目标的。要想达标，各部门必须全力投资新技术，包括认识系统、内容分析及大数据解决方案等”。改善工作场所和加强连续性学习管理也是该项新战略的关注焦点，战略计划中提出“要向（国家档案馆）所有工作人员提供学习和管理机会，帮助他们成功向数字化工作环境转型”。
原载于《中国档案报》2017年10月16日 总第3130期 第三版
