在大型跨国公司中，比如葛兰素史克，毫无疑问有诸多优先事项，而档案服务条款却很少被列入其中。与公共部门组织不同，立法方面很少会要求公司系统地管理其档案遗产。此外，像葛兰素史克是以成本控制为中心的，会将不能为企业商业利益带来显著价值的部分砍掉。可获取性是葛兰素史克档案工作的另一个障碍，传统的查阅室和检索工具等在葛兰素史克是不可能实现的。因为，与成本控制一样，公司必须进行安全考量和入口限制。由于缺少专用的档案查询空间，他们往往只能在办公室或会议室接待查档者。
如何突破档案访问局限，是葛兰素史克档案工作的重大挑战。这篇文章将深入介绍公司面临的困难，并讨论如何通过社交媒体和内部营销破解难题。
葛兰素史克公司由几十家公司组成，这些公司或合并拆分组建新的子公司，或接管其他公司，或剥离部分业务开发新产品，整个公司架构非常复杂，简言之，葛兰素史克公司主要有葛兰素、威康、中美史克和美占4大部分。鉴于如此悠久的历史，档案馆必须在公司架构中反映这一点，并清楚地显示出每家公司形成的档案内容。当然，每家公司都有自己的档案管理方式，有的公司拥有专职档案管理员和成熟的档案管理项目，然而还有些小公司甚至还没认识到档案的价值所在。这使得各个子公司的档案管理水平差异巨大。
笔者已经做了两年的档案管理员，我先是用了一个月的时间盘点档案，第二个月编目、打包了近十年的文件材料，然后转而整理英国的文件材料。但是，随着文件材料越来越多，我意识到，这是一件永远都在进行中的工作。毫无疑问，英国的档案工作与商业机构合并和变革一样复杂，最好以公司为单元进行整理。
医药行业的商业属性也给档案管理项目赋予了重要性与特殊性。美占公司的档案管理系统非常有效，一旦档案达到审核期限或丧失法律和商业价值，就会被销毁。对于可能有助于查考或研究的档案，公司会将其捐赠给当地图书馆或档案馆。因此，美占公司内部的档案总量很少，主要包括广告及20世纪80年代的精选档案。亨利·威康先生生前热爱收藏，威康公司一直保存着他的遗物。威康公司在20世纪80年代和90年代初期有一名专职档案管理员，并在1995年与葛兰素公司合并时将档案也一同归纳起来。葛兰素史克公司及其主要的子公司艾伦-汉伯斯也自己保管档案。
从过去到现在，一系列的合并、重置以及较大的公司变革意味着在很大程度上可能会失去对档案的控制。21世纪初期，由于专业档案工作者的缺失，一些档案被捐赠给威康公司图书馆这样的组织，其余部分被分送不同的公司，还有一些甚至被送到了外包公司进行档案仓储，并被封存了数年。
为增强员工荣誉感，2010年，葛兰素史克遗产项目组专门拿出一笔资金用于举办展览。因此，公司认识到，档案需要进行整理编目，并且需要利用线上平台吸引更多观众。项目的第一阶段开始于2011年，当时全球信息与档案管理团队获得了资金用于支付美国地区档案的整理、重新编目、筛选花销。第二阶段，公司用同样的方法处理英国地区的档案，并按照编目惯例将两类档案整合到一起。这些档案的排架长度差异相当大，美国地区的有110米，英国地区的有650米，其他储存地点的多达700米。
由于天然的商业属性，可获取性是档案面临的一个重要问题。任何跨国公司都会围绕档案查询利用进行安全管控，尤其要对访客进行全程监督。此外，还要对发布内容进行控制。事实上，公司大多数档案内容是无关紧要的。但是，作为公司资源的一部分，葛兰素史克档案的访问和利用都受到非常严格的控制。
因此，我们决定采取虚拟方式推广档案，通过内部博客文章和内部新闻网展示档案，并借助社交媒体进行外部宣传。我们一直与公司传讯部合作，开设了一个抒发观点的推特账户，用户可以在帖子旁设置标签，帖子可以显示与公司历史相关的图片或评论。
我们收到数字化资金后，首个举措就是通过社交媒体开展互动。现在，葛兰素史克的所有员工都可以根据需要访问、浏览、利用这些资料，有些档案甚至能在年会等活动中被反复利用。
此外，准确预测公司股东和部门特别是传讯部的未来需求对于确保档案项目的成功是非常重要的。公司的传讯部可以称为社交媒体世界中的“守门员”，无论是在公司内部还是外部，如果想了解他们的需求，必须先理解他们正在做的事。方法之一是熟悉其战略，并根据其以往日程和当前计划，分析未来所有的时间节点和相关主题活动。早些时候，我们曾一起讨论了潜在的热点话题，并从公司历史书籍中提取出有用信息。如果当月没有任何特殊事情或特定内容，这些信息就可以留作备用。“把它留在家里”是我们设计的主题之一，该主题是一系列关于公司初创期的内容，比如，世界艾滋病日等重要纪念日、创始人及相关重要人士、新旧产品对比、以往的圣诞节活动，以及并购、处置危险药物的有关档案等。
社交媒体有弊有利，为不同网站匹配不同的发帖格式是我们面临的技术难题，而社交媒体的好处是便于监控，利用情况矩阵能够客观分析出实际效果，判断所做工作是否成功。每个帖子的数据统计表格展现了公司内部乃至更大范围内受众对遗产故事的兴趣和需求情况。数据表明，随着帖子数量的增多，受众数量呈递增态势，因为通过受众的网络分享，受众也应越来越多，还拥有一批稳定的跟帖者，由此构建出档案工作的良好形象，以便受众继续支持或更加坚定地用资金支持我们后续的工作。这个项目仍处于初级阶段，重点仍是档案数字化、档案编目等工作。
对于葛兰素史克公司来说，档案项目的成功与否主要取决于公司管理层，公司对档案工作的态度和兴趣直接决定了档案工作的地位。目前，公司尝到了利用档案的甜头，并能够在资金等资源上给予支持。
崔珍珍 编译
