创新档案工作服务机制，为党和国家大局提供更好的服务，是新形势下档案部门的重要职责。为进一步创新档案工作服务机制，做好档案服务工作，笔者对漯河市史志档案局、档案馆创新档案工作服务机制情况进行了调查，近年来，漯河市史志档案局、档案馆坚持与时俱进，以档案事业发展为动力，以提供档案为社会利用为中心，以创一流工作业绩为目标，以全面提升档案部门的竞争能力和服务水平为努力方向，不断增强为市委和政府工作大局服务的自觉性，把大力开发档案信息资源为各级领导决策服务、为各部门工作服务、为社会各界和人民群众服务作为崇高职责，不断更新服务观念，改进服务作风，创新服务机制，完善服务功能，提高档案服务的及时性、针对性和实效性，取得了明显的工作成效。
一、档案工作服务机制创新的举措
（一）创新档案征收方式，狠抓档案信息资源建设。丰富的档案信息资源是做好档案服务工作的前提和条件，只有拥有门类齐全、内容丰富的档案信息资源才有可能为社会提供优质高效的档案信息服务。为了进一步丰富档案信息资源，夯实档案服务基础，漯河市档案馆在做好正常的档案接收工作的同时，积极探索，大胆采取了新的工作模式。一是采用公证、签订协议书等形式，征集珍贵档案资料。有效地征收散存在社会上的珍贵档案资料一直是档案馆面临的一个难题，许多人不愿将珍贵的档案资料交给档案馆，而档案馆又没有足够的征集经费购买，珍贵的档案资料随时面临着散失的危险。鉴于此，漯河市档案馆适应市场经济新形势的需要，大胆采用公证、签订协议书等形式，征集到一批珍贵的档案资料，实现了档案征集方式的创新。二是大胆变革照片档案的接收方式，主动出击，积极参与全市重要会议、重大活动、重要事件的拍摄。档案馆馆藏结构中，照片档案数量相对较少，难以用这一直观的方式为社会提供服务。如何从根本上保证照片档案的齐全完整，形象地再现漯河的历史，反映漯河改革发展的成就，一直是档案馆引以思考的一个重要问题，变被动接收为主动收集是从根本上解决照片档案不齐全的重要举措。为此，档案馆主动与市四大班子办公室建立了联系制度，将市四大班子的政务活动列入档案馆的日常拍摄任务之中。三是重视特殊事件档案的收集。在非典流行时，档案馆摄影人员深入市中心医院隔离病房，拍摄了医护人员珍贵的工作流程照片，并在档案馆开展了歌颂抗非典英雄人物诗歌朗诵会和征文，将精心制作的影集送到战斗在一线的医护人员手中，表达档案人员对医护人员的敬意，并与漯河市防非典指挥部联合发文，加强对防非典档案的收集整理，并在档案执法检查中对防非典重点单位进行检查，为防非典特殊档案的顺利进馆打下了良好的基础。禽流感暴发时期，档案馆也积极与有关单位结合，及时将防治禽流感的材料收集进馆。四是开展名人书画收藏活动。为了收集珍贵的名人字画，漯河市档案馆与市委宣传部、市文联等单位联合举办庆祝建国五十周年书画展，并向省、市书画名家发出了公开信和邀请函，同时在《漯河内陆特区报》上予以刊登。通过这种形式，收集到了一批珍贵的名人字画，极大地丰富了档案馆馆藏，为服务创新夯实了基础，使提供服务手中有物。
（二）创新档案服务方式，狠抓档案服务效果。为了更好地提供档案为社会服务，漯河市档案馆不断创新服务方式，围绕市委和市政府中心工作搞好服务，追求良好的服务效果。一是以编辑出版工作为依托，挖掘档案信息资源的潜在价值，让档案信息走向社会。利用馆藏，大力开展档案史料的编辑和研究。二是利用馆藏档案举办展览。三是让馆藏档案在漯河市对外宣传方面发挥重要作用。四是成立档案咨询服务中心，不断扩大服务领域和服务范围。五是积极开展现行文件的阅览服务。今年漯河市委办公室、市政府办公室联合发出《关于开展现行文件阅览服务工作的通知》，要求各单位向市档案馆报送现行文件，积极为社会提供服务。
（三）创新档案服务渠道，狠抓文明示范窗口建设。提供档案信息服务是社会服务的一个重要方面，为了提升服务水平，漯河市档案馆将提供档案信息服务纳入到整个社会服务体系中去验证，以得到社会对档案服务的认可。为此，积极开展省、市文明单位和“市文明示范窗口”、“巾帼文明示范岗”创建活动。一是创造优美环境，为利用者提供舒适的利用场所。在市领导和财政部门的重视支持下，对办公楼及档案馆进行了全面整修，尤其是对档案馆阅览室进行了重点装修，配备了计算机、空调、饮水机、阅览桌等设备，使利用环境优美舒适。二是创优良作风，通过档案馆提供利用这个窗口，展示档案干部良好的精神风貌。不断加强干部的思想作风建设，市档案馆将“团结、奋进、求实、创新”的漯河市档案馆精神制作成大字悬挂在阅览室，要求全体人员以此规范自己的言行。实行党员挂牌上岗制度，增强党员的宗旨意识，发挥党员的先锋模范作用。三是创优质服务，努力让利用者满意。其一要求接待查档人员使用文明用语，态度和蔼、举止得体。其二是为利用者着想，开展咨询服务，使利用者直接通过咨询获取所需的信息，节省其利用检索工具或查找档案原件所花费的时间。此外，市档案馆还制作了《市档案馆监督评议卡》、《市档案馆征收档案联系卡》、《市档案馆上门服务卡》及《市档案馆简介》等，摆放在阅览桌上，以加强与利用者的沟通与交流。要求接待人员在档案咨询服务过程中随时调查了解利用者的需求特点、利用要求等，以便对档案信息的利用进行预测、研究，进而改进档案信息服务工作。其三是开展跟踪服务和定向服务，要求接待查档人员时时关注档案需求信息，把视野扩大到社会各方面，主动了解和研究社会各界不同利用者对档案信息的需求情况，对利用档案信息比较集中的部门和单位有针对性地开展重点服务，从而提高档案服务水平，取得了良好的服务效果。
（四）创新档案管理手段，狠抓档案信息化建设。以提高档案利用率为目标，分阶段、有步骤地采用新的档案信息服务模式。一是树立新的档案信息服务理念，强化改革创新、主动服务的意识，不断扩大服务范围，拓宽服务领域，力求面向社会各行各业和每一个公民，最大限度地开发利用档案信息资源，实现档案信息服务的社会化。二是加强档案信息化建设，将档案信息化纳入到社会信息化体系中去。其一，市档案馆制订了《漯河市档案馆档案信息化建设方案》，有目标、分步骤地开展档案的信息化建设。其二，加大投入，建立局域网。先后购置计算机13台、刻录机1台、照片喷墨打印机1台、扫描仪3台及集线器、UPS等设备，建起了馆内局域网。三是与其他部门计算机专家联合成立“计算机技术在档案馆的实际应用”课题小组，开展计算机技术在档案馆中的实际应用研究。四是加强档案数据库建设。市档案馆按照不同历史时期，不同载体的档案情况，对档案进行重新组织、加工。
二、档案服务机制创新的成效
（一）丰富了档案信息资源，夯实了档案服务基础。一是一批珍贵的档案资料征集进馆。中国历史文献研究会理事、许慎研究会副会长顿嵩元教授是许慎学研究的专家，他一生不置家产，将平生积蓄全部购买了文史书籍。当得知其有捐书意向时，漯河市档案馆通过及时、耐心、细致的工作，使顿教授终于同意将所藏图书资料共15924 卷、4532 册及部分珍贵名人字画捐赠给漯河市档案馆。在捐赠方式上，与顿教授签订了捐赠协议书，明确了双方应履行的责任和义务，并到漯河市公证处进行了公证，此举在漯河历史上尚属首例。为此，举行了隆重的捐赠仪式，并抓住这一机会，在《中国档案报》、《中国档案》、《档案管理》、《漯河内陆特区报》、《漯河电视报》、漯河市有线电视台等新闻媒体相继对顿教授的事迹进行了全方位的宣传报道，从而扩大了影响，为社会各界和公民向档案馆捐赠珍贵档案资料确立了良好的导向。原市政协副主席、著名教育家周祖训在生前也将珍藏的图书、资料书画2837册（幅）及294人的书信档案1644封捐赠给漯河市档案馆。二是丰富了照片档案内容，改善了馆藏结构，扩大了档案馆的知名度。通过拍摄工作的主动参与，真实地定格了漯河的历史瞬间，记录了国家、省、市级领导在漯河工作、活动的详细情况。特别是近年来，漯河市的改革和发展取得令人瞩目的工作绩效，引起了上级领导的高度重视，来漯河视察、指导的中央和省级领导越来越多，活动的规格和要求也越来越高。市档案馆主动适应这一形势的变化，认真搞好拍摄和服务，受到市领导的高度重视和一致好评。一次，一位中央领导来漯河视察时，没有安排漯河记者采访，为了使这一活动的情况得以真实留存，市委秘书长多次向省委请示，最后，将省新闻记者换下一位，让市档案馆负责拍摄的同志参加了这次拍摄活动。由此可见市领导对照片拍摄工作的重视，也反映了市档案馆在照片拍摄方面所取得的不菲成绩和良好的社会认知程度。 2002年始，市财政已将5万元拍摄经费纳入年度财政预算，专门用于照片档案的拍摄。仅2006年，添置照片档案设备 万元。三是防非典等特种档案接收进馆。防治非典工作开展以来，市、县（区）史志档案局按照省非典防治领导小组办公室、省档案局《关于做好防治非典型肺炎工作文件材料收集归档工作的通知》精神，及早着手，提前介入，采取有效措施，确保防治非典文件材料的完整与安全。先后多次派出业务指导人员，主动上门服务，跟踪指导防治非典指挥部及其成员单位及时收集、整理防治非典时期形成的文件材料，并将防治非典材料的收集、整理工作纳入档案执法检查内容，重点指导检查。防治非典工作中形成的文件材料全部移交市档案馆；
（二）服务方式多样，为全市中心工作服务效果显著。一是编研成果丰硕。我们利用馆藏，大力开展档案史料的编辑和研究，先后编辑出版了《漯河市大事记》、《漯河内陆特区风采录》、《漯河市志》、《漯河年鉴》、《中国共产党漯河历史纪事》、《共铸辉煌——漯河市改革开放先进模范人物纪事》、《馆藏珍品荟萃》等，以此宣传漯河改革开放所取得的巨大成就，宣传漯河各条战线涌现出来的先进模范人物，二是档案工作在对外宣传、招商引资及精神文明建设等方面发挥了重要作用。2002年6月，漯河市第四次党代会即将召开之际，市档案馆又及时修订完善了《漯河市党代会简介》（1955—1998），送至市领导及大会筹备组，供领导了解漯河市历次党代会情况。三是积极提供照片，为市里的中心工作服务。2001年，为庆祝建党80周年，我们为市委组织部、市委统战部提供大量照片，先后出版了画册《崛起的希望》、《漯河统战名人》等。1999年，漯河市准备参加河南省举办的《建国五十周年成就展》，我们及时提供馆藏照片，使漯河市得以顺利参展，所提供的照片反映了漯河市改革开放以来的建设成就，艺术视角独特，内容丰富。其中一幅《漯河新貌》大长片获一等奖。四是档案展览效果显著。1999 年9月，为迎接国庆50周年和漯河市建市51周年，我们与市文联、市城建委等单位联合举办《周怀——漯河城市风光摄影展》，充分利用照片这一最直观的形式，激发漯河人民热爱家乡的美好情感。共展出作品86幅，全面反映了漯河市的人情风貌、自然景观。这次影展先后在市区三个地方展出，参观人数达万余人，取得了意想不到的宣传效果。五是我们积极利用馆藏档案信息资源，为漯河市对外宣传工作提供优质服务。2001年，漯河市在香港《大公报》上发表漯河专版，缺少一幅压题照片——《漯河鸟瞰图》，正在市领导为此事犯愁时，我们及时提供了市档案馆拍摄的《漯河新貌》，为市里的对外宣传解决了难题。 《漯河内陆特区报》、《中国河南》、《河南日报》、《中国档案报》等报刊杂志也刊登了我们提供的多幅照片，较好地宣传了漯河。此外，我们注意利用重要客人视察漯河的机会，大力宣传漯河取得的成就。在重要客人离开漯河前，我们连夜将照片赶制成精美纪念册，请市领导代表漯河作为礼物赠送给客人，加深了客人对漯河的印象，起到了宣传漯河的良好效果，并为档案部门赢得了良好的声誉。档案部门主动超前的服务意识和优质高效的服务效果，加深了领导对档案工作重要性的认识和了解，提高了对档案工作的重视和支持程度。漯河市委、市政府的主要领导多次称赞市档案馆用小照片作出了大文章。六是档案咨询服务初见成效。我们注册成立了市档案咨询服务中心，开展档案干部培训、档案整理、档案用品经销、档案管理软件推广、打印复印等多项业务，取得了较好的社会效益和经济效益。
（三）拓宽了档案服务渠道，良好的服务形象得以确立。漯河市档案馆先后获得市文明委颁发的“文明示范窗口”、市妇联颁发的“巾帼文明示范岗”称号，良好的服务形象得以确立。一是服务场所环境优美。二是服务作风得到广泛好评。特别是今年4月份以来，漯河市档案馆党支部结合开展保持共产党员先进性教育活动，在服务窗口实行党员挂牌上岗制度，为利用者提供优质服务，接受利用者监督，获得社会各界的广泛好评。三是服务质量和水平明显提高。通过一系列的措施，档案馆无论是服务质量还是水平都上了一个新的台阶。
（四）档案信息化建设初见成效，档案服务效率有所提高。漯河市档案馆积极开展档案信息化建设研究，通过开展计算机技术在档案馆中的实际应用课题研究，加深了认识，该课题研究成果获“河南省档案科技进步成果奖一等奖”，《档案扫描、刻录、检索实践探索》在省档案学会档案现代化管理学术研讨会上交流。《图像扫描技术的局限性》获省第五次档案学优秀成果二等奖。《档案信息化纳入社会信息化建设的思考》在中国档案学会学术交流会上交流；初步建立起档案数据库，包括两个方面内容：全文档案数据库和目录数据库。全文数据库主要是对馆藏重点档案全文进行数字化处理，并把档案全文信息输入数据库，通过检索直接查找到所需的全部档案信息。全文数据库中建立了全文文本数据库和全文图像数据库，通过键盘或图像采集设备将档案的内容录入数据库，目前，共扫描录入档案十几万页，刻录光盘60多盘。目录数据库则把馆藏重点档案的案卷目录、卷内目录输入数据库，实现案卷目录的自动化管理，以提高案卷目录管理质量、检索速度和查准率。另外，还将市委、市政府等重点全宗的著录卡片内容输入计算机，建立了机检系统，提高了为社会提供档案服务的效率。
近年，漯河市史志档案局、档案馆虽然在创新档案服务机制方面作了一些有益的尝试，但距离社会对档案信息资源的利用需求还存在很大的差距。在当前新形势下，要努力探索、创新适应社会需求的新的档案工作服务机制，尤其是要紧紧围绕市委、市政府中心工作搞好档案服务，取得更加明显的服务成效。
