档案行政执法程序可分为简易程序和一般程序两种。档案行政管理部门在档案行政执法过程中遇到的较大难题是不知道如何具体操作，本文将对档案行政执法程序进行论述，并举例加以模拟操作。
一、档案行政执法简易程序
档案行政执法简易程序是对违法事实确凿、处罚较轻的档案违法行为，由档案行政执法人员当场给予处罚的程序。主要适用于违法事实清楚，情节简单，危害轻微，证据确凿，处罚较轻的违法行为。《行政处罚法》规定：“违法事实确凿并有法定依据，对公民处以五十元以下、对法人或其他组织处以一千元以下罚款或者警告的行政处罚的，可以当场作出行政处罚决定。”当场处罚步骤为：
（一）查明违法事实。《行政处罚法》第三十条规定：“公民、法人或者其他组织违反行政管理秩序的行为，依法应当给予行政处罚的，行政机关必须查明事实；违法事实不清的，不得给予行政处罚。”这一规定不仅对档案行政处罚普通程序适用，对行政处罚简易程序也适用。适用简易程序给予当事人行政处罚，必须查清档案违法事实。档案违法事实主要包括：违法行为发生的时间 、地点，违法行为发生的原因、过程、性质、造成的危害后果及当事人的姓名、年龄、工作单位、有关证件等详细情况。
（二）表明身份。档案行政执法人员应向当事人表明身份，如出示证件。执法身份证件是执法人员身份的证明，也是执法人员具有执法权的证明。档案行政执法人员在执法时一定要出示具有执罚权的执法身份证件。
（三）向当事人告知有关情况。档案行政机关在作出行政处罚决定前，要告知当事人有关情况。一是告知作出档案行政处罚决定的事实，即告知当事人有哪些违法行为；二是告知当事人档案行政处罚决定的理由，即为什么要给予档案行政处罚；三是告知当事人档案行政处罚决定的依据，即作出档案行政处罚决定依据的某个法律、法规、规章及其条款；四是告知当事人依法享有的权利。当事人有以下权利：有权陈述和申辩，有权提出事实、理由和证据，对当场作出的行政处罚决定不服，有权依法申请行政复议和提起行政诉讼，在边远、水上、交通不便地区，当事人向指定的银行缴纳罚款确有困难的，有权提出当场缴纳罚款等。
（四）听取并复核当事人的意见。在当场作出行政处罚决定前，执法人员必须听取当事人的意见，如果当事人提出了事实、理由和证据，执法人员应当当场复核。经过复核，当事人提出的事实、理由或者证据成立的，执法人员应当采纳；若当事人提出的事实、理由或者证据不成立，应当说服当事人正确认识自己的违法行为，并根据具体情况进行处罚；如果执法人员当场不能核实，需要进一步调查取证的，或者经执法人员解释，当事人仍有疑义的，则不应再适用简易程序。
（五）决定并填写《当场处罚决定书》。档案行政执法人员查明违法事实后，应根据法定的处罚种类和罚款幅度，作出行政处罚决定。在作出行政处罚决定时应注意：一是当事人是否具备法定责任年龄，即是否年满14周岁，若不满14周岁，则不能给予行政处罚，如果当事人的年龄难以确定，一般不应给予当场处罚；二是注意是否具备法定责任能力，即当事人精神是否正常，如果精神上有问题，一般不应给予当场处罚；三是注意有无法定的从轻、减轻或者不予处罚的情节。
当场作出档案行政处罚决定后，应当当场填写预定格式和编有号码的《当场处罚决定书》交给当事人。一是被处罚人的违法行为，即经过档案行政执法人员调查了解后认定的违法行为；二是行政处罚的依据，即作出处罚决定所依据法律规范的具体条款；三是行政处罚的种类或者罚款数额，即如果适用的是警告处罚，则填写警告，如果适用的是罚款处罚，应填写罚款的具体数额；四是作出行政处罚决定的时间和地点。一般是违法行为发生的时间和地点；五是行政机关名称，即作出当场处罚决定的执法人员所在的行政机关名称；六是执法人员的签名或盖章。填写后要注意：一是将《当场处罚决定书》当场交付当事人。二是被处罚人应在存根或副联上签名或者盖章。
（六）向所属行政机关备案。档案行政执法人员当场作出的行政处罚决定必须填写《查处违反档案法规案件备案登记表》报上一级档案行政管理部门备案。备案的主要内容包括：被处罚人的姓名、工作单位、违法行为、行政处罚种类或者罚款数额、处罚的时间、地点、及执法人员的姓名等 。
二、档案行政执法一般程序
档案行政执法一般程序适用于对公民处以五十元以上对法人或其他组织处以一千元以上的罚款、没收违法所得等较为严重的档案行政处罚。以漯河市××公司丢失张××档案为例，分步骤加以论述。
违法单位：漯河市××公司
法定代表人：李××
分管档案工作领导：刘 ××
档案管理人员：王××
报诉人：张××
案件承办部门：漯河市史志档案局档案科
承办人：张艳艳 周燕
（一）受理立案。立案是档案行政管理部门发现公民、法人或者其他组织有档案违法行为或者有违法嫌疑时，决定行政案件是否成立并进行调查处理的活动。立案是档案行政处罚普通程序的开始，其目的是通过对所获材料的审查，发现违法事实，追究违法行为，在档案行政执法中，发现管理相对人有违法事实或接到公民、法人或其他组织的控告、检举、申诉后，应当登记，填写《举报记录》（见表一），依照有关立案条件进行审查，作出立案或不予立案的初步意见，并依照有关程序报批。有三种情况：一是不予立案。对经审查不符合立案查处标准的投诉，档案行政机关应及时制作《不予立案通知书》，并告知投诉人理由；二是档案行政违法案件移送。经审查，发现不属于本机关处理的，应向投诉人说明，并制作移送《档案行政违法案件移送函》，将案件移送有管辖权的机关，同时将举报信或者受理笔录一并移送。三是立案。经审查，认为按照案件管辖规定属于自己管辖的，并且违法的管理相对人明确，经审查或初步调查，档案违法事实确实存在，依照法律法规规定，应当追究行政法律责任的，制作《立案审批表》或《立案报告表》（见表二），向本机关负责人或上级机关报请立案；对于投诉人口头投诉的，应制作《受理笔录》，对经初步调查档案违法事实存在且正在继续的，应制发《责令停止违法行为通知书》（见表三）。
（二）档案行政处罚调查。案件承办人对当事人是否有违法行为要进行了解、核实并收集证据。调查可以收集任何种类的证据，如书证、物证、证人证言、视听资料、当事人陈述等；调查也可以采用多种手段和方式，如传唤、现场勘验、技术鉴定等。调查时要注意以下几点：一是表明身份。档案行政执法人员在调查时应当向当事人或者有关人员出示证件。二是调查人员要符合法定人数。调查人员不得少于两人。三是回避。档案行政执法人员与当事人有直接利害关系的，应当回避。四是制作《调查询问笔录》（见表四）。调查人员要根据案情的需要，在调查前拟定调查提纲，有目的、有重点地提问和记录。认真记录与案件有关的事实和答话，特别是有关事实的时间、地点、内容等关键性问题和重要情节，应细问详记。要准确如实地记述原话或中心意思，答问之间过程或与案情关系不大的枝节问题略记或不记；记明所陈述情况的证据；记述内容应根据不同案件、不同对象及要调查的不同问题，有所侧重。笔录要经本人订正。笔录记完后，应交被调查人阅读或读给他听，反复核对。如发现错记漏记的，均应改正和补正，最后由被调查人签名盖章，并由调查人签注“笔录经本人阅（听）后，记录无误”字样，被调查人拒绝签名或盖章的，应当在笔录上注明。笔录要写 明应注意事项。写明对被调查人所陈述情况可靠性的意见，调查人签名盖章，注明日期。
调查结束后，调查部门要填写《档案行政处罚案情调查终结报告》，（见表五），写清调查事实，争议要点及证据，作出基本处理意见。然后填写《档案行政处罚案件处理意见呈报表》（见表六），交行政负责人审批。
行政处理意见作出后，档案行政管理部门要以书面形式告知当事人，填写《行政处罚告知书》（见表七），写明被处罚人的情况，违法事实及拟处罚内容及当事人的权利和义务。告知是作出档案行政处罚之前的法定程序，如果有充足的法定理由不能告知，必须在行政处罚决定书中注明。《行政处罚告知书》送达后，要填写《送达回证》（见表八）（以下有需送达的文书，其填写可参考此项内容）。
档案行政管理部门送达行政处罚告知书后，当事人有权在告知书规定的期限内提出陈述与申辩。对当事人的陈述与申辩，承办人应认真听取，并做好《陈述与申辩笔录》（见表九）。
（三）听证。听证是档案行政处罚机关在作出行政处罚决定前，依法由非本案调查人员主持，听取当事人对行政处罚决定的事实、理由、依据及结果的申辩和质证程序。在适用简易程序处罚时无须经过听证程序。但也不是所有的适用一般程序的行政处罚都要经过听证程序。根据《行政处罚法》第四十二条规定：“行政机关作出责令停产停业、吊销许可证或者执照、较大数额罚款等行政处罚决定之前，应当告知当事人有要求举行听证的权利；当事人要求听证的，行政机关应当组织听证。”但是如果当事人放弃举行听证的请求，行政处罚机关也可以不组织听证。
如果当事人要求听证，档案行政管理部门要组织听证，听证参加人员有：一是主持人，是档案行政处罚机关的非本案调查人员，主持人负责组织听证活动；二是调查人员。在听证中调查人员要提出当事人违法的事实、证据和行政处罚建议；三是当事人。当事人在听证中要对行政处罚的事实、依据、处罚建议等提出申辩和质证。
听证之前，档案行政管理部门应当确定听证主持人。听证主持人应当查阅案件，了解案件的基本程序，掌握调查人员与当事人争议的焦点。听证主持人还要审查案件是否涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私，以便决定是否公开听证；档案行政管理部门在听证举行前七日要填写《听证通知书》（见表十）通知当事人，有代理人的也应当通知代理人。通知中应写明听证的时间、地点，以便当事人在规定的时间内到达指定地点参加听证；听证在主持人主持下、在调查人员和当事人、代理人参加下进行。听证首先由调查人员提出当事人违法的事实、证据和行政处罚建议，然后由当事人就调查人员提出的违法事实、证据和行政处罚建议进行申辩和质证。听证主持人应当就听证制作《档案行政处罚案件听证会笔录》（见表十一）。笔录应当由当事人审核无误后签字或者盖章。
（四）作出处罚决定。档案行政管理部门在调查终结的基础上，根据案件的不同情况，要依法作出不同处理决定。对确应受行政处罚的违法行为，根据情节轻重及具体情况，作出行政处罚决定；违法行为轻微，依法可以不予行政处罚的，不予行政处罚；违法事实不能成立的，不得给予处罚；违法行为已构成犯罪的，应当移送司法机关。
档案行政执法人员查清违法案件事实、收集有关证据后，认为有必要对违法行为人给予行政处罚的，要填写《行政处罚审批表》（见表十二），并与全部材料一起转送复核机构或分管人员。
档案行政管理部门依照法律规定应当给予当事人行政处罚的，要制作《行政处罚决定书》（见表十三），行政处罚决定是档案行政管理部门依法对有行政违法行为的公民、法人和其他组织给予行政处罚的权威性决定，行政处罚决定要以书面形式作出，制作行政处罚通知书。一般自立案之日起两个月内作出。行政处罚决定书要载明当事人的的姓名或者名称、地址，违反法律、法规或者规章的事实和证据，行政处罚的种类和依据，行政处罚的履行方式和期限，救济途径和期限及档案行政处罚机关的名称和决定日期。行政处罚决定书要在宣告后当场交付当事人；当事人不在场的，档案行政管理部门应在七日内将行政处罚决定书送达当事人，送达分直接送达、留置送达、委托送达、邮寄送达、转交送达、公告送达。除公告送达外，其他送达方式都需要出示《送达回证》。
（五）执行。档案行政处罚的执行是指公民、法人或者其他组织应当履行被行政处罚决定科以的义务，自动履行或国家机关依法采取强制执行措施，迫使其履行义务的行为。在执行过程中，要注意以下原则：一是不停止原则。规定当事人对行政处罚决定不服申请行政复议或提起行政诉讼，除法律另规定外，行政处罚不停止执行。二是实行罚款决定与收缴分离原则。《行政处罚法》规定，决定罚款的机关与收缴罚款的机关分离。除当场收缴罚款以外，档案行政管理部门及其执法人员不得自行收缴罚款。当事人应当自收到行政处罚决定书之日起15日内，到指定的银行缴纳罚款。三是当场收缴的要求。《行政处罚法》严格限制了适用范围，有两种情况。一是罚款数在20元以下，或不当场收缴事后难以执行的；二是在边远、水上交通不便地区，档案行政管理部门及其执法人员依法作出罚款决定后，当事人向指定银行缴纳罚款确有困难，经当事人提出，档案行政管理部门及其执法人员可以当场收缴罚款。当场收缴罚款要出具罚款收据，档案行政执法人员应在二日内将罚款交档案行政管理部门，档案行政管理部门在二日内交指定银行。
行政处罚的一般执行程序：
1、调查立案。在处罚决定指定履行的期限届满时，档案行政管理部门应对当事人是否履行处罚决定等有关情况进行调查，并决定是否实施强制执行。调查内容包括：当事人是否确应承担一定的义务；处罚决定有无违法或不当；当事人不履行义务的原因。如不履行的原因是由于行政处罚决定违法或不当，则不予执行，档案行政管理部门应主动纠正其违法或不当的处罚决定；如果当事人逾期故意不履行行政处罚决定，档案行政管理部门可以采取下列措施：一是到期不缴纳罚款的，每日按罚款数额的百分之三加处罚款；二是根据法律规定，将查封、扣押的财物拍卖或者将冻结的存款划拨抵缴罚款；三是申请人民法院强制执行。档案行政管理部门依法没有强制执行权，在当事人不履行行政处罚决定时，只能申请人民法院强制执行，提交《档案行政处罚案件强制执行申请书》（见表十四）、据以执行的行政处罚决定书和其他必须提交的材料。档案行政管理部门申请执行的期限是自起诉期限届满之日起三个月。
2、告诫。档案行政管理部门在当事人不履行义务而决定强制执行时，要将行政处罚强制执行决定告知当事人。以书面形式，如《送达通知》、张帖公告等，告诫的目的是为了让当事人进一步知道如不履行处罚决定的不利后果，促使其自觉履行义务，未经告诫，不得实施行政处罚强制措施。
3、执行。由人民法院具体操作。
案件结束后，档案行政管理部门要及时填写《结案报告表》（见表十五）、《查处违反档案法规案件备案登记表》（表十六），报上一级档案行政管理部门备案。
