近年来，信息技术在国民经济和社会各领域广泛渗透，世界经济和社会发展朝着信息化的方向迈进 ，信息技术、信息资源的开发应用和信息产业正展示其巨大的发展空间和乘数效应，有力地推动着现代社会经济的发展。《2006―2020年国家信息化发展战略》指出：大力推进信息化，是覆盖我国现代化建设全局的战略举措，是贯彻落实科学发展观、全面建设小康社会、构建社会主义和谐社会和建设创新型国家的迫切需要和必然选择，实现档案信息化是新时期档案工作的一项重要任务，档案部门要结合自身特点，认真思考，积极行动，以加快实现档案信息化的步伐。
思考之一：充分认识档案信息化在社会信息化建设中的地位和作用
档案信息化是社会信息化建设的一项必不可少的内容。社会信息化是指国民经济和社会各方面应用现代信息技术，深入开发和广泛利用信息资源，使国民经济和社会生产力得到极大提高，加速实现国民经济现代化的过程。档案作为过去和现在的国家机构、社会组织及个人在政治、经济、文化等方面实践活动的真实历史记录，其所涵盖的信息量涉及到社会生活的各方面，是社会各方面了解政策、工作查考、学术研究等的主要材料来源。钱学森说：“信息是代表某一种物质的某一种状态的资料”，“情报资料、图书、文献和档案都是一种信息。”1984年邓小平给《经济参考》题词：开发信息资源，服务四化建设。档案部门提出了开发档案信息资源，服务四化建设的口号。档案作为一种重要的信息资源，在经济和社会建设中发挥出了无以替代的作用。档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。①随着现代信息技术在档案管理活动中的渗透，档案管理模式将从保管档案实体为主转向为社会提供档案实体的数字化信息服务为主。“数字档案馆所提供的信息极其丰富、重要，而其中的档案信息更是不可替代的。”②对此，档案部门必须有清醒的认识，那种认为档案是过时的信息，在社会信息化建设中无足轻重的观点是错误的。档案部门尤其要注意做到与时俱进，随着办公自动化程度的提高，电子文件的出现，无论是档案管理理论、管理模式、应用技术还是档案存贮载体都会发生很大的变化，目前，在档案界，档案生命周期理论、档案价值理论等正面临着一场革命，档案部门要正确分析信息经济时代档案工作面临的变革，从旧的思想框框中走出来，充分认识档案信息化在未来信息网络中将占有的重要位置，唯其如此，才能抓住机遇，迎接挑战，否则，将会落伍于时代，犯历史性的错误。
档案信息化也是档案事业发展的出路所在。在知识经济时代，信息是与能源、材料并列的重要的资源，大力开发和利用各种信息，成为一种革命，在信息革命中，各相关行业都必须进行深刻的变革，走信息化的道路。我国把推进国民经济和社会信息化放在优先的位置，在全社会的各行各业广泛应用信息技术，加快现代信息基础设施建设，政府在政策法规、信息人才、市场机制、信息服务等方面也提供了良好的发展机遇。档案部门如果能抓住这一难得的机遇，争取在资金、政策、人才等方面获得有利的发展条件，将会在新形势下求得新的发展空间，通过加强档案信息化建设，加快推动档案现代化进程，实现档案信息资源的合理配置、科学管理和有效开发利用，与其他信息行业一起，共同推动社会信息化进程。
思考之二：正确分析目前档案信息化纳入社会信息化建设所面临的问题
按照信息化战略的总体要求，信息化是以全社会信息资源有效开发利用为核心的，这就要求作为社会基础信息的档案信息资源必须要实现信息化。目前，在档案信息化建设中还面临着许多不容忽视的问题，主要是：
一、观念上存在误区。目前 ，虽然社会信息化浪潮以不可阻挡之势汹涌而来，已经对国民经济和社会各部门产生了一定的影响，但在档案部门，由于受长期以来形成的旧观念的影响，仍有一些人对档案信息化的重要性认识不足，或抱着优越感，认为档案信息具有可靠性、原始性、单一性，其他信息不可替代，因此可以高枕无忧；或抱着自卑感，认为档案信息都是过时的信息，利用率低而不用过多地投入；或片面强调档案的保密性，对档案信息上网讳之莫深，总之，认为档案信息化对于档案部门来说无关紧要，因此，对档案信息化采取无所谓的态度，没有压力感和紧迫感。
二、档案信息化人才匮乏。面对日新月异的信息技术，档案部门人员原有的知识结构和思想观念已无法适应时代发展的需要，在档案人员中，尤其缺乏档案信息化建设所需人才，这已成为制约档案信息化建设进程的重要因素。
三、档案信息的数量剧增和馆藏结构单一问题。高速发展的现代信息技术，提供了新的信息存储载体、传递渠道及信息处理方式，使得档案信息数量剧增，形式各异，特别是随着多媒体技术、计算机网络技术和现代通讯传输技术的发展，档案缩微制品、录音、录像制品等各种载体形式大量增加，打破了档案构成长期以文书档案为主的格局，但由于种种原因，作为集中保管一个地方档案资料中心的综合档案馆却依然存在着馆藏结构单一的问题，如何改变长期以来形成的接收档案的工作模式，接收、征集地方特色档案、经济类档案、新型载体档案，特别是运用现代化的技术手段收集、处理信息，是摆在各级综合档案馆面前的一项重要的任务。
四、社会利用需求的增加和档案利用率低的问题。随着国民经济和社会各项事业的发展，人们对档案信息的需求会不断增加，由过去为政治服务，扩大到为经济建设、学术研究、解决法律纠纷等方面服务；由为单位服务，扩大到为社会每个公民服务。但是，档案馆的利用率却始终不容乐观，有资料表明，地市级档案馆在有效工作日平均每天接待利用者4人次，而县级档案馆平均每天仅接待1.8人次。除了社会档案意识和公民素质因素外，无庸讳言，在提供利用方面，档案部门没有抓住档案信息的特点，缺乏针对性，有效性，服务目标不明确，服务方式被动单一也是主要因素。忽略了社会不仅需要原始信息 ，更需要经过分析、预测的综合信息，尤其需要与国民经济和社会发展密切相关的经济、科技信息。
思考之三：抓住机遇，大力加强档案信息化建设
一、突破观念上的误区，高度重视档案信息化建设。在档案信息化建设上，要坚决突破观念上的误区，增加紧迫感和压力感，要认识到：档案是信息社会经济和社会发展的宝贵信息资源，档案信息化对档案事业创新与发展具有重要意义，是新世纪档案事业发展的必然趋势，要把档案信息化提到战略高度来思考，如何抓住历史赋予我们的难得的发展机遇，推动档案信息化步伐，这是新世纪档案事业光荣的责任与使命。档案信息化不仅关系到档案事业创新与改革的方向，甚至关系到今后档案事业的生存与发展，这绝不是危言耸听。
二、做好档案信息化人才的培养工作。要实现档案信息化，必须首先培养一支既掌握档案管理知识，又能熟练掌握现代信息技术的人才队伍，能够承担起系统开发与维护、档案数字化加工与管理、标准规范建设与实施、档案信息化建设运营与管理等方面的工作。在人才方面注重研究型人才、管理人才和实用操作人才的分层培养。“高层次的研究型人员是信息化建设的带头人，管理型人员是信息化建设的纽带，实用操作型人才是信息化建设的基层力量。三个层次结构相互联系，互为基础、相互渗透，共同承担起信息化建设的的巨任。”③
三、制定档案信息化的发展规划。制定档案信息化规划，对搞好信息化建设至关重要。档案部门要注意结合国家和当地制定的国民经济和社会信息化战略，确定档案信息化的目标措施步骤与要求，制定中长期发展计划，制定以档案信息数据库、档案信息网络设施建设为重点的金档工程，并且争取将计划纳入政府发展计划和部门工作计划，作为今后档案工作的重点，扎扎实实地推进信息化计划的实施。尤其要注意对档案信息化涉及的馆际合作、资源配置、协作开发、信息共享、网络建设等问题，进行充分的可行性研究，制定科学的计划，以求协调配合，共同发展，稳步推进档案信息化进程。
四、加强档案信息资源建设，促进馆（室）藏特别是馆藏档案结构的完善。档案部门要对本区域本部门的档案信息资源进行合理配置、分工协调，形成档案信息资源库，以有效提供档案信息，满足和保障社会对档案信息资源的需要。首先档案馆要依法将接收范围内的档案接收进馆，其次，还要做好本地区重大活动档案和名产、名人、名胜等特色档案的征集工作。最后，要高度重视现代技术在档案领域运用后产生的新型载体的档案的收集，逐步建立起资源配置合理，特色突出，利用方便的档案信息资源库，有效地实现档案信息的共享，满足社会对档案信息的需求。
五、以提高档案利用率为目标，采用全新的档案信息服务模式。全新的档案信息服务模式是相对于原来单一的服务模式而言的，它是全方位、多层次、网络化的服务。一要树立新的信息服务理念，强化改革创新，主动服务的意识，不断扩大服务范围，拓宽服务领域，力求面向社会各行各业和每一个公民，最大限度地开发利用档案信息资源，实现档案信息服务的社会化。二要加强档案数据库建设，按照不同历史时期，不同载体的档案情况，对档案进行组织、加工和生产。档案数据库可分为全文档案数据库和目录数据库。全文数据库是对所收集的档案全文进行数字化处理，并把档案全文信息输入数据库，通过检索即能直接找到要查询的所有档案信息。它包括全文文本数据库，全文图像数据库，通过键盘或图像采集设备将档案的内容录入数据库。目录数据库指把案卷目录、卷内目录输入数据库，实现案卷目录的自动化管理，以提高案卷目录管理效率，检索速度和查准率。档案部门可根据经费、人员和档案的具体情况，有计划地开展档案数据库建设，其一可以申请专项经费，集中开展。其二可以利用自身优势，采取与其他部门合作的方式，分期分批进行。如中国第二历史档案馆与邮电部、中国银行、中国人民银行进行合作，开展馆藏档案的数字化，取得了较好的效果。自1998年以来，二史馆已将近46000卷400多万页的民国时期邮电档案、中国银行档案、近3万帧馆藏历史照片、1000余份珍贵历史档案扫描刻录，制成光盘近千张。采用数据库管理，可以提高检索速度，查准率和查全率，将档案数字化后上网，使之能够向社会提供检索浏览和链接的信息集合，为档案信息更好地发挥社会作用打下了基础。三要注意采用新的技术优化服务环境，增加服务手段。可以逐步建立电子阅览室，利用网络终端、多媒体触摸屏等现代化技术，使档案利用者享受到方便快捷直观的服务；建立数据库局域网和档案馆网上主页，实行新信息上网发布、电子邮件服务，联机公共目录查询，光盘远程检索服务等，进一步拓展档案馆的服务功能，提高为社会服务的质量和水平。
主要参考文献：
①杨公之主编《档案信息化建设导论》，中国档案出版社，2001年9月第一版第1次印刷，第7页；
②国家档案局档案馆室司综合调研组，《跟上时代发展大潮，提高档案服务质量——深圳市数字档案馆调查报告》，《中国档案》2001年第12期；
③何竹芳，李宝玲，《档案信息化建设对人才的需求与培养》，《中国档案》2001年第12期；
