现行文件阅览正在档案部门如火如荼地展开，这一新生事物一出现的确打破了看似一向平静的档案部门，见诸新闻媒体的报道说：档案馆因现行文件的阅览出现了门庭若市的现象。当我们静下心来，对现行文件阅览进行细心审视，却发现原来我们内心是存在着很多困惑的。
困惑之一：现行文件阅览与档案馆职能的错位。
《档案法》第二章第八条规定：中央和县级以上地方各级各类档案馆,是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。在《中华人民共和国档案法实施办法》中又具体规定了中央和地方各级各类档案馆的主要职责是：收集和接收本馆管理范围内具有保存价值的档案资料；对所保存的档案进行科学的整理和保管；采取各种形式开发档案信息资源，为社会提供服务。吴宝康先生在他主编的《档案学概论》中认为档案馆有四大社会职能，即：积累和管理国家档案财富；传播档案信息为社会服务；提供原始凭证维护历史真实面貌和承担宣传教育。李培清先生在其编著的《档案馆学》一书中，将档案馆的职能归纳为一个“基地”、三个“中心”，即：档案馆是集中统一永久保管党和国家的档案，保障档案的完整和安全，维护党和国家历史真实面貌的重要基地；是满足科学研究和各方面工作利用档案史料的要求，广泛为社会服务的中心；是存贮、处理、传递和开发利用档案信息资源的中心；今后各级各类档案馆，还将成为各自的档案目录中心。这就说明围绕档案所进行的一切活动才是档案馆的主要职责，而现行文件是还在利用的文件，现行文件利用中心是“集中收集、保管党政机关、社会团体、企事业单位形成的现行政策性、法规性、公益性、服务性文件资料的机构和信息库，是政府对外行使行政管理职能，并直接为社会公众提供方便快捷政策法规和政务服务的窗口。”(1)是“档案部门顺应广大人民群众日益增长的利用现行文件的需求，克服档案馆保存档案文件的滞后性，发挥档案部门‘管理文件资料的成熟经验和独特优势’而主动建立起来的。”（2）从严格意义上说它不属于档案馆的管理范畴，档案馆开展现行文件阅览的确是一种创新行为，但事实上投入过多的精力、经费与时间开展现行文件的阅览已经造成了档案馆职能的错位。档案馆保存的档案文件的确已成为历史，但却不能因而称其有“滞后性”，档案本身就是为了反映历史面貌而存在的，档案馆要立于不败之地不能单靠档案以外的东西，其根本还要围绕档案的收集、保管、开发利用大做文章。档案馆出现困境的原因也不是因为我们围绕档案所做的工作多了，恰恰相反，我们没有得到应有重视的主要原因是我们的工作的深度还很不够，任何一项档案工作都是大有可为的，只可惜没有引起我们足够的重视罢了，档案工作只有向深度、广度上下功夫，其不可替代作用才能得到充分彰显。过分夸大现行文件阅览的作用将会对档案工作者形成误导，造成档案馆重要职能出现缺位。
困惑之二：现行文件阅览的利用率到底如何？
开展现行文件阅览的主要动力就在于档案部门及时适应政务公开的需要，通过提供现行文件阅览服务，在政府与百姓之间架起一座沟通的桥梁，同时也提高综合档案馆查阅利用率，通过现行文件的阅览改变档案馆门可罗雀的尴尬局面。从有关报道看，现行文件阅览似乎达到了这个目的，现行文件的阅览使档案馆门庭若市，综合档案馆从门可罗雀到门庭若市，这的确是个不小的变化，简直使档案工作人员欣喜若狂了，一时间，开展现行文件阅览服务成了综合档案馆的主要任务之一，但事实上真的如此吗？笔者也主抓了现行文件阅览中心的建立，然而，结果却不容乐观，利用率谈不上很高，认真分析原因，大概有以下几点：一是我们的宣传工作做得不够好，没有引起老百姓的足够重视。二是我们的文件收集得不够齐全，没有为老百姓提供足够的资料。三是本地老百姓对现行文件的需求量不大。引起轰动效应的外地档案馆是如何计算利用率的呢？现行文件阅览在开展之初，被看成是档案部门的新生事物，具有一定的新闻效应，参观者、采访者是否也列入了利用者之列了呢？事实上，不论是宣传也好，收集齐全也好，现行文件的利用率的高低还取决于老百姓对现行文件的需求量，充分的宣传会激发老百姓潜在的需求，收集齐全的现行文件会充分满足利用者的需要，从而激发其对现行文件利用的新的需求，但不管怎样，这种对现行文件的需求一般不会造成轰动效应，或者说，一时的轰动效应后，现行文件的利用市场依然应该是平和的，宣传工作、收集工作等都不能长久地对老百姓利用现行文件的需求造成永久强刺激，新鲜过后的市场才是更真实的，正如商家费了很多劲搞促销活动，一时间人头攒动，你若以为市场永远都是这样的，那就错了。
困惑之三：现行文件阅览路在何方？
现行文件阅览不仅仅是热门话题，而且成为档案馆必须要做好的一项工作。市、县级综合档案馆对今后如何进一步做好这项工作感到迷惘。一是现行文件收集工作的困难将会长期困扰市、县级综合档案馆。现行文件收集齐全至关重要，综合档案馆常常采用与政府联合发文等形式进行现行文件的收集工作，综合档案馆也派出工作人员到有关单位进行现行文件的催要，现行文件每天都在产生，单靠有关单位主动报送不能保证现行文件的齐全完整，而档案馆面对众多的单位又力不从心。因此，出现了这样一个普遍现象：对外可供提供利用的市、县级综合档案馆的现行文件数量不多。二是对提高现行文件的利用率信心不足。与有关报道相反，市、县级综合档案馆真正的现行文件利用率是很低的，综合档案馆想提高利用率，采用宣传等措施，往往没有达到预期效果，在有关压力下，上报的现行文件利用情况不尽属实。三是现行文件阅览流于形式。现行文件阅览中心建成后，还存在着大量的后续工作，但现行文件阅览中心建成后，一些档案馆便将之束之高阁，让现行文件的阅览成为一种时尚，而不是成为档案馆的一项功能。由于存在以上问题，市、县级综合档案馆对进一步做好现行文件阅览目标不明确，信心不充足。
说出对市、县级综合档案馆开展现行文件阅览服务的困惑，是想求教于将现行文件阅览做得有声有色的专家，以便更好地做好这项工作。漯河市档案馆对现行文件阅览的探索一直没有停止过，继现行文件阅览服务工作开展以来，又不断探索现行文件阅览的新路子，以期更好地为老百姓提供现行文件的阅览服务，真正让现行文件起到沟通政府与群众的桥梁作用。目前，漯河市红头文件开架阅览中心已经建立，在文件的数量、种类、利用形式上都有所创新，这样将更加有利于老百姓对现行文件的阅览，与此同时，相关的宣传活动也会大规模地展开，期待现行文件阅览服务能够真正发挥出应有的作用，从而寻找到市、县级综合档案馆早日走出开展现行文件阅览的困惑良策。
参考文献：
(1)国家档案局馆室司综合调研组:《拓展档案馆信息服务功能的有益尝试——江苏省常熟市建立文件资料服务中心》,《中国档案》2001年第9期;
（2）何卫东：2006第5期《“文件中心”与“已公开现行文件利用中心”的几大不同——兼谈两个“中心”能否合二为一》《中国档案》2006年第5期。
