——漯河市档案馆接受顿嵩元教授捐赠珍贵档案资料剖析
一、接受顿嵩元教授捐赠档案资料的基本情况
顿嵩元，河南省郾城县人，是许慎学研究专家、教授，致力于许学、文字、训诂、历史文献的研究，曾讲过古代文学、历史文选、训诂学、文献学、楚辞等课程，精于小学与考据。他先后参加八次国际学术会，四次在大会上宣读论文，七篇论文被选入论文集。出版了《许慎与郾城》、《许慎生平事迹考辩》等论著。发表《浅淡训诂学与古籍整理》、《扬雄方言及对说文的影响》、《中原胡姓与北方胡人考》等论文四十余篇，其中《范缜生平事迹考》等四篇论文转载于台湾《中原文献》。《许慎故里考辩》获1990年省语言学会论文二等奖，《浅淡训诂学与古籍整理》获1991年河南省社科院优秀成果奖，《许慎生平事迹考辩》获1992年河南省语言学会优秀论著一等奖。他不置家产，省吃俭用，购买了万卷册许学研究书籍，顿嵩元教授向漯河市档案馆全部捐赠了所藏档案资料共 15924 卷、4532 册，这在漯河档案史上尚属首次，在河南乃至全国也不多见。驻马店教育学院曾出资10万元想收购他的档案资料，他拒绝了；漯河市一些单位相继找到他，他也拒绝了。几年前，顿教授曾准备将档案资料捐赠给一个纪念馆，但最后，他毅然改变原来的捐赠意向，将档案资料捐赠给了漯河市档案馆。那么，漯河市档案馆是怎样成功地接受顿教授捐赠的珍贵的档案资料呢？对这一捐赠档案资料案例进行剖析，从中找到档案馆征集珍贵档案资料的方法、途径，具有很重要的现实意义。
二、接受顿嵩元教授捐赠珍贵档案资料的具体做法
（一）广泛宣传，增强社会档案意识和档案法制意识，为向档案馆捐赠档案资料打下良好的思想基础。
近年来，漯河市利用每年《档案法》宣传月、“法制宣传日”、档案执法检查等多种形式，开展《档案法》宣传教育活动，深入贯彻《档案法》及其《实施办法》、《河南省档案管理条例》、《漯河市档案管理办法》，提高社会档案意识和档案法制意识，在全市形成知法、学法、用法、守法的良好社会氛围。在举办《档案法》宣传咨询服务活动中，漯河市档案馆积极参与，向社会散发档案法规、档案馆简介、档案馆馆藏介绍、服务承诺等材料，通过形式多样的宣传活动，进一步扩大了档案馆的影响和社会知名度，增强了社会档案意识和档案法制意识，使公民了解到档案馆保存的档案资料是受《档案法》的保护的，不能随便出卖、赠人，为档案馆征集珍贵档案资料打下了良好的思想基础。在与顿教授的交谈中，我们注意到他很关心档案馆的档案资料是不是可以出卖、赠人，我们拿出档案法规，向他详细地介绍了档案资料受到法律保护的内容，使他从思想上感到档案资料的保管利用是有法可依的，从而消除了他的思想顾虑。
（二）扎实工作，取得良好的工作业绩，为向档案馆捐赠档案资料打下良好的物质基础。
近年来，漯河市档案馆围绕全市中心工作，不断创新档案服务机制，狠抓文明示范窗口建设，以确立良好的服务形象。为了不断提高服务水平，漯河市档案馆将提供档案信息服务纳入到整个社会服务体系中去验证，以得到社会对档案服务的认可。为此，积极开展“市文明示范窗口”、“巾帼文明示范岗”创建活动，先后获得市文明委颁发的“文明示范窗口”、市妇联颁发的“巾帼文明示范岗”称号。努力做到“三优”：一是创优美环境，为利用者提供舒适的利用场所。在市领导和财政部门的重视支持下，投资30万元，对办公楼及档案馆进行了全面整修，尤其是对档案馆阅览室进行了重点装修，配备了计算机、空调、饮水机、阅览桌等设备，使利用环境优美舒适。二是创优良作风，通过档案馆提供利用这个窗口，展示档案干部良好的精神风貌。我们不断加强干部的思想作风建设，市档案馆将“团结、奋进、求实、创新”的漯河市档案馆精神制作成大字悬挂在阅览室，要求全体人员以此规范自己的言行；实行党员挂牌上岗制度，增强党员的宗旨意识，发挥党员的先锋模范作用。三是创优质服务，努力让利用者满意。其一要求接待查档人员使用文明用语，态度和蔼、举止得体。其二是为利用者着想，开展咨询服务，使利用者直接通过咨询获取所需的信息，节省其利用检索工具或查找档案原件所花费的时间。此外，市档案馆还制作了《市档案馆监督评议卡》、《市档案馆征收档案联系卡》、《市档案馆上门服务卡》及《市档案馆简介》等，摆放在阅览桌上，以加强与利用者的沟通与交流。要求接待人员在档案咨询服务过程中随时调查了解利用者的需求特点、利用要求等，以便对档案信息的利用进行预测、研究，进而改进档案信息服务工作。其三是开展跟踪服务和定向服务，要求接待查档人员时时关注档案需求信息，把视野扩大到社会各方面，主动了解和研究社会各界不同利用者对档案信息的需求情况，对利用档案信息比较集中的部门和单位有针对性地开展重点服务，从而提高档案服务水平，取得了良好的服务效果。
此外，漯河市档案馆不断创新档案管理手段，狠抓档案信息化建设，提高档案服务效率，先后购置现代化设备，建起了馆内局域网；与其他部门计算机专家联合成立“计算机技术在档案馆中的实际应用”课题小组，开展计算机技术在档案馆中的实际应用研究。该课题研究成果获“河南省档案科技进步成果奖一等奖”，《档案扫描、刻录、检索实践探索》在省档案学会档案现代化管理学术研讨会上交流。《图像扫描技术的局限性》获省第五次档案学优秀成果二等奖。《档案信息化纳入社会信息化建设的思考》在中国档案学会学术交流会上交流；不断加强档案数据库建设，目前，共扫描录入重点全宗档案十几万页，提高了为社会提供档案服务的效率。
顿教授在捐赠档案资料前，进行了详细认真的调查，他先后查看了漯河市、郾城县的几个单位，漯河市档案馆以良好的档案保管条件、严谨的工作作风和优质的服务最终赢得了顿教授的好感，感到漯河市档案馆的确名不虚传，无愧于全国档案系统先进集体、市文明示范窗口、市巾帼文明示范岗等荣誉称号，档案资料放在这里绝对安全。正是良好的工作业绩，为漯河市档案馆接受顿嵩元教授捐赠档案资料打下了良好的物质基础。
（三）外树形象，建设诚信档案馆，为向档案馆捐赠档案资料打下良好的信誉基础。
社会各界是否愿意将珍贵的档案资料捐赠给档案馆，也与档案馆良好的信誉有密切的关系。近年来，漯河市档案馆在抓好各项业务工作的同时，致力于抓好行业作风建设，外树形象，建设诚信档案馆，为向档案馆捐赠档案资料打下了良好的信誉基础。一是在档案馆内部继续大力倡导档案馆精神，以档案馆精神凝聚全体干部职工的意志，形成争为档案馆做贡献的良好氛围；二是充分发挥党员的先锋模范作用，要求党员时时处处起带头作用，进而带动档案馆全体人员为档案馆事业的发展尽心尽力；三是开展“五学一提倡”（学习政治理论、WTO知识、法律知识、英语基本知识和计算机操作技能，提倡讲普通话）活动，努力营造团结奋进、求真务实、创新争先的工作氛围。我们还通过“生日祝贺”、“生活大事登门探访”等形式，不断营造“监管有方、宽严适度、关怀到位、全面发展”的人本管理新理念；四是改进和完善各项管理措施，为顺利推进工作提供制度和机制保障。我们将所承担的各项目标任务进行量化分解，按季度建立工作台帐，使目标责任到人，并实行工作任务限时办毕制，年终统一考评，奖优罚劣；五是积极巩固文明单位创建活动成果，进一步树立部门良好形象，以提高干部职工的文明素质为重点，把“讲文明、树新风”和“三优一满意”活动落实到查阅利用和主动提供服务上，使业务工作和创建工作相互促进，树立了档案部门的良好形象。正是通过一系列的举措，使档案馆形成了好的工作作风，服务态度得到广泛好评，诚信档案馆的形象进一步确立。从档案馆工作者身上，捐赠档案资料者看到了好的工作作风和认真的工作态度，使捐赠者相信档案资料在档案馆一定会得到妥善管理。在与档案馆人员的多次接触中，顿教授一再赞扬档案馆人员作风正、素质高、形象好，档案馆以此赢得了顿教授的信任。
（四）大胆创新，灵活采用档案征收方式，确保珍贵档案资料征集到位。
有效地征收散存在社会上的珍贵档案资料一直是档案馆面临的一个难题，由于种种原因，许多人不愿将珍贵的档案资料交给档案馆，而档案馆又没有足够的征集经费购买，珍贵的档案资料随时面临着散失的危险。鉴于此，我们适应市场经济新形势的需要，大胆采用公证、签订协议书等形式，征集珍贵的档案资料，实现了档案征集方式的创新。顿教授一直致力于许学的研究，他所保存的档案资料多为历史类书籍，平时在研究工作中经常要查阅，如果不能很好地解决顿教授平时利用档案资料问题，就不能顺利地接收这批珍贵档案资料。为此，我们同意这批档案资料所有权归档案馆，但可以在顿教授家存放，档案馆对这批珍贵档案资料的保管情况要定期检查，保证这批珍贵档案资料的安全，双方均不得将档案资料出卖或转让给他人。顿教授写了《超前遗言》，明确将他保存的档案资料捐赠给漯河市档案馆，漯河市档案馆与顿教授签订了捐赠档案资料的协议书，明确了双方应履行的责任和义务，并到漯河市公证处进行了公证，此举在漯河历史上尚属首例。
（五）扩大影响，以点带面，鼓励社会各界向档案馆捐赠档案资料。
对于典型的捐赠档案资料事例进行大力宣传，以扩大其影响，非常重要，这样可以以点带面，进而起到鼓励社会各界向档案馆捐赠档案资料的作用。与顿嵩元教授签订了捐书协议并到公证处进行公证后，漯河市档案馆举行了隆重的顿嵩元教授捐赠仪式，分管档案工作的市委副秘书长在捐赠仪式上做了重要讲话，对顿教授的捐赠行为给予了充分肯定，新闻媒体进行了报道。此后，我们又对这一工作进行了认真总结，在档案馆内部开展了向顿嵩元教授学习活动，邀请他到档案馆作报告，并对顿嵩元教授捐赠档案资料的事迹进行广泛宣传。漯河电视台播放了顿嵩元捐赠档案资料的专题片，《中国档案》、《档案管理》分别以《书痴顿嵩元》、《心事》为题对顿教授的捐赠事迹进行了宣传，刊登于《漯河内陆特区报》上的报告文学《心事》获中国报业副刊协会、《漯河内陆特区报》征文比赛二等奖。这些报道，一方面宣传了顿教授捐赠档案资料的美德，弘扬了顿教授这种无私奉献的精神；另一方面对档案馆的征集工作也起到了很好的宣传作用。漯河市原市政协副主席周祖训也将他珍藏的各种报刊、杂志、图书、书画2837册（幅）及294人的书信档案1644封全部捐赠给漯河市档案馆。
三、漯河市档案馆接受顿嵩元教授捐赠档案资料的启示
（一）大力宣传，增强社会的档案意识和档案法制意识是做好征集工作的基础。征集工作成效如何，与社会的档案意识和档案法制意识有着密不可分的关系。如果顿教授不知道档案为何物，不知道档案馆的职责，不知道档案资料受法律保护，他就不会改变捐赠意向，将档案资料捐赠给漯河市档案馆。因此，档案馆要想取得征集工作的成效，必须坚持不懈地对《档案法》、《档案法实施办法》、《河南省档案管理条例》等档案法律、法规进行有效宣传，对档案馆及其馆藏、服务方式等进行宣传，提高社会档案意识和档案法制意识，提高档案馆的知名度。
（二）良好的工作业绩，是做好征集工作的关键。社会各界是否愿意向档案馆捐赠档案资料与档案馆的工作业绩有着直接的关系。如果漯河市档案馆不是通过近年的努力取得了突出的工作成绩，获得了一系列的荣誉，顿教授就不会将档案资料捐赠给档案馆，捐赠前，他对档案馆的要求可以说是苛刻的，对漯河市档案馆的各项工作都进行了认真考察，漯河市档案馆最终赢得了他的信任。因此，档案馆要想征集到有价值的档案资料，必须练好内功，狠抓档案业务建设，狠抓干部作风建设，无论是档案保管条件还是档案服务水平，都要勇创一流，取得令人信服的工作业绩，只有这样，才有可能吸引社会各界人士，将珍藏的档案资料捐赠给档案馆。
（三）恰当的工作方式，是做好征集工作的必备条件。征集工作不是独立存在的，要直接与捐赠者取得联系。如果没有恰当的工作方式，那以前所做的一切工作就会因工作方式的不当而无效。因此，在征集档案资料过程中，采用恰当的工作方式也是相当重要的。顿教授多年致力于许学的研究，形成了严谨的工作态度和认真的工作作风，在与他交往过程中，稍有懈怡，就会引起他的不满，从而影响到捐赠工作。因此，档案馆在征集档案资料的过程中，一定要认真学习并掌握公关学、心理学等必备知识，根据不同的征集对象采用恰当的工作方式，这样才有可能取得满意的工作成效。
（四）不断创新是做好征集工作的动力。在社会主义市场经济形势下，征集工作需要与时俱进，不断创新。向社会捐赠档案资料者身份不同，认识不一，情况各异，需要档案馆根据具体情况不断调整工作思路，不断创新征集意识和方法。如果我们固守于原有的思维方式，那么，也不可能成功地接受顿教授捐赠的档案资料。因此，没有不需要创新的工作，征集工作也概莫能外。档案馆在征集工作过程中一定要转变观念，根据不同情况，灵活采用工作方法，唯其如此，才能牢牢把握时机，成功地接受社会各界对档案馆捐赠的珍贵档案资料。
