参考答案：
第一，人类的生产、经营等各种业务活动与行政管理一样都是一个连续的过程，都以部分地继承前人的成果、经验为条件的。没有这种连续和继承，社会生产力就难以发展，各项业务就会失去根基。因此，各项业务活动中经常需要查阅以往的记录作为继续工作的依据。第二，在业务活动中利用前人的记录常常需要精确的记录，这是人脑记忆和口头传达难以达到的。各种专门业务档案中，除了以文字表达的定性记录外，还有大量的以图形、声音表达的记录，这些档案为各项业务活动的开展和进一步的发展提供了重要的参考。