编写干部人事档案号和编制检索工具的方法，目前尚未制定统一的标准，各个干部人事档案管理部门一般根椐自己保管档案的数量，从实际情况出发，并采用自己所掌握的检索知识或习惯做法，编写档案号和编制检索工具。
1．干部人事档案编号方法
（1）笔形编号法。笔形编号法是按照档案卷名（即干部姓名）的笔形取角编号的方法（如四角号码和类似四角号码法），这种编号具有简便、易学、编号效率高、误差少，档案存放集中、稳定等优点。检索方法比较科学、只要掌握了取笔形编号的基本规则，就能运用自如。
（2）姓氏笔划编号法。姓氏笔划编号法，首先按照姓氏分类，然后再按姓名的笔划多少为序进行编号的方法。这种方法的优点是：简单、易学，档案存放位置固定，不易错号。但是由于姓氏的不均衡，易出现有的号过多，有的号过少，档案存放不整齐、头绪多，编号、检索慢等问题。
（3）汉语拼音字母编号法。汉语拼音字母编号法是根椐汉语“音序检字法”的原理，按干部姓名的拼音字母次序排列编号的方法。这种方法也比较科学，只要熟悉掌握了汉语拼音方法，编号和使用都很简便。缺点是：如拼音不熟练或不准，易出差错。
此外，还有的单位采用“单位编号法”、“职务（职称）编号法”、按干部调进时间顺序“大流水排列编号法”，等等。但这些编号方法都不同程度地存在档案存放位置不固定或检索费事、效率不高以及需要经常调整档案柜等弊病。档案数量多的单位不宜采用这几种方法编号。
2．编制检索工具的方法
编制检索工具，是在编写档案号的基础上，建立一种容易操作的手段。常用的检索工具有：
（1）检索卡片。通常叫：“干部现职卡片”或“干部卡片”。检索卡片编号与档案卷名（干部姓名）、编号一致。卡片按号码大小顺序排列，用卡片盒或卡片柜存放。检索速率很快，有超越计算机之说。同时，还能提供干部的简单情况。
（2）检索表。亦称档案底账。即按照档案卷名（干部姓名）和档案编号登记在印制好的表格上，将表装订成册。查询时按编写档案号或存放档案的办法检索。这种方法不太灵活，速率慢。常要调整，对保管档案少的单位比较适用。
（3）建立计算机数据库。将档案卷名（干部姓名）、档案号、干部的自然项目经及档案的收入、转出等情况输入计算机。查询时，可通过计算机检索。这种方法比较准确、简便。管理档案多的单位，采用这种现代化的手段，会收到最佳的效果。
