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编写干部人事档案号和编制检索工具的方法，目前尚未制定统一的标准，各个干部人事档案管理部门一般根椐自己保管档案的数量，从实际情况出发，并采用自己所掌握的检索知识或习惯做法，编写档案号和编制检索工具。
1．干部人事档案编号方法
（1）笔形编号法。笔形编号法是按照档案卷名（即干部姓名）的笔形取角编号的方法（如四角号码和类似四角号码法），这种编号具有简便、易学、编号效率高、误差少，档案存放集中、稳定等优点。检索方法比较科学、只要掌握了取笔形编号的基本规则，就能运用自如。
（2）姓氏笔划编号法。姓氏笔划编号法，首先按照姓氏分类，然后再按姓名的笔划多少为序进行编号的方法。这种方法的优点是：简单、易学，档案存放位置固定，不易错号。但是由于姓氏的不均衡，易出现有的号过多，有的号过少，档案存放不整齐、头绪多，编号、检索慢等问题。
（3）汉语拼音字母编号法。汉语拼音字母编号法是根椐汉语“音序检字法”的原理，按干部姓名的拼音字母次序排列编号的方法。这种方法也比较科学，只要熟悉掌握了汉语拼音方法，编号和使用都很简便。缺点是：如拼音不熟练或不准，易出差错。
此外，还有的单位采用“单位编号法”、“职务（职称）编号法”、按干部调进时间顺序“大流水排列编号法”，等等。但这些编号方法都不同程度地存在档案存放位置不固定或检索费事、效率不高以及需要经常调整档案柜等弊病。档案数量多的单位不宜采用这几种方法编号。
2．编制检索工具的方法
编制检索工具，是在编写档案号的基础上，建立一种容易操作的手段。常用的检索工具有：
（1）检索卡片。通常叫：“干部现职卡片”或“干部卡片”。检索卡片编号与档案卷名（干部姓名）、编号一致。卡片按号码大小顺序排列，用卡片盒或卡片柜存放。检索速率很快，有超越计算机之说。同时，还能提供干部的简单情况。
（2）检索表。亦称档案底账。即按照档案卷名（干部姓名）和档案编号登记在印制好的表格上，将表装订成册。查询时按编写档案号或存放档案的办法检索。这种方法不太灵活，速率慢。常要调整，对保管档案少的单位比较适用。
（3）建立计算机数据库。将档案卷名（干部姓名）、档案号、干部的自然项目经及档案的收入、转出等情况输入计算机。查询时，可通过计算机检索。这种方法比较准确、简便。管理档案多的单位，采用这种现代化的手段，会收到最佳的效果。
干部人事档案上架（入柜）排列，是指干部人事档案入库保存，在档案架或档案柜中贮存组合排列的方式。上架（入柜）排列科学合理，不仅存取档案方便，还能最大限度地节省存放空间。档案上架（入柜）排列的方法是否科学，同档案编号、检索方法和贮存条件相关。主要的方法有以下几种：
1．一条龙排列方式。这种方式是把所管理的全部干部人事档案按照档案号的大小顺序，从小到大，依次上架或入柜，从左向右，延伸至末。每个架（柜）标出几号至几号，每层档案架或每个档案柜存档案不宜过满，留出适当的空位，以备增加档案存放。这种方法按档案号顺序上架（入柜），档案存入位置固定，存取简便、准确，检索效率高。凡采用“笔形编号法”、“汉语拼音字母编号法”和“大流水排列编号法”编写干部人事档案号和编制检索工具的部门，都适宜采用这种上架（入柜）排列方式。
2．按姓氏分别排列方式。这种方式是把所管理的干部人事档案按姓氏编写的档案号分别上架或入柜。在一个姓氏中，从小号至大号，依次顺延排列，以姓氏笔划编号法编写档案号和检索工具的部门，适宜此种上架（入柜）的排列方式。
3．按群体组合排列方式。这种方式是以一个地区或一个单位的干部的档案组合为一体，分别上架或入柜。档案的排列，可以按职务或是按部门，也可按收档的顺序编号排列。这种排列方式，对集中了解一个地区、一个部门的干部情况较为方便。但是，摊多，保存不统一、不固定，经常需因干部的工作单位变动而调整档案的存放架（柜）。
干部人事档案编号在线查询收录了4000多个常见汉字的笔形编码。笔形编号法号码表及笔形编号法口诀如下：
四角号码查字法同拼音检字法、部首检字法一样是一种常见的检字方法，可以像笔画一样用于汉字输入，效率比笔画高，取码直观方便。
四角号码在线查询(四角号码查字法)收录了2万7千多个汉字的四角号码，支持汉字查询四角号码。
如果查询的字串中包含了非汉字字符，系统会自动将其滤掉，只列出其中包含的汉字的四角号码，非常方便实用。
四角号码，汉语词典常用检字方法之一，用最多5个阿拉伯数字来对汉字进行归类。四角号码检字法由王云五发明，并在1925年5月著《号码检字法》由商务印书馆出版。四角号码检字法用数字0到9表示一个汉字四角的十种笔形，有时在最后增加一位补码。
四角号码检字法歌谣：横一垂二三点捺，叉四插五方框六；七角八八九是小，点下有横变零头。
| 类型 | 号码 | 名称 | 笔形 |
|---|---|---|---|
| 复笔 | 0 | 头 | 亠（独立的点横组合，横笔带折钩者不算。） |
| 单笔 | 1 | 横 | 一乚（横、挑、右钩） |
| 2 | 垂 | 丨丿亅（直、撇、左钩） | |
| 3 | 点 | 丶（点、捺） | |
| 复笔 | 4 | 叉 | 十乂（两笔相交叉） |
| 5 | 插 | 扌（一笔插入两笔以上，被插的笔画不算） | |
| 6 | 方 | 口（四边齐整，笔端不外伸。） | |
| 7 | 角 | ﹁「」﹂（横与垂相接处，但其两端不作角。） | |
| 8 | 八 | 八丷人（两笔成八形，且不与他笔交叉。） | |
| 9 | 小 | 小忄⺌（两笔中隔一笔成小形。中间有两笔，或有一旁有两笔不作小。） |
每字按（1）左上角（2）右上角（3）左下角（4）右下角的次序取四个角的号码。举例：端 先取左上角0，其次取右上角2再取左下角1，最后取右下角 2，端=0212。
1、一笔可以分角取号。例：以 左边是一笔，上取为2，下取为7。
2、一笔的上下两段和别笔构成两种笔形的，分两角取号。例：水 左边，上取1，下取9。
3、下角笔形偏在一角的，按实际位置取号，缺角作0。例：妒 右下角缺，取为0。
4、凡外围是“口、门（门）”的三类字，左右两下角改取里面的笔形。例：田 =6040。
5、一个笔形，前角已经用过，后角作0。例：王 左上角为一横，取1，右上角因为前面已经用过，所以取0。
1、四角号码字较多时，再取靠近右下角（第四角）上方一个笔形作“附号”，如果这一笔形已被右上角用过，则作0。
2、四角和“附号”相同的字，照各字所含横笔数目，顺序排列。
1、角形有两单笔或一单笔一复笔的，不论高低，一律取最左或最右的笔形。
2、有两复笔可取的，在上角取较高的的复笔，在下取较低的复笔。
3、当中起笔的撇，下角有他笔的，取他笔作下角，但左边起笔的撇，取撇笔作角。
